Следующий кейс будет не о выведении метрик или оптимизации бизнес-процессов а о слаженной работе в команде и полное взаимопонимание между исполнителем и заказчиком. В компанию CRM EXPERTS обратилась собственница компании с четкими требованиями к системе. В виду особенности деятельности волонтеров главным показателем остается скорость предоставления и качество выполнения помощи. Для этого компании была необходима удобная система учета и взаимодействия с заказами. Спустя две встречи написания снятия бизнес процессов, команда CRM EXPERTS выявила следующие потребности, которые необходимо реализовать в системе:
Контроль распределения помощи: Так как спрос уже длительное время остается на высоком уровне, одной из важнейших задач было распределение имеющегося оборудования. Из одной бригады могло поступить три одинаковых запроса, но в комплектацию нужно было отправить только одну единицу. В связи с этим была необходима реализация автоматического занесения контактов в один заказ по параметрам.
Приоритезация помощи: Большая часть средств полученные волонтерами были направлены на конкретную роту или батальон. В связи с этим нужна была реализация автоматического распределения средств по запросам.
Контроль за выполнением: Заказчик может подолгу не выходить на связь. При работе с военными – любая возможность подтвердить получение оборудования на вес золота. В системе также должен быть контроль за взятием обратной связи.
Задачи:
- Базово настроить систему: воронки и поля
- Провести автоматический контроль получения и распределения средств
- Настроить приоритезацию помощи по параметрам запроса и количеству реализованных запросов для каждой отдельной бригады
- Отдельно настроить этапы взятия обратной связи
- Настроить выведение аналитики в системе
Проведенные настройки:
Разработали и внедрили воронку, которая отображает все ключевые этапы компании:
На первых этапах функционирования волонтерской компании было трудно уследить за происходящим. Невозможно посчитать количество входящих и количество реализованных запросов. Теперь же вся информация структурирована, каждый волонтер может узнать всё необходимое о нужном контакте из нужной карточке. Теперь волонтер не отвлекается на поиск информации и обновление статуса заказа.
В этот же момент была реализована приоритезация помощи. Закрепленные средствами заказы продвигаются по своей реализации быстрее чем заказы, которые ждут свою очередь на выполнение. Благодаря такому контролю каждое действие менеджера по закупке по умолчанию является подотчетным.
Внедрили логику получения и распределения средств:
Теперь все целевые средства отправляются конкретному батальону/роте на конкретные нужды. Благодаря напоминаниям и своеобразному скрипту менеджер не может совершить ошибку при закупке.
Настроен контроль взятия обратной связи по выполненному заказу:
Теперь при каждом переходе на этап или при каждой задержке на этапе больше предустановленного времени на менеджера ставится обязательная к выполнению задача. Таким образом ни один из заказов не останется без внимания.
Настроили выведение аналитики в системе:
Теперь вся информация выводится в отдельном разделе аналитики. Каждый волонтер может просмотреть собственные показатели и откорректировать свою работу.
Результаты:
- Все настройки были проведены за три недели с момента знакомства с командой. Такого результата мы смогли добиться благодаря слаженной коммуникации с клиентом.
- Благодаря базовой настройке и проведенной автоматизации весь бизнес процесс от поступления новой заявки до полной реализации и взятия обратной связи подконтрольно осуществляется в системе.
- С помощью выведенной аналитики каждый волонтер может просмотреть собственные показатели и сравнить свои показатели с показателями других волонтеров. Таким образом каждый волонтер стремится помогать лучше и больше.
Необходимо настроить CRM? Команда CRM EXPERTS поможет вам, для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры ➡️crmexperts24.com/help. Запишитесь на бесплатную консультацию и наши специалисты обязательно помогут вам с данным вопросом 🙂
