Автоматизация регистраций и оплат от участников одних из крупнейших спортивных соревнований [май’22]

 К нам обратилась компания, которая занимается организацией спортивных мероприятий. У компании есть сайт, на котором идет регистрация участников на спортивные мероприятия, там же их клиенты могут сделать оплату.

Была поставлена задача чтобы все зарегистрированные участники попадали с CRM систему, информация про оплату тоже отражалась в ней соответственно. За определенные периоды до начала мероприятия участники должны были автоматически получать соответствующие сообщения на свою электронную почту.

Кроме того, спортивные мероприятия организовывались в различных городах Украины, на различные дистанции, различной степенью сложности и в них принимали участие команды с различным числом  участников. Наш заказчик хотел чтоб была возможность выборки участников по всем этим критериям.

После окончания спортивного мероприятия все участники должны были получать сообщение на электронную почту с результатами финиша всех участвовавших.
Через определенное время после участия в спортивном мероприятии участник должен попасть в маркетинговый “прогрев” когда, без участия менеджера, ему отправляется информация про акции и новые планирующиеся мероприятия.

Цель проекта:

Создать налаженную систему переноса данных с сайта заказчика в CRM систему, создание сделки, автоматической отправки сообщений на электронную почту в указанные сроки до начала соревнований и после, создать четкую и понятную систему тегирования каждой отдельной сделки по ряду критериев и автоматический “прогрев” участников после участия в соревновании.

Задачи проекта:

• настроить интеграцию сайта клиента с CRM системой так, чтоб переносились полностью регистрационные данные участника (ФИО, адрес, контактный телефон. эл почта), дистанция, сложность маршрута, данные оплаты;
• каждая регистрация участника на сайте должна создавать сделку в CRM системе;
• если участник произвел оплату на сайте, в карточке сделки должно быть заполненно специально созданное поле оплаты;
• настроить автоматическое создание покупателя при получении оплаты;
• подключить электронную почту;
• настроить автоматическую отправку сообщений на электронную почту участникам за определенное количество дней до начала соревнований и после соревнований;
• настроить автоматический “прогрев” участника после участия в соревновании.
  

Было принято решение данные проект реализовать на базе amoCRM, на тарифе профессиональный, позволяющем работать с покупателями.

Наши работы:

• Был зарегистрирован тестовый аккаунт amoCRM;
• Была подключена электронная почта;
• Были созданы шаблоны сообщений;
• Была прописана интеграция сайта клиента с amoCRM;
• Все регистрационные данные участника (ФИО, адрес, контактный телефон. эл почта), дистанция, сложность маршрута, данные оплаты переносятся в сделку amoCRM;

• Созданная заявка автоматически называется. В названии указывается Имя и Фамилия, город проведения соревнования и дата соревнования;
• Вся информация из заказа на сайте дополнительно отображается в примечании справа в поле сделки;

• Система автоматически ставит теги;

1. откуда пришла заявка;
2. дистанция;
3. кол-во препятствий;

• Если оплата была сделана на сайте — система автоматически заполняет поле «Оплата получена»;

• Система автоматически ставит задачу менеджеру связаться с клиентом и, при необходимости,  уточнить детали участия в соревновании;
• После создания покупки автоматически создается покупатель и сделка одновременно перемещается в другую воронку для будущего прогрева участника;
• В воронке “Покупатели” было настроено автоматическое оповещение участников соревнований за 30, за 7 дней и в день соревнований. Дополнительно все участники автоматически получали  результаты соревнований по их окончании;
• Начиная с 15 дня после окончания соревнований все участники начинали получать прогревающий материал и информацию о планируемых мероприятиях;
• Была настроена аналитика по просьбе клиента;

• Было проведено обучение менеджеров и предоставлено клиенту видео обучение на случай замены менеджеров.

Итоги настройки:

• Клиент получил готовую систему соответствующую запросам клиента.
• Система автоматически, без участия менеджеров, передавала информацию о регистрации участников с сайта заказчика в amoCRM, при этом автоматически создавалась сделка с понятным названием и тегами, передавалась информация об оплате.
• После получения оплаты система автоматически создавала покупателя.
• Система автоматически отправляет сообщения на электронную почту участников информацию о предстоящем соревновании за 30, за 7 дней до соревнования и сообщение с результатами в день после соревнований. 
• Все участники, начиная с 15 дня после окончания соревнований начинают получать прогревающий материал и информацию о планируемых мероприятиях.
• Была настроена аналитика по месту проведения соревнований, количеству участников мужчин и женщин и откуда участник узнал о соревновании.
  Руководство всегда могло получить полную информацию по общему количеству зарегистрированных участников, разделение по половому признаку, продолжительности и сложности маршрута по тегу, и это очень хорошо!

Необходимо настроить CRM? Оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры ➡️crmexperts24.com/help и наши специалисты обязательно помогут вам с данным вопросом 🙂