Створення вузької логіки роботи та налаштування сотень тригерів автоматизації не завжди дають бажаний результат. Особливо коли компанія звикла працювати в одній системі, але з ряду причин була змушена перейти на іншу.
Цей кейс про те, як важливо спочатку освоїти інструмент ведення продажів, а вже після – проводити налаштування під конкретний бізнес-процес.
В команду CRM EXPERTS звернувся керівник відділу продажів компанії, яка займається виготовленням та дистрибуцією металу для будівництва.
Основною проблемою на той момент була застаріла, незручна система, яка не закривала частину запитів. Зокрема:
- Не була інтегрована телефонія – менеджерам було важко пригадати, про що був попередній дзвінок з клієнтом, оскільки примітки не завжди коректно велись, а картки дзвінка в системі взагалі не було.
- Керівник не міг відстежити кількість дзвінків по менеджерах у системі, що також ускладнювало роботу.
- Відсутня або некоректно ведена товарна база, інформація про покупку клієнта не заносилася до бази. Некоректне ведення товарів у системі призводило до того, що менеджеру потрібно було вручну записувати товари, якими цікавився клієнт. Без вбудованої товарної бази неможливо вести чітку аналітику продажів.
- Один з основних запитів – робота з постачальниками – не була реалізована. Постачальник у системі був однією з карток серед усього списку клієнтів. Менеджеру потрібно було вручну позначати постачальника та записувати всі комунікації з ним у картку клієнта, з яким велась угода. Тобто було складно відстежити показники роботи з постачальником.
Після аналізу бізнес-процесу фахівці CRM EXPERTS запропонували перехід на систему Keepin CRM, оскільки в ній реалізований облік товарів. Великим перевагою системи був функціонал роботи з постачальниками. Для комунікації з постачальниками та постановки задач на них існує окреме вікно, з яким менеджеру зручно працювати.
Завдання
- Налаштувати інтеграцію з телефоном
- Провести базове налаштування воронок та карток системи
- Експортувати клієнтську базу з Bitrix24, імпортувати базу в Keepin CRM
- Додати користувачів у систему, розподілити права доступу
- Провести навчання користування системою для менеджерів
Проведені налаштування
Підключили та налаштували телефонію
Раніше менеджерам було складно прослухати свої дзвінки, через що час витрачався не на комунікацію, а на відновлення актуальної інформації про роботу з клієнтом.
Тепер усі дзвінки можна відстежити прямо в системі, вони прив’язані до картки угоди та картки клієнта. Таким чином менеджер завжди може знайти свій дзвінок.
Провели базове налаштування системи
Налаштування включає:
- Налаштування робочого столу для виведення аналітики
- Налаштування воронок
- Налаштування карток системи
Раніше в роботі з клієнтом був повний хаос: деякі запити зберігалися далеко внизу таблиці Excel, остання важлива інформація по клієнту була наклеєна у вигляді стікера на монітор, дзвінки знаходилися в книжці, а історія листування – на телефоні керівника.
Тепер система налаштована під клієнта і може зберігати всю необхідну інформацію в одному вікні.
Імпортована клієнтська база
Тепер менеджери можуть не лише працювати з новими лідами, а й отримувати інформацію про вже чинних клієнтів прямо в системі.
Проведено навчання для керівників та співробітників
Після двотижневого періоду впровадження у менеджерів повністю відсутнє було розуміння роботи в системі. Менеджери повністю усвідомлювали мету впровадження і хотіли отримати всі переваги нового продукту, але страх «накосячити», видалити клієнта, написати йому щось зайве або, не дай бог, подзвонити – дуже гальмував процес освоєння CRM.
Після двох сесій питання-відповідь, написання текстового регламенту роботи в системі та запису коротких відео для користувачів, менеджери зайшли в систему і освоїли весь існуючий на той момент функціонал.
Результати
- Попри те, що система налаштована тільки базово – всі потреби клієнта були закриті.
- Завдяки простоті розгортання, підключення мінімальної кількості комунікацій та імпорту бази всі роботи були проведені протягом одного тижня, що дозволило компанії замовника не зупиняти процес роботи.
- Після навчання менеджери одразу почали роботу в новій системі, період повної адаптації склав два тижні.
- Після повного освоєння налаштувань керівник компанії планує розвивати систему, підключати сайт, підключати виробничі структури та повністю переносити облік у систему.
Хочете оптимізувати роботу компанії завдяки впровадженню CRM-системи?
Компанія CRM EXPERTS — ваш надійний партнер у світі CRM-систем. Для цього залишайте заявку на сайті crmexperts.ua або пишіть нам у месенджери. Запишіться на безкоштовну консультацію, і наші фахівці обов’язково допоможуть вам вирішити всі питання 😎
