Вступление
К нам обратилась украинская производственная компания с 20-летней историей, которая производит декоративные отделочные материалы. Они решили открыть дочернюю компанию в Польше для работы на европейском рынке.
Ситуация была такая: у них уже работала система учета для украинского подразделения, но нужно было создать отдельную систему для Польши. Просто скопировать старую не получится — в Польше другие налоги, другие правила документов, другой язык. Нужно было с нуля настроить учет под польские реалии, но сохранить привычную логику работы для команды.
Исходные данные
До запуска польского подразделения компания столкнулась с типичными проблемами международного расширения:
- Существующая система учета работала только для Украины — расширить ее на Польшу было невозможно из-за разного налогового законодательства
- Нужны были документы на польском и английском языках — старая система так не умела
- Менеджеры тратили до 60% времени на ручное создание документов для европейских партнеров
- Не было контроля за скидками — менеджеры могли поставить любую скидку, что приводило к потере прибыли
- 7 из 9 менеджеров жаловались, что приходится вручную считать комиссии для брокеров
- Нумерация документов не соответствовала польским требованиям — риск проблем с налоговой
- Не было разграничения прав — все сотрудники видели все данные и могли менять налоговые ставки
- При работе с европейскими партнерами терялось около 25% времени на согласование документов из-за языкового барьера
Когда выходишь на европейский рынок, ошибки в документах — это не просто неудобство, это штрафы от налоговой и потеря репутации. Когда менеджеры ставят произвольные скидки, теряется прибыль. Когда документы только на украинском, европейские партнеры не хотят работать. А без контроля прав один неправильный клик может испортить всю отчетность.
Задача проекта
Мы провели детальный анализ требований польского рынка, изучили специфику работы с европейскими партнерами, разобрали налоговое законодательство Польши. На встрече с руководством обсудили критические моменты: разграничение прав сотрудников, контроль скидок, автоматизацию работы с брокерами.
Создать с нуля полноценную систему складского учета для польского подразделения, которая соответствует европейским требованиям, но при этом команда может работать в привычной логике.
Что нужно было сделать:
- Импортировать всю номенклатуру товаров в новую систему
- Настроить карточки товаров и клиентов с полной историей
- Создать шаблоны документов на польском и английском языках
- Автоматизировать расчеты комиссий для брокеров
- Настроить правильную нумерацию документов по польским стандартам
- Разграничить права доступа — менеджеры не могут менять налоги и ставить большие скидки
- Создать систему контроля и валидации действий сотрудников
- Настроить дашборды для руководства
Почему это важно: Без правильно настроенной системы учета невозможно легально работать на европейском рынке. Каждая ошибка в документах — это проблемы с налоговой. А без автоматизации и контроля менеджеры будут тратить время на рутину и делать дорогостоящие ошибки.
Процесс работы
Этап 1: Импорт номенклатуры
- Получили от клиента таблицу со всеми товарами
- Сопоставили поля для корректного импорта
- Импортировали всю номенклатуру в систему
- Настроили карточки товаров с базовыми данными
Вид склада в системе
Вид карты товара
Этап 2: Настройка базы клиентов
- Создали кастомные поля для хранения дополнительной информации о европейских партнерах
- Настроили карточки клиентов с полной историей взаимодействий
- Теперь видна вся история заказов и оплат по каждому партнеру
Аналитика по клиентам
Карта клиента
Этап 3: Создание многоязычных шаблонов документов
- Разработали кастомные шаблоны счетов на польском языке
- Создали английские версии документов для международных партнеров
- Добавили все необходимые поля для польского документооборота
- Теперь документы генерируются автоматически на нужном языке
Пользуясь таким шаблоном, клиент без проблем мог создавать документы на разных языках
Пример инвойса на оплату услуг компании
Этап 4: Автоматизация работы с брокерами
- Создали кастомную функцию для автоматического расчета комиссий
- Настроили автоматическое создание кредитов при оплате
- Настроили уведомления руководителю о каждой созданной оплате
- Проверили работу автоматизации на тестовых данных
Шаблон документов на партнера
Этап 5: Настройка прав доступа и польских номеров документов
- Настроили автоматическую нумерацию документов по польским стандартам
- Разграничили права доступа сотрудников
- Настроили правила валидации — менеджеры не могут ставить скидки выше определенного процента
- Заблокировали возможность менять налоговые ставки
Вид настройки прав
Этап 6: Настройка дашбордов и обучение работе
- Создали наглядные дашборды с ключевыми показателями
- Провели встречу с руководством, показали как работает каждый раздел
- Обучили команду работе в новой системе
Сложности и их преодоление
- Разные требования к документообороту — польские стандарты отличаются от украинских Как решили: Изучили польское законодательство, создали шаблоны документов, полностью соответствующие требованиям
- Автоматизация расчетов с брокерами — нужно было автоматически создавать кредиты с правильными процентами Как решили: Написали кастомную функцию, которая срабатывает при полной оплате и автоматически рассчитывает комиссию
- Многоязычность документов — нужны версии на польском и английском Как решили: Создали два набора шаблонов, система автоматически выбирает нужный язык в зависимости от клиента
- Контроль действий менеджеров — нужно было ограничить возможность ставить большие скидки Как решили: Настроили правила валидации — система блокирует действие, если скидка превышает допустимое значение
Результаты
Создали полноценную систему складского учета для работы на европейском рынке. Время создания документов сократилось с 30 минут до 2 минут благодаря автоматическим многоязычным шаблонам. Расчет комиссий для брокеров теперь происходит автоматически — раньше менеджеры тратили на это до 2 часов в день. Нумерация документов соответствует польским требованиям — нет риска проблем с налоговой. Контроль скидок защищает от потери прибыли — менеджеры не могут поставить скидку выше установленного лимита.
Посчитаем реальную выгоду от автоматизации. Раньше 9 менеджеров тратили 60% времени на ручное создание документов и расчет комиссий. Теперь 5% времени. Высвободили 55% времени — это как будто наняли еще 5 менеджеров бесплатно.
Плюс контроль скидок. Раньше менеджеры иногда давали скидки 15-20% вместо стандартных 10% — теряли около 20,000 евро в месяц. Теперь система блокирует большие скидки.
- Все документы соответствуют польским требованиям — нет проблем с налоговой
- Европейские партнеры получают документы на их языке — улучшилась репутация
- Руководство видит все показатели в реальном времени — можно быстро принимать решения
- Полная история по каждому клиенту — не теряется информация
- Автоматический контроль действий менеджеров — защита от ошибок
- Система готова к росту — можно легко добавлять новые страны
Вывод
При выходе на международный рынок нельзя просто скопировать старую систему. Каждая страна требует своего подхода к учету и документообороту.
Для этой компании правильно настроенная система стала ключом к европейскому рынку. Теперь они могут работать с польскими и европейскими партнерами на их условиях, при этом команда работает в привычной логике.
За год при текущих темпах дополнительная прибыль может составить около 3,6 миллиона евро. И это только от правильной организации учета и автоматизации процессов, без расширения производства.
Необходимо внедрить CRM систему? Хотите стабильной работы компании?
Компания CRM EXPERTS — ваш надежный партнер в мире CRM-систем. Для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры. Запишитесь на бесплатную консультацию и наши специалисты обязательно помогут вам решить все вопросы 😎
