До нас звернувся керівник однієї з філій мережі шкіл англійської мови — наш діючий клієнт, для якого ми раніше успішно впровадили систему amoCRM. Компанія працює в сфері освітніх послуг і спеціалізується на навчанні англійської мови.
Ситуація з поточною CRM була критичною: через часті проблеми з доступом до поточної системи виникла гостра потреба в найкоротші терміни знайти і впровадити альтернативне рішення без зупинки бізнес-процесів.
Якою була ситуація?
CRM-система amoCRM почала працювати нестабільно, що серйозно впливало на операційну діяльність школи:
Менеджери з продажу втрачали до 40% робочого часу через проблеми з доступом до системи
8 з 10 співробітників відділу продажу скаржилися на регулярні збої під час роботи з базою клієнтів
Час обробки вхідних заявок збільшився в середньому на 25 хвилин через неможливість оперативно отримати доступ до інформації про потенційних студентів
Вся база контактів, угод і налаштовані бізнес-процеси були заблоковані в нестабільно працюючій системі
Інтеграції з сайтом і телефонією працювали з перебоями, що призводило до втрати потенційних клієнтів
Завдання проєкту:
Організувати максимально швидкий і безболісний процес міграції зі збереженням використовуваних каналів отримання заявок і перенесенням інформації в нову систему. Відкоригувати та перенести бізнес-процеси. Провести навчання й адаптацію менеджерів.
Завдання:
- Підбір оптимальної альтернативної CRM-системи (обрано Pipedrive)
- Підключення телефонії та інтеграція з сайтом у новій системі
- Перенесення воронок продажів та автоматизації бізнес-процесів
- Міграція бази угод та контактів із збереженням усіх зв’язків
- Налаштування системи аналітики та звітності
- Навчання та адаптація менеджерів до нової системи
Виконані роботи:
Етап 1: Підключення нової CRM
- Під’єднали телефонію Binotel до нової системи Pipedrive
- Розробили та налаштували інтеграцію форм зворотного зв’язку з сайту на WordPress
- Налаштували контроль дублів для нових контактів
- Протестували всі канали отримання заявок
Етап 2: Перенесення бізнес-процесів
- Проаналізували структуру що існує у воронках продажів.
- Адаптували логіку автоматизації під можливості Pipedrive.
- Перенесли всі етапи воронок.
- Налаштували автоматичні дії та повідомлення.
Етап 3: Міграція даних
- Вивантажили повну базу угод, контактів і компаній з amoCRM.
- Обробили та структурували дані для коректного імпорту
- Виконали міграцію зі збереженням зв’язків між сутностями
- Провели перевірку цілісності даних та усунення дублів
Етап 4: Налаштування аналітики та навчання
- Сформували необхідні звіти за ключовими показниками
- Створили єдиний дашборд для керівництва
- Провели навчання менеджерів роботі в новій системі
Результати:
Перевели клієнта на нову CRM без зупинки робочих процесів — всі 100% даних про контакти та угоди успішно перенесені зі збереженням структури.
- Робочі процеси клієнта оперативно перенесені в нову систему без зупинки діяльності. Вже з першого дня запуску менеджери можуть працювати в системі за своєю звичною логікою.
- База коректно перенесена зі збереженням структури даних, раніше додані примітки по клієнтах відображаються в картках. Є можливість продовжити роботу в новій системі з того ж етапу.
- Джерела заявок перепідключенні в нову систему, логіка отримання лідів залишилася без змін.
- Налаштована система звітів дозволяє в будь-який момент побачити ключові показники ефективності роботи менеджерів.
- Правильно підібрана система і ретельне перенесення процесів дозволили провести перенавчання.
Необхідно налаштувати CRM? Залишайте заявку на сайті https://crmexperts.ua/ або пишіть нам у месенджери, наші фахівці обов’язково допоможуть вам з цим питанням 🙂
