Автоматизация складского учета в ZOHO CRM для производственной компании в сфере пищевой промышленности

Вступление

Наш клиент производственная компания, специализирующаяся на выпуске натуральных полуфабрикатов и готовых блюд для розничной продажи и сегмента HoReCa (гостиницы, рестораны, кафе). Компания делает акцент на качестве, свежести ингредиентов и соблюдении стандартов пищевой безопасности. В процессе активного расширения сбытовых каналов и роста объемов продаж руководство столкнулось с критической проблемой отсутствия системного учета товаров в CRM.

Исходные данные — как все было ДО обращения к нам

До внедрения автоматизированного складского учета компания работала в условиях хаотичного управления товарными остатками:

• Отсутствие связи CRM со складом: товары учитывались отдельно от процесса обработки заказов
• Ручной контроль остатков: до 35% рабочего времени менеджеров тратилось на отслеживание наличия товаров
• Проблемы с импортом данных: существующий Excel-файл с товарами имел некорректную структуру для CRM
• Ошибки в номенклатуре: отсутствовали необходимые поля и параметры для полноценных карточек товаров
• Несвоевременное списание: товары списывались вручную, что приводило к расхождениям в учете
• Риск  неправильных данных о товаре: отсутствие автоматического контроля остатков
• Невозможность аналитики: отсутствие системных отчетов по движению товаров

Вывод:: Отсутствие системы складского учета, которая синхронизируется с CRM, создает риск потери контроля над товаром. Из-за этого компания не могла оперативно реагировать на изменения спроса и рисковала репутацией из-за срывов поставок. Без решения этой проблемы дальнейшее масштабирование становилось невозможным.

Задача

После проведения детального аудита существующих процессов учета товаров, анализа структуры данных клиента и серии консультаций с производственной командой, мы определили главную задачу проекта:

Создать полностью автоматизированную систему складского учета в Zoho CRM с интеграцией в процесс обработки заказов для обеспечения 100% точности товарных остатков и исключения человеческого фактора.

Вывод по задаче: Ключевой результат проекта — построение связанной системы «Склад-CRM-Заказы», где каждая операция автоматически отражается на остатках товаров, что обеспечивает реальную картину наличия продукции и исключает ошибки учета.

Что делали — подробное описание процесса

1. Анализ и реструктуризация данных

Первоначальный Excel-файл клиента содержал критические недостатки:

• Отсутствовали поля, необходимые для CRM
• Некорректные форматы данных
• Несоответствие названий колонок полям системы
• Структура не поддерживалась Zoho CRM

*Исходный документ от клиента

2. Создание новой структуры товарных данных

Полностью переработали исходную таблицу:

• Стандартизация полей: привели все данные к формату, поддерживаемому CRM
• Добавление недостающих параметров: создали полную структуру товарных карточек
• Корректировка форматов: обеспечили совместимость с системой импорта
• Валидация данных: проверили корректность всей информации

*Мы заново собрали таблицу с товарами: добавили нужные поля, исправили формат данных и привели её к виду, который поддерживает Zoho CRM. После этого импорт прошёл без ошибок — все товары успешно загрузились в систему.

3. Настройка пользовательских полей в Zoho CRM

Создали специализированные поля для карточек товаров:

• Дополнительные характеристики продукции
• Параметры для складского учета
• Поля для аналитики и отчетности
• Связующие элементы для автоматизации

*Сопоставление полей для импорта товаров в Zoho CRM

4. Успешный импорт товаров

После реструктуризации выполнили:

• Сопоставление полей: настроили корректное соответствие данных
• Пакетный импорт: загрузили всю товарную номенклатуру
• Верификация данных: проверили корректность загруженной информации
• Тестирование карточек: убедились в работоспособности всех полей

*Успешно импортированные товары в систему

5. Настройка автоматизированного складского учета

Создали связанную систему сущностей:

• Сделка → Заказ на продажу → Счет-фактура: выстроили логичную цепочку обработки
• Автоматическое списание: при создании счета товары автоматически списываются со склада
• Обратные операции: при удалении счета товары возвращаются на склад
• Пополнение склада: настроили заказы на закупку для увеличения остатков

6. Интеграция с процессом выполнения заказов

• Связали движение товаров с этапами обработки заказов
• Настроили автоматические триггеры списания
• Обеспечили синхронизацию данных между модулями
• Создали систему контроля остатков

Сложности в процессе реализации

Основной вызов составила критически некорректная структура исходных данных клиента. Первоначальный Excel-файл полностью не соответствовал требованиям CRM-системы, что привело к ошибкам импорта и невозможности загрузки информации. Потребовалась полная реструктуризация данных и создание новой таблицы с нуля, что значительно увеличило время на подготовительном этапе.

Что получилось — результаты проекта

Количественные показатели:

• 100% успешный импорт товаров после реструктуризации данных
• Сокращение времени на контроль остатков на 85% благодаря автоматизации
• Исключение 100% ошибок ручного списания — полная автоматизация процесса
• Полностью настроенная система складского учета: интеграция всех процессов в единую систему
• Автоматическое списание и пополнение: исключение человеческого фактора в учете
• Связка заказов со сделками: прозрачность всей цепочки от заказа до отгрузки
• Оперативный контроль остатков: актуальная информация в реальном времени
• Системная аналитика: возможность формирования детализированных отчетов
• Масштабируемость: система готова к росту объемов без потери качества учета

Выводы и итоги

Мы не просто настроили учет товаров, а создали полноценную систему работы со складом, которая:

• Объединила все этапы от поступления товара до его отгрузки клиенту
• Автоматизировала критически важные процессы списания и пополнения
• Исключила человеческие ошибки в товарном учете
• Обеспечила реальную прозрачность складских остатков
• Создала основу для масштабирования бизнеса