Вступление
Наш клиент компания, занимающаяся продажей и строительством жилой недвижимости. Основной продукт — квартиры с различными характеристиками и условиями оплаты. Для управления процессом продаж компания использует CRM-систему Kommo. Однако компании была необходима оптимизация процесса продаж и улучшение работы в CRM системе. Поскольку они использовали самостоятельное внедрение без поддержки специалистов.
*сайт клиента
Исходные данные
До обращения к нам компания сталкивалась с рядом проблем в организации процесса продаж:
- В CRM-системе существовала единая длинная и неструктурированная воронка «Продажи первичные», включавшая более 20 этапов.
- По статистике, менеджеры тратили до одного часа рабочего времени на поиск нужного этапа в громоздкой воронке, а также нужного клиента.
- Отсутствовало четкое разделение зон ответственности между сотрудниками разных отделов, а также часто менеджеры путались в клиентах.
- Около 50% сделок задерживались на стадии перехода от продажи к оформлению контракта.
- Руководству требовалось до 3-4 часов еженедельно для формирования корректной аналитики по разным этапам сделки.
- Этапы предпродажной работы, продаж и заключения контрактов были смешаны в одной воронке, что усложняло управление процессами.
Воронка включала разные этапы: от первичного контакта («Неразобранное», «Новая заявка», «Недозвон») до заключения контракта («Контракт подписан», «Получил контракт», «Успешно реализован»). Однако не была построена логично и не соответствовала настоящему процессу продажи.
А поскольку все сценарии продажи были собраны в одну воронку главной проблемой стали ошибки менеджеров, которые не могли правильно провести процесс продажи в CRM системе.
Задача
После проведения анализа текущего процесса продаж, изучения структуры воронки и серии консультаций мы составили подробный план работ, который содержал в себе главную задачу: Оптимизация процесса продажи и разделение воронок продаж.
- Разделить существующую воронку продаж на две логически связанные:
- «Продажи» — для работы с клиентами до момента передачи документов на оформление
- «Контракт» — для процесса подготовки и подписания договоров
- Обеспечить корректный перенос всех существующих сделок в новые воронки с сохранением данных
- Сохранить и адаптировать все настроенные автоматизации для обеих воронок
- Обеспечить прозрачную аналитику по каждому из этапов
Что делали
Для решения поставленных задач мы выполнили следующие работы:
- Анализ и реструктуризация воронки:
- Провели анализ существующей воронки.
- Разделили её на несколько воронок.
- Выбрали этап «Данные переданы» как точку разделения всех воронок продаж.
- Создание новых воронок продаж.
- Разработали структуру новых воронок продаж
- Согласовали их с руководителем отдела продаж, внесли корректировки.
- Создание и тестирование.
- Создали новые воронки продаж в системе.
- Протестировали функционал и переход между шагами продажи.
- Миграция существующих сделок:
- Перенесли все сделки из этапов, начиная с «Данные переданы», в новые воронки.
- Обеспечили размещение каждой сделки на соответствующем этапе
- Перенос и адаптация автоматизаций:
- Перенесли существующие автоматизации во все воронки продаж.
- Адаптировали автозадачи для нового разделения процессов
- Настроили запуск Salesbot и его корректную работу.
- Сохранили логику автоматического копирования сделок в следующие воронки на завершающих этапах
Сложности
Сложность этого проекта заключалась только в длительном тестировании и правках, которые следовали уже от менеджеров компании клиента. Ведь нужно было обеспечить комфортное использование и логические переходы в воронках продаж.
Тестирование было необходимым этапом, поскольку позволяло:
- Выявить возможные ошибки в логике перехода между этапами воронок
- Убедиться, что все автоматизации корректно срабатывают на каждом этапе
- Проверить, что все сотрудники понимают новую структуру и могут эффективно с ней работать
- Удостовериться, что аналитические отчеты формируются правильно и отражают реальную картину продаж
- Предотвратить возможную потерю данных или сделок при трансформации воронки
Только после тщательного тестирования и внесения всех необходимых корректировок система новых воронок продаж была полностью введена в эксплуатацию.
Что получилось
В результате выполненных работ:
- Созданы две логически связанные воронки:
- «Продажи» — для процесса от первого контакта до подтверждения брони
- «Контракт» — для процесса от передачи данных до успешной реализации сделки
*Вид воронки продаж
*первичная воронка клиента
*вторая воронка клиента
- Перенесены все сделки с сохранением статусов:
- Каждая сделка размещена на соответствующем этапе в новой структуре
- Сохранена вся история сделок
- Адаптированы автоматизации для обеих воронок:
- Сохранены автозадачи
- Перенастроен запуск бота для активации воронок продаж
- Адаптирована логика копирования сделок
*вид настроек в чат-боте
Выводы и итоги
Разделение воронки продаж на два логически связанных процесса позволило компании клиента достичь следующих результатов:
- Повышение эффективности управления:
- Скорость обработки сделок увеличилась на 30%
- Четкое разделение зон ответственности уменьшило количество внутренних конфликтов.
- Улучшение аналитики:
- Время на подготовку отчетов сократилось с 3-4 часов до 20 минут включая проверки.
- Повысилась точность прогнозирования продаж на 80%
- Появилась возможность отдельного анализа эффективности этапов продаж.
Оптимизация работы команды:
- Сотрудники отдела продаж сосредоточились на своих задачах и больше не путаются в обязанностях и клиентах
- Специалисты по оформлению контрактов получили четкую картину своего фронта работ
- Время на передачу сделок между отделами сократилось на 90%
- Сохранение преемственности процессов:
- Благодаря сохранению автоматизаций компания избежала потери эффективности при переходе на новую структуру
- Все настроенные ранее бизнес-процессы продолжают работать в оптимизированном формате
Внедренное решение не только решило текущие проблемы компании, но и создало основу для дальнейшей оптимизации процессов продаж и повышения эффективности работы и привело к увеличению прибыли.
