Создание узкой логики работы и настройка сотен триггеров автоматизации не всегда могут дать желаемый результат. Особенно когда компания привыкла работать в одной системе, но по ряду причин была вынуждена перейти на другую. Этот кейс о том как важно сначала освоить инструмент ведения продаж, а уже после – проводить настройку под конкретный бизнес-процесс.
В команду CRM EXPERTS обратился руководитель отдела продаж компании, которая занимается изготовлением и дистрибуцией металла для строительства. Основной проблемой на тот момент была устаревшая, неудобная система, которая не закрывала часть запросов. В частности:
- Не была интегрирована телефония – менеджерам трудно было вспомнить о чем был предыдущий разговор с клиентом, так как примечания не всегда корректно велись и карточки звонка в системе не было. Руководитель не мог отследить количество звонков по менеджерам в системе, что также затрудняло работу.
- Отсутствовала или велась некорректно товарная база, информация о покупке клиента не заносилась в базу. Некорректное ведение товаров в системе приводит к тому что менеджеру нужно записывать вручную товары, которыми интересовался клиент. Также без встроенной товарной базы невозможно вести четкую аналитику по их продаже.
- Один из основных запросов – работа с поставщиками, не была реализована. Поставщик в системе был одной из карточек среди всего списка клиентов. Менеджеру нужно было отмечать вручную поставщика и записывать все коммуникации с ним в карточку клиента с которым велась сделка. Таким образом сложно было отследить показатели работы с поставщиком.
После анализа бизнес-процесса специалисты CRM EXPERTS предложили переход на систему KeepIn CRM, так как в ней реализован учет товаров. Большим преимуществом системы был функционал работы с поставщиками. Для коммуникации с поставщиками и постановки задач на них, существует отдельное окно с которым менеджеру удобно работать.
Задачи:
- Настроить интеграцию с телефонией
- Провести базовую настройка воронок и карточек системы
- Экспортировать клиентскую базу из Битрикс24, импортировать базу в KeepIn CRM
- Занести пользователей в систему, распределить права доступа
- Провести обучение пользования системой для менеджеров
Проведенные настройки:
- Подключили и настроили телефонию:
Ранее менеджерам было сложно прослушать свои звонки, тем самым время уходило не на коммуникацию а на возобновление актуальной информации о работе с клиентом.
Теперь все звонки можно отследить прямо в системе, они привязаны к карточке сделки и карточке клиента, таким образом менеджер всегда может найти свой звонок.
- Провели базовую настройку в системе, она включает в себя:
- Настройка рабочего стола для выведения аналитики
- Настройка воронок
- Настройка карточек системы
Раньше в работе с клиентом был полный хаос: некоторые запросы хранились далеко внизу таблицы excel, последняя важная информация по клиенту была наклеена в виде стикера на монитор, звонки находились в книжке телефонии а история переписке на телефоне руководителя.
Теперь система настроена под клиента и может хранить всю необходимую информацию в одном окне.
- Импортирована клиентская база
Теперь менеджера могут не только работать с новыми лидами, а и получать информацию об уже существующих клиентах прямо в системе.
- Проведено обучение для руководителей и сотрудников
После двухнедельного периода внедрения у менеджеров полностью отсутствовало понимание работы в системе. Менеджера полностью осознавали цель внедрения и хотели получить все преимущества от нового продукта, но боязнь «наклацать», удалить клиента, написать ему что-то лишнее или не дай бог позвонить. Всё это очень тормозило процесс освоения CRM.
Но после двух сессий вопрос-ответ, написания текстового регламента работы в системе и записи коротких видео для пользователей, менеджера зашли в систему и освоили весь существующий на данный момент функционал.
Результаты:
- Не смотря на то, что система настроена только базово – все потребности клиента были закрыты.
- Благодаря простоте развертывания, подключения минимального количества коммуникаций и импорту базы все работы были проведены в рамках одной недели, что позволило компании заказчика не останавливать свой процесс работы.
- После проведения обучения менеджера сразу начали работу в новой системе, период полной адаптации составил две недели.
После периода полного освоения настроек, руководитель компании намерен развивать систему, подключать сайт, подключать производственные структуры и полностью переносить учет в систему.
Необходимо настроить CRM? Команда CRM EXPERTS поможет вам, для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры ➡️crmexperts24.com/help. Запишитесь на бесплатную консультацию и наши специалисты обязательно помогут вам с данным вопросом 🙂
