Кейс переходу з amoCRM на Zoho для будівельної компанії

Вступ

CRM може бути першим хорошим кроком для розвитку Вашої компанії. Але, на жаль, коли приходить час – не всі компанії можуть легко перейти з однієї системи в іншу. Наш наступний клієнт звертався до компанії CRM EXPERTS ще у далекому 2018-му році, коли тільки починав свою діяльність. Основним запитом на той момент була проста, але ефективна для продажів система. Але після природного зростання та розвитку компанії процеси були ускладнені і не могли поміститися в одній amoCRM. Бухгалтерський облік почав вестися в двох інших системах, продажі продовжували переноситися з CRM вручну. Весь процес продажу від першого контакту з клієнтом до укладення угоди займав мінімум три тижні. Компанія потребувала швидкої оптимізації, але не могла дозволити собі втратити якість обслуговування. Виходячи з цього потрібна була система для обліку витрат по будівництву та обліку показів готових об’єктів.

Після аналізу всього бізнес-процесу команда CRM EXPERTS запропонувала чіткий і структурований план переходу на нову, єдину, модульну систему Zoho One. Вибір впав саме на модульну систему, адже кожну частину функціоналу можна було впроваджувати по черзі. Таким чином був затверджений чіткий план з налаштування та освоєння нової CRM.

Початкові дані

Компанія працювала в розрізненій системі інструментів: amoCRM для основних продажів, дві окремі системи для бухгалтерського обліку, ручне перенесення даних між системами. Процеси обліку витрат по будівництву та показів готових об’єктів велися поза основною CRM-системою, що створювало додаткові складнощі в управлінні. Проблеми були наступні:

Повний цикл продажу від першого контакту до укладення угоди займав мінімум 3 тижні Менеджери могли обробляти не більше 4-5 клієнтів на тиждень Значний час витрачався на ручне перенесення даних між системами Робота в трьох розрізнених системах одночасно Відсутність єдиного обліку показів та персональних зустрічей з клієнтами Ручне ведення аналітики та звітності amoCRM не могла вмістити всі ускладнені бізнес-процеси Відсутність можливості автоматизації обліку будівельних витрат Неможливість ефективного контролю якості обслуговування при зростанні обсягів Без переходу на єдину систему компанія ризикувала зіткнутися з неконтрольованим збільшенням операційних витрат, втратою клієнтів через повільну обробку та неможливістю подальшого масштабування бізнесу.

Завдання:

Базове налаштування системи:

• Перенесення 9 воронок, кожна зі своїм окремим бізнес-процесом
• Налаштувати автоматичні дії та контроль виконання завдань на кожний з етапів
• Налаштувати картки ліда, угоди, контакту та компанії
• Інтеграція з телефонією
• Інтеграція з двома сайтами на різних платформах
• Імпорт клієнтської бази
• Налаштування модулів системи
• Інтеграція всіх потрібних каналів комунікації
• Налаштування аналітики по діях в системі

Проведені налаштування:

Етап 1: Базове налаштування системи та міграція воронок

Перенесення структури продажів:

• Налаштовані картки ліда, угоди, контакту та компанії
• Налаштовані 9 воронок, кожна зі своїм окремим бізнес-процесом
• Впроваджені авто-дії та контроль виконання завдань на кожному етапі

Етап 2: Інтеграція каналів комунікації

Підключені системи:

• Інтеграція з телефонією
• Підключення двох сайтів на різних платформах
• Інтеграція Instagram та Facebook
• Налаштування автоматичного контролю комунікації

Етап 3: Міграція клієнтської бази

Обсяг перенесення:

• Імпортовано більше 34 000 угод
• Перенесено 34 000 контактів
• Збережена вся історія взаємодій

Результат етапу: Менеджери отримали можливість працювати не тільки з новими лідами, але й ефективно обробляти існуючу клієнтську базу.

Тепер модуль взаємодії з клієнтом систематизований і всі дії менеджер може фіксувати в системі. Ліди створюються автоматично –> Менеджер обробляє їх вручну та консультує клієнта –> Система контролює виконання всіх завдань та просування угоди до кінцевого продажу.

Тепер вся комунікація ведеться виключно із системи, виключена будь-яка втрата інформації тому що фіксація відбувається автоматично. Також проведений контроль комунікації: якщо у менеджера є пропущений дзвінок або повідомлення від клієнта – система сама виставляє завдання на повернення комунікації.

Імпортували клієнтську базу в нову систему:

Тепер менеджери можуть працювати не тільки з новими лідами, а й обробляти старі. Було занесено в систему більше 34 000 угод та 34 000 контактів.

Етап 4: Налаштування модуля зустрічей та показів

Функціональність:

• Система обліку персональних зустрічей
• Облік масових показів об’єктів
• Інтеграція з календарем та плануванням

Результат етапу: Кожний показ та персональна зустріч враховуються в системі, відстеження стало значно простішим для менеджерів.

Тепер кожний показ та кожна персональна зустріч з клієнтом враховується в системі. Завдякитому, що такі зустрічі призначаються в окремому вікні – їх відстеження стає в рази простішим для менеджерів.

Етап 5: Впровадження системи аналітики

Налаштовані показники:

• Особисті показники роботи кожного менеджера
• Загальна аналітика з продажів та показів
• Автоматичне формування показників конверсії джерел

Керівник отримав інструменти для прийняття рішень на основі актуальних даних.

Результати:

Клієнт давно перейшов на більш ускладнений процес роботи, але інструменти, які були використані застаріли. У зв’язку з цим час на укладення угоди збільшився кратно. Через це менеджер не міг обробляти понад 4-5 клієнтів на тиждень.

Після перенесення бізнес-процесів клієнта в нову, більш функціональну систему менеджери та керівники відчули зміни з перших днів роботи. Більше не потрібно було записувати показ десь окремо від системи, звіряти призначений час для різних клієнтів у різних вікнах. Тепер продаж та реалізація це нерозривний процес, який розбитий на чіткі етапи. Завдяки підключенню джерел ліди генеруються в системі автоматично, менеджер не повинен вносити їх вручну. Таким чином він економить свій час на рутинній роботі та може витратити його на ведення продажів, роботу з клієнтами тощо. Завдяки налаштованій аналітиці керівник може легше приймати рішення з розвитку компанії, адже всі показники у нього завжди є під рукою. Такі показники як конверсія джерел та типи клієнтів формуються автоматично, що також економить час на веденні аналітики.

Час реакції на нові звернення скоротився до 15 хвилин замість 1 години.

Після шести тижнів роботи в новій системі команда CRM EXPERTS зняла показники роботи менеджерів: Цикл від першого контакту до продажу, тривав близько 2-3 місяців, зараз же займає 1 тиждень, що на 66% швидше ніж до початку роботи в системі. Так менеджер зміг обробляти в середньому на 170% більше клієнтів на місяць. Система спростила роботу спеціалістів, що підвищило конверсію на 46%. У компанії замовника на момент звернення була проблема із затримкою обробки наявного органічного трафіку, тепер основним завданням для керівника стала напрацювання нових звернень та ведення реклами.

Необхідно налаштувати CRM? Залишайте заявку на сайті crmexperts.ua або пишіть нам в месенджери crmexperts24.com/help і наші фахівці обов’язково допоможуть вам з цим питанням 🙂