Наш клієнт — виробнича компанія, що спеціалізується на випуску натуральних напівфабрикатів і готових страв для роздрібного продажу та сегмента HoReCa (готелі, ресторани, кафе). Компанія робить акцент на якості, свіжості інгредієнтів та дотриманні стандартів харчової безпеки. У процесі активного розширення збутових каналів і зростання обсягів продажів керівництво зіткнулося з критичною проблемою — відсутністю системного обліку товарів у CRM.

Вихідні дані — як все було ДО звернення до нас

До впровадження автоматизованого складського обліку компанія працювала в умовах хаотичного управління товарними залишками:

• Відсутність зв’язку CRM зі складом: товари обліковувалися окремо від процесу обробки замовлень
  
• Ручний контроль залишків: до 35% робочого часу менеджерів витрачалося на відстеження наявності товарів
  
• Проблеми з імпортом даних: наявний Excel-файл із товарами мав некоректну структуру для CRM
  
• Помилки в номенклатурі: бракувало необхідних полів і параметрів для повноцінних карток товарів
  
• Несвоєчасне списання: товари списувалися вручну, що призводило до розбіжностей в обліку
  
• Ризик помилкових даних про товар: відсутність автоматичного контролю залишків
  
• Неможливість аналітики: брак системних звітів щодо руху товарів
  

Висновок: Відсутність системи складського обліку, що синхронізується з CRM, створює ризик втрати контролю над товаром. Через це компанія не могла оперативно реагувати на зміни попиту й ризикувала репутацією через зриви постачань. Без розв’язання цієї проблеми подальше масштабування ставало неможливим.

Завдання

Після проведення детального аудиту чинних процесів обліку товарів, аналізу структури даних клієнта та серії консультацій із виробничою командою ми визначили головне завдання проєкту:

Створити повністю автоматизовану систему складського обліку в Zoho CRM з інтеграцією в процес обробки замовлень для забезпечення 100% точності товарних залишків і виключення людського фактора.

Висновок по завданню: Ключовий результат проєкту — побудова зв’язаної системи «Склад–CRM–Замовлення», де кожна операція автоматично відображається на залишках товарів. Це гарантує реальну картину наявності продукції та виключає помилки обліку.

---

Що робили — детальний опис процесу

1. Аналіз і реструктуризація даних
   Початковий Excel-файл клієнта містив критичні недоліки:
   
   • бракувало полів, необхідних для CRM;
     
   • некоректні формати даних;
     
   • невідповідність назв колонок полям системи;
     
   • структура не підтримувалася Zoho CRM.

2. Створення нової структури товарних даних
   Ми повністю переробили початкову таблицю:
   
   • стандартизували поля під формат, який підтримує CRM;
     
   • додали відсутні параметри для повних карток товарів;
     
   • виправили формати для сумісності з імпортом;
     
   • провели валідацію всіх даних.

У підсумку ми зібрали таблицю з нуля, додали потрібні поля, виправили структуру та забезпечили правильний імпорт у Zoho CRM. Усі товари успішно завантажилися в систему.

3. Налаштування користувацьких полів у Zoho CRM
   Створили спеціалізовані поля для карток товарів:
   
   • додаткові характеристики продукції;
     
   • параметри для складського обліку;
     
   • поля для аналітики та звітності;
     
   • зв’язувальні елементи для автоматизації.

4. Успішний імпорт товарів
   Після реструктуризації ми виконали:
   
   • коректне зіставлення полів;
     
   • пакетний імпорт номенклатури;
     
   • перевірку точності даних;
     
   • тестування карток.

5. Налаштування автоматизованого складського обліку
   Створили пов’язану систему сутностей:
   
   • Угода → Замовлення на продаж → Рахунок-фактура;
     
   • автоматичне списання товарів під час створення рахунку;
     
   • зворотні операції при видаленні рахунку;
     
   • замовлення на закупівлю для поповнення складу.
     
6. Інтеграція з процесом виконання замовлень
   
   • пов’язали рух товарів із етапами замовлень;
     
   • налаштували автоматичні тригери списання;
     
   • синхронізували дані між модулями;
     
   • створили систему контролю залишків.
     

---

Складнощі в процесі реалізації

Основний виклик — критично некоректна структура вихідних даних клієнта. Початковий Excel-файл повністю не відповідав вимогам CRM, що унеможливлювало імпорт. Потрібна була повна реструктуризація та створення нової таблиці з нуля, що суттєво збільшило час підготовчого етапу.

---

Результати проєкту

Кількісні показники:

• 100% успішний імпорт товарів після реструктуризації даних
  
• зниження часу на контроль залишків на 85% завдяки автоматизації
  
• усунення 100% помилок ручного списання
  
• повністю налаштована система складського обліку
  
• автоматичне списання й поповнення без людського фактора
  
• прозорість усієї ланки від замовлення до відвантаження
  
• оперативний контроль залишків у реальному часі
  
• системна аналітика з детальними звітами
  
• готовність до масштабування без втрати якості обліку

Висновки

Ми не просто налаштували облік товарів, а створили повноцінну систему управління складом, яка:

• об’єднала всі етапи від надходження товару до його відвантаження клієнту;
  
• автоматизувала критично важливі процеси списання та поповнення;
  
• усунула людські помилки в обліку;
  
• забезпечила повну прозорість залишків;
  

Хочете оптимізувати роботу з CRM-системою?

Компанія CRM EXPERTS — ваш надійний партнер у світі CRM-систем. Для цього залишайте заявку на сайті crmexperts.ua або пишіть нам у месенджери. Запишіться на безкоштовну консультацію, і наші фахівці обов’язково допоможуть вам вирішити всі питання 😎