Специфические расчёты, как правило, доступны только в CRM, заточенных под конкретную нишу. В данном проекте мы показали, что облачные универсальные CRM, такие как Zoho, тоже позволяют реализовать индивидуальные модули для специфических задач и ничуть не уступают нишевым CRM.
Кто наш клиент: украинский производитель декоративно-отделочных материалов с более чем 20-летним опытом работы. Компания имеет большую клиентскую базу и зарекомендовала себя на рынке как надёжный поставщик.
Деятельность клиента — производство декоративных покрытий. Компания активно развивает работу на европейском рынке, для которого использует систему учёта Zoho Inventory для управления товарами, складскими операциями и документооборотом.
Запрос для нашей команды. Необходимо было создать специфический модуль для автоматического расчёта веса и размеров заказа, чтобы оптимизировать логистику и подготовку заказов к отправке клиентам.
Проблематика бизнеса
В процессе работы с заказами возникла ситуация, когда менеджеры не знали точный вес заказа и на какую точку его доставлять. И как результат, чтобы быстро исправить эту оплошность они вручную рассчитывали вес каждого товара, что занимало время и повышало риск ошибок.
Из-за этого заказы могли задерживаться более чем на один день, а также бывали проблемы с ценообразованием на доставку товаров, которую компании приходилось компенсировать.
Последствия
Ручные расчёты приводили к постоянным погрешностям и увеличивали вероятность ошибок. Менеджеры сталкивались с трудностями при консультировании клиентов: невозможно было точно сообщить, куда будет доставлен заказ, каков его вес и какая примерная стоимость доставки. В результате клиенты теряли терпение, отменяли заказы или переходили к конкурентам.
Из-за отсутствия автоматизации затягивались сроки доставки — компания славилась сервисом «доставка на следующий день», но из-за ручных просчётов обещания нарушались. В итоге за квартал было потеряно около 18% «горячих» клиентов, которые уже оплатили товары, что напрямую ударяло по доходу и репутации компании.
Задача для нашей команды
Задача проекта заключалась в том, чтобы:
- реализовать автоматический расчет общего веса товаров
- вывести итоговый вес в документах
- обеспечить корректную работу расчета через единые единицы измерения
- подготовить систему к автоматическому использованию веса в складских документах
Что было сделано
1. Подготовка карточек товаров для корректного расчёта веса
Первым этапом была проверена структура товарных карточек. Для корректной работы автоматического расчета веса необходимо, чтобы в каждой товарной позиции был заполнен параметр веса и использовалась единая единица измерения.
Клиенту были предоставлены рекомендации по заполнению веса товаров и приведению всех значений к одной единице измерения — килограммам. После этого команда клиента обновила данные в карточках товаров.
Важно учитывать, что отсутствие веса в товаре не является системной ошибкой, поскольку в каталоге могут присутствовать позиции без физического веса. Однако для корректного расчета общего веса документов необходимо, чтобы у всех релевантных товаров этот параметр был заполнен.
Заполнение веса в карточках товаров и пример корректного указания единиц измерения.
2. Настройка скрипта автоматического расчета веса
После подготовки товарных данных был реализован скрипт, который автоматически рассчитывает общий вес товаров внутри документов.
Скрипт суммирует вес всех позиций, входящих в документ, и формирует итоговое значение. При этом необходимо учитывать особенности работы автоматизаций в Zoho Inventory — выполнение функции может происходить с небольшой задержкой (до нескольких десятков секунд), что является стандартным поведением системы.
Также важно, что изменение веса в карточке товара не обновляет автоматически ранее созданные черновики документов. Поэтому корректная последовательность работы предполагает сначала обновление веса в товарах, а затем создание новых документов.
3. Отображение общего веса в документах
После реализации скрипта общий вес начал автоматически отображаться в документах «Доставка». Это позволяет менеджерам и сотрудникам склада сразу видеть итоговый вес отправления без необходимости ручных расчетов.
Информация о весе выводится непосредственно в настроенном шаблоне документа и используется при дальнейшей работе с логистикой.
Отображение общего веса в настроенном шаблоне накладной
4. Отображение общего веса в документе Детали заказа
Аналогичная логика расчета была реализована и для документа Детали заказа. Теперь при перемещении товаров между складами система автоматически рассчитывает и отображает общий вес всех позиций.
Это упрощает контроль складских операций и позволяет использовать данные веса для внутренней логистики и планирования перемещений.
Отображение общего веса в шаблоне
5. Обучение персонала
Обучение менеджеров и сотрудников склада
Было проведено обучение сотрудников по работе с новым модулем: показали, как вносить данные и добавлять их в карточку товара для удобной и быстрой работы с заказами. Всё обучение прошло в формате видеоконсультации. После этого клиенту была предоставлена запись консультации и подробное руководство с техническим регламентом: скриншоты, пошаговое описание действий и пояснения, куда и что вносить для получения точного результата.
Менеджеры быстро освоили новый модуль, что позволило им работать эффективнее и снизило ошибки при обработке заказов.
Результаты
До внедрения автоматического расчёта веса за один квартал компания потеряла до 18% «горячих» клиентов из-за задержек и ошибок в просчётах. После внедрения модуля скорость обработки заказов и доставка «день в день» были восстановлены, что позволило вернуть этих клиентов, которые ранее уходили к конкурентам.
Улучшилась скорость доставки: менеджеры быстро определяют, на какую точку и с каким весом отправлять заказ, что сократило сроки и стоимость доставки. Клиенты стали более лояльны, а продажи выросли ещё на 5%.
Ручная работа менеджеров с расчётами теперь не требуется — ранее они тратили до часа на просчёт доставки в зависимости от количества товаров в заказе. Освободившееся время сотрудники используют для обработки входящих заявок и коммуникации с клиентами, что повышает общую эффективность работы.
Хотите улучшить качество доставки своих товаров?
Компания CRM EXPERTS — ваш надежный партнер в мире CRM-систем. Для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры. Запишитесь на бесплатную консультацию и наши специалисты обязательно помогут вам решить все вопросы 😎
