До нас звернувся представник великої мережі меблевих магазинів з філіями в різних містах України — наш діючий клієнт, для якого раніше успішно реалізовано проєкт на amoCRM.
Компанія працює у сфері роздрібної торгівлі меблями та має розвинену мережу представництв по країні.
Контекст звернення
У поточній ситуації виникла нагальна потреба в міграції на альтернативну CRM-систему з перенесенням усіх бізнес-процесів та суттєвим доопрацюванням функціоналу під специфіку меблевого бізнесу.
Після детального аналізу робочих процесів клієнта для переходу обрано систему Zoho One.
Вихідні дані
До звернення клієнт зіткнувся з низкою критичних обмежень існуючої системи, що серйозно впливало на ефективність роботи мережі магазинів:
- Менеджери витрачали до 45% робочого часу на рутинні операції з обробки заявок та формування документів;
- 85% замовлень вимагали ручного створення документації для передачі на виробництво, що займало в середньому 20–25 хвилин на кожне замовлення;
- Відсутність автоматизованої обробки дзвінків призводила до втрати до 30% вхідних звернень у години пік;
- 12 із 15 менеджерів скаржилися на незручність роботи з формами замовлень та відсутність структурованої подачі інформації;
- База даних містила некоректні записи та дублікати, що ускладнювало роботу з постійними клієнтами;
- Відсутність інтеграції з SMS-розсилками знижувала ефективність повідомлень клієнтів на 40%;
- Керівники філій отримували зведені звіти із затримкою 2–3 дні, що не дозволяло оперативно коригувати роботу;
- Багатомовність клієнтської бази (українська та російська) не підтримувалася системою.
Основна ціль
Відтворити процес отримання та обробки заявок у новій системі.
Перенести та доопрацювати воронки продажів та автоматизацію.
Інтегрувати основні джерела надходження заявок і канали комунікації.
Перенести актуальну базу контактів і провести навчання для менеджерів.
Завдання
- Перенесення активного проєкту телефонії та колтрекінгу на Ringostat;
- Перенесення воронок, доопрацювання логіки та автоматизації;
- Налаштування залежних полів і розмітки в картці угоди;
- Виправлення помилок у базі контактів і компаній та її перенесення в Zoho;
- Налаштування зовнішніх форм зворотного зв’язку у сервісі Zoho Forms на двох мовах та інтеграція у Zoho CRM і на сайт компанії;
- Налаштування інтеграції з TurboSMS, доопрацювання функціоналу збереження шаблонів у системі за допомогою штатної логіки;
- Налаштування генерації шаблонів документів у сервісі Zoho Writer;
- Налаштування звітів з продажів;
- Навчання менеджерів.
Виконані налаштування
Етап 1: Інтеграція комунікаційних каналів
- Інтегровано активний проєкт колтрекінгу дзвінків на Ringostat у Zoho CRM;
- Налаштовано автоматичну логіку обробки дзвінків та постановки завдань;
- Протестовано коректність передачі даних про дзвінки;
- Налаштовано інтеграцію з TurboSMS для автоматичних повідомлень.
Етап 2: Відтворення та вдосконалення бізнес-процесів
- Перенесено воронки продажів з урахуванням специфіки меблевого бізнесу;
- Доопрацьовано логіку автоматизації під можливості Zoho;
- Налаштовано динамічну розмітку карток угод;
- Створено взаємозалежні поля та правила їх відображення відповідно до етапів продажу.
Етап 3: Міграція та структуризація даних
- Вивантажено та скориговано клієнтську базу;
- Приведено дані у відповідність зі стандартами Zoho;
- Виконано міграцію з збереженням усіх зв’язків між сутностями;
- Проведено перевірку коректності переносу інформації.
Етап 4: Створення форм та документообігу
- Налаштовано зовнішні форми зворотного зв’язку українською та російською мовами через Zoho Forms;
- Інтегровано форми в CRM з автоматичним створенням угод та генерацією PDF;
- Налаштовано генерацію документів через Zoho Writer для передачі на виробництво;
- Створено бібліотеку шаблонів SMS-повідомлень.
Етап 5: Аналітика та навчання
- Налаштовано систему звітів з продажів з графічним відображенням даних;
- Створено дашборди для керівників філій;
- Проведено навчання всієї команди менеджерів роботі в новій системі;
- Налаштовано генерацію шаблонів документів із можливістю підтягання інформації з полів картки. Одним кліком менеджер може сформувати форму замовлення для передачі на виробництво;
- Налаштовано штатний функціонал звітів з продажів. Вся необхідна інформація по воронках представлена у вигляді інформативних графіків.
Результати
- Створено повністю інтегровану екосистему управління продажами, яка скоротила час обробки замовлення з 25 хвилин до 3 хвилин завдяки автоматичній генерації документів;
- Всі 15 менеджерів успішно адаптувалися до нової системи за 2 дні навчання;
- Автоматизація рутинних операцій звільнила до 45% робочого часу менеджерів для активних продажів;
- Інтеграція колтрекінгу забезпечила обробку 100% вхідних дзвінків з автоматичною постановкою завдань;
- Багатомовні форми замовлень з автоматичною генерацією PDF збільшили конверсію заявок із сайту на 35%;
- Бізнес-процеси клієнта перенесено в нову систему та доопрацьовано відповідно до можливостей Zoho. Доопрацювання автоматизації скоротило кількість рутинних дій для менеджерів, а гнучка розмітка картки дозволяє бачити на кожному етапі угоди саме ту інформацію, яка необхідна;
- Актуальна клієнтська база повністю перенесена в нову систему, підключено всі джерела надходження заявок;
- Зразу після переходу можна працювати з вхідними дзвінками, приймати заявки з сайту та працювати з email і SMS-розсилками;
- За допомогою підключеної форми зворотного зв’язку менеджери отримують структуровану інформацію про кожне замовлення з можливістю завантажити готовий PDF;
- Одним кліком можлива генерація різних типів документів на основі заповнених полів у картці;
- Керівник у будь-який момент може отримати ключову інформацію по системі за допомогою гнучких звітів з продажів.
Втомились від хаосу в бізнес-процесах та втрачених клієнтів? Забудьте про це!
Компанія CRM EXPERTS — ваш надійний партнер у світі CRM-систем. Для цього залишайте заявку на сайті crmexperts.ua або пишіть нам у месенджери. Запишіться на безкоштовну консультацію, і наші фахівці обов’язково допоможуть вам із вашим питанням🤩
