До компанії CRM EXPERTS звернувся власник IT-компанії, яка продає продукт власної розробки за підпискою, із запитом на автоматизацію відділу акаунтингу та підтримки.
Цей відділ відповідає за відвантаження ліцензій клієнтам, контроль та продовження підписки, а також усунення можливих проблем при користуванні продуктом. Основна комунікація з клієнтами ведеться в Telegram, тому ключовою умовою при підборі CRM-системи було зручне спілкування через цей месенджер.
Вивчивши специфіку роботи та уподобання співробітників, для впровадження було обрано систему KeyCRM.
Основна ціль
Налаштувати ефективний і зручний процес прийому заявок із Telegram, реєстрації нових клієнтів та відстеження статусу звернень.
Організувати процес ведення бази активних підписок з фіксацією дати наступного контакту з клієнтом щодо продовження ліцензії.
Завдання
- Підключення окремого каналу Telegram для кожного менеджера;
- Налаштування воронки обробки вхідних звернень;
- Внесення прайсу підписок у систему та налаштування функціоналу замовлень;
- Налаштування розмежування прав доступу для менеджерів;
- Запис відео навчання для менеджерів.
Виконані налаштування
- Додано в систему всіх менеджерів і підключено для кожного робочий номер Telegram. Тепер усі комунікації фіксуються в системі, і менеджер може обробляти заявки в одному вікні.
- Прямо з вхідного чату можна зберегти контакт як покупця, додати нову заявку і створити замовлення з оплатою.
- Налаштовано воронку для обробки вхідних звернень. У міні-картці замовлення відображається інформація про клієнта, форма підписки та дата наступного контакту.
- Внесено до системи список послуг за допомогою функціоналу Товари і налаштовано картку замовлення для фіксації придбаних послуг. У замовленні також фіксується проведена оплата та статус. По кожному виконаному замовленню ставиться завдання з нагадуванням про продовження підписки, тому по кожному клієнту видно актуальну дату наступного контакту.
- Налаштовано права доступу для менеджерів до заявок та каналів Telegram. Кожен менеджер бачить лише своїх клієнтів, а адміністратор системи – повну інформацію.
Результати
- Процес обробки нових заявок та контроль за активними підписниками значно спрощено. Менеджери працюють в одному вікні, бачать статуси кожного діалогу та нагадування про дату наступного контакту.
- Час відповіді на вхідне звернення суттєво зменшився. Виключено можливість втрати клієнта, оскільки всі дані зберігаються в системі.
- Для керівника спрощено контроль роботи менеджерів, адже у будь-який момент він має доступ до всіх діалогів та заявок з можливістю фільтрації по конкретному співробітнику.
- Доступні аналітичні звіти щодо кількості оброблених діалогів, статусів заявок і фінансових показників, що дозволяє у будь-який момент оцінювати ефективність роботи як всього відділу, так і конкретного співробітника.
Втомились від хаосу в бізнес-процесах та втрачених клієнтів? Забудьте про це!
Компанія CRM EXPERTS — ваш надійний партнер у світі CRM-систем. Для цього залишайте заявку на сайті crmexperts.ua або пишіть нам у месенджери. Запишіться на безкоштовну консультацію, і наші фахівці обов’язково допоможуть вам із вашим питанням🤩
