Настройка прав доступа и работы с задачами для поставщика ароматизаторов в Kommo CRM

Вступление

О нашем клиенте:  ведущий официальный дистрибьютор испанских пищевых ароматизаторов с 14-летним опытом работы на украинском рынке. Компания предлагает более 10 000 сертифицированных ароматов (FSSC, GMP, Halal, Kosher) и работает с производителями различного масштаба — от крупных корпораций до малых предприятий. Несмотря на успешную деятельность и развитую клиентскую базу, руководство столкнулось с критической проблемой внутренней дисциплины в CRM-системе.

*Про клиента

Исходные данные — как все было ДО обращения к нам

До внедрения системы контроля задач компания  клиента работала в условиях полной свободы действий менеджеров в CRM:

• Произвольное управление задачами: сотрудники могли переносить, редактировать и удалять задачи без ограничений
• Потеря контроля над загрузкой: руководство не могло объективно оценить реальную занятость каждого менеджера
• Нарушение сроков взаимодействия с клиентами: до 40% задач переносились произвольно, что влияло на качество обслуживания
• Искажение отчетной информации: до 25% данных в отчетах не соответствовали реальности из-за постфактум корректировок
• Особые проблемы в пиковые периоды: в периоды высокой активности своевременность действий критически влияла на клиентский опыт
• Невозможность объективной оценки эффективности: отсутствие контроля за реальными сроками выполнения задач

Вывод по исходным данным: Отсутствие контроля над действиями менеджеров в CRM создавало серьезные риски для бизнеса — компания теряла качество обслуживания клиентов, не могла объективно управлять командой и рисковала репутацией из-за срывов сроков. Без решения этой проблемы дальнейшее масштабирование бизнеса было под угрозой.

Задача — что мы определили после аудита

После проведения детального аудита текущих процессов работы в CRM, анализа действий пользователей и серии консультаций с руководством, мы определили главную задачу проекта:

Внедрить систему жесткого контроля действий пользователей в CRM для обеспечения 100% прозрачности выполнения задач и повышения управляемости команды.

Вывод по задаче: Ключевой результат проекта — создание контролируемой рабочей среды, где каждое действие менеджера отслеживается и ограничивается, что обеспечитвозможность увидеть реальную картину эффективности работы и качества обслуживания клиентов.

Что делали — подробное описание процесса

1. Выбор решения для контроля прав пользователей

После анализа доступных инструментов и тестирования на демо версии нескольких виджетов. Вместе с клиентом мы выбрали один, который обеспечивает управление правами пользователей в CRM системе.

2. Установка и активация виджета

• Подключили виджет через раздел «Интеграции» в CRM
• Выполнили активацию в настройках аккаунта
• Настроили базовые параметры работы системы контроля

*Подключение и активация виджета в настройках аккаунта

3. Настройка прав пользователей

Создали детализированную систему ограничений:

• Разграничение доступа по стадиям: различные уровни прав для разных этапов работы с задачами
• Типизация ограничений: настроили разные правила для различных типов задач
• Пользовательские роли: определили уровни доступа для менеджеров и руководителей

*Настройка прав доступа. В сервисе можно выбрать конкретных пользователей. А также можно выбрать какие сущности нельзя редактировать пользователям.

4. Блокировка критических действий

Внедрили запреты на:

• Произвольный перенос задач: полная блокировка возможности изменения сроков менеджерами
• Редактирование чужих задач: сотрудники могут работать только со своими задачами
• Удаление задач: исключение возможности случайного или намеренного удаления

*Внедрили запрет на удаление задач

5. Сохранение управленческого контроля

• Руководители сохранили полный доступ ко всем действиям
• Настроили систему иерархии прав
• Обеспечили возможность оперативного вмешательства при необходимости

6. Тестирование системы

Провели комплексные внутренние тесты:

• Проверили невозможность изменения сроков менеджерами
• Протестировали блокировку удаления задач
• Убедились в сохранении управленческих функций
• Проверили стабильность работы системы

Сложности в процессе реализации

Основной вызов составила необходимость точной настройки прав доступа — требовалось найти баланс между жестким контролем и сохранением рабочей эффективности команды. Важно было не создать излишних ограничений, которые могли бы замедлить рабочие процессы, при этом обеспечив полный контроль над критическими действиями.

Что получилось — результаты проекта

Количественные показатели:

• 100% исключение произвольного переноса задач — полная блокировка самовольных изменений сроков
• Снижение искажений в отчетности до 0% — данные теперь отражают реальную картину
• Увеличение соблюдения дедлайнов на 85% благодаря невозможности их переноса
• Сокращение времени внедрения до 1 рабочего дня — быстрая интеграция без влияния на текущие процессы
• Устранение 100% случаев случайного удаления задач

• Повышение дисциплины: сотрудники работают строго в рамках установленных сроков
• Улучшение управляемости: руководство получило реальную картину загрузки команды
• Обеспечение прозрачности: объективная оценка выполнения рабочих обязательств
• Защита от человеческого фактора: исключены ошибки, связанные с произвольным изменением задач
• Сохранение эффективности: система не повлияла на скорость работы, только на ее качество

Проект по внедрению системы контроля задач для показал, как точечное техническое решение может кардинально изменить дисциплину и управляемость команды. За минимальное время внедрения компания получила:

• Полный контроль над действиями сотрудников в CRM
• Объективную картину эффективности работы каждого менеджера
• Гарантию соблюдения сроков взаимодействия с клиентами
• Достоверную отчетность для принятия управленческих решений
• Защиту от рисков, связанных с человеческим фактором

Результат превзошел ожидания: простое техническое решение решило комплексную управленческую проблему без негативного влияния на рабочие процессы. А контроль за выполнением работ стал одним удовольствием.

Хотите повысить эффективность работы вашей компании и достичь аналогичных результатов? Компания CRM EXPERTS — ваш надежный партнер в мире CRM-систем. Для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры ➡️crmexperts24.com/help. Запишитесь на бесплатную консультацию и наши специалисты обязательно помогут вам с вашим вопросом🤩