До нас звернувся власник інтернет-магазину, що працює у двох напрямках: роздрібні продажі приватним клієнтам і корпоративні замовлення для бізнесу. Компанія активно використовувала CRM-систему amoCRM для управління продажами та клієнтською базою.
Але з часом працювати в цій системі стало проблематично і клієнту потрібно було знайти альтернативну CRM-систему, яка максимально відповідала б звичній архітектурі та логіці роботи, дозволивши перенести чинні робочі процеси без істотних доопрацювань і перенавчання команди. Після аналізу бізнес-процесів і розгляду декількох варіантів було прийнято рішення зупинитися на системі Pipedrive.
Основна мета:
Організувати швидке і точне перенесення робочих процесів клієнта з роздрібної торгівлі та B2B в систему Pipedrive. Перенести актуальну інформацію без втрат. Провести навчання та адаптацію менеджерів.
Вихідні дані
До звернення до нас компанія зіткнулася з низкою обмежень поточної CRM-системи, які негативно впливали на ефективність роботи:
- Менеджери витрачали до 35% робочого часу на пошук інформації в неструктурованій базі даних
- База містила близько 40% дубльованих записів контактів і компаній, що призводило до плутанини та втрати потенційних клієнтів
- 7 з 9 співробітників відділу продажів скаржилися на складність відстеження «заморожених» угод, за якими більше ніж місяць не велася активність
- Час формування звітів для керівництва становив в середньому 2-3 години щодня
- Відсутність автоматизації контролю за втраченими угодами призводила до того, що 25% потенційних продажів не отримували належної уваги
Головною проблемою стало те, що система з часом почала зависати та не пускати співробітників в особисті кабінети.
Завдання:
- Перенесення воронок продажів за всіма наявними напрямками роботи з клієнтами;
- Перенесення та доопрацювання автоматизації;
- Очищення бази від дублів та її коректне перенесення в Pipedrive;
- Налаштування штатної аналітики;
- Навчання для менеджерів;
Виконані налаштування:
Етап 1: Аналіз і підготовка архітектури
- Провели детальний аналіз існуючих воронок продажів для роздрібної торгівлі та B2B
- Налаштували структуру карток сутностей в Pipedrive
- Створили систему тегів для ефективної сегментації клієнтів
- Адаптували воронки під специфіку двох напрямків бізнесу
Етап 2: Налаштування та розширення автоматизації
- Перенесли існуючі автоматизації бізнес-процесів
- Доповнили систему новими автоматичними процесами
- Налаштували автоматичне постановлення завдань на контроль за угодами з відсутністю активності більше 30 днів
- Протестували всі автоматизації на коректність роботи
Етап 3: Очищення та міграція даних
- Вивантажили повну базу даних з поточної системи.
- Провели детальну перевірку та очищення від дубльованих записів.
- Скоригували некоректні дані та привели їх до стандартного шаблону для імпорту у Pipedrive.
- Виконали міграцію із збереженням усіх зв’язків між сутностями.
Етап 4: Аналітика та навчання
- Налаштували необхідні звіти за ключовими показниками роботи.
- Створили єдиний дашборд для керівництва.
- Провели навчання команди роботі в новій системі.
Результати:
- Бізнес-процеси клієнта перенесені в систему Pipedrive. Доопрацювання автоматизації дозволяє ефективно відстежувати втрачені угоди.
- База угод, контактів і компаній очищена від дублів і некоректних записів. Її структура повністю відтворена в новій системі, що дозволяє повноцінно працювати без необхідності звірятися із записами попередньої системи.
- Аналогічна архітектура системи і точно відтворені процеси дозволили швидко і безболісно провести навчання та адаптацію менеджерів.
- Гнучка система звітів дозволяє керівнику в будь-який момент бачити актуальну ситуацію у відділі продажів.
- База даних очищена від 40% дубльованих і некоректних записів, а її структура повністю відтворена в новій системі.
- Час формування звітів для керівництва скоротився з 2-3 годин до 15 хвилин завдяки налаштованому дашборду.
- Автоматичний контроль неактивних угод забезпечив повернення в роботу 25% раніше «заморожених» можливостей.
Необхідно налаштувати CRM? Залишайте заявку на сайті crmexperts.ua або пишіть нам в месенджери crmexperts24.com/help і наші фахівці обов’язково допоможуть вам з цим питанням 🙂
