Этот кейс — уже второй совместный проект с нашим клиентом, одним из ведущих системных интеграторов Украины, работающим с корпоративным сектором и крупным бизнесом.
Компания реализует комплексные IT-проекты: от аудита и проектирования инфраструктуры до внедрения, сопровождения и масштабирования решений. Среди клиентов компании — Monobank, Аптека АНЦ, Prozorro.Sale и Preply.
Первый совместный кейс с этим клиентом вы можете посмотреть по ссылке: Автоматизация согласования корпоративных IT-проектов в Zoho CRM
После успешной реализации прошлого проекта клиент повторно обратился к нам уже с новой задачей, а именно автоматизацией платежей.
Компания работает с большим количеством корпоративных процессов, где критически важны скорость обработки запросов, прозрачность работы команд и контроль финансовых операций. Поэтому клиенту важно выстроить понятный и стабильный процесс работы с оплатами внутри CRM-системы. Так как мы надёжный бизнес-партнер, а не просто подрядчик то охотно взялись за эту интересную задачу.
Проблематика бизнеса
Основная проблема компании заключалась в отсутствии автоматического контроля оплат внутри CRM-системы.
Значительная часть работы выполнялась вручную: бухгалтерии приходилось самостоятельно проверять поступление оплат, а менеджерам — тратить время на напоминания клиентам и постоянную синхронизацию данных между отделами.
Информация о планируемых платежах хранилась в комментариях, таблицах и внутренних заметках. Из-за этого сотрудники тратили большое количество времени на поиск информации по оплатам, проверку статусов и сверку данных между сделками.
Дополнительно любые изменения условий договора требовали ручного перерасчёта платежей и повторного внесения информации в систему.
На практике возникали ситуации, когда компания продолжала предоставлять услуги клиенту, хотя оплата по договору фактически не поступила. При этом сами клиенты также сталкивались с неудобствами: могли получать повторные напоминания об оплате или не получать их вовсе, а потом только узнать, что они не внесли оплату за работу.
Проблемы, к которым привел такой формат работы:
— компания теряла прибыль из-за отсутствия прозрачного контроля оплат
— возникала путаница между отделами
— сотрудники тратили большое количество времени на ручную проверку платежей до 10 минут на каждого клиента
— усложнялось финансовое планирование поскольку оборот средств был недостаточным
— увеличивалось отставание от плана продаж
— снижалось качество клиентского сервиса из-за несистемной работы с оплатами
Фактически команда тратила ресурсы двух отделов не на развитие проектов и работу с клиентами, а на постоянную ручную проверку и контроль финансовых процессов внутри компании. А также были недовольные клиенты, которые уходили к конкурентам.
Задача проекта
Главная цель проекта заключалась в том, чтобы исключить ручной труд сотрудников по вопросу оплат. Выстроить систематизированный контроль платежей внутри CRM, который будет основываться на тригерах.
Необходимо было создать единую систему, в которой сотрудники смогут:
— видеть актуальный статус оплат по каждой сделке
— автоматически формировать графики платежей
— контролировать планируемые и фактические поступления
— быстро вносить изменения в условия оплаты без ручного пересчёта
— получать понятную структуру работы внутри CRM без таблиц, комментариев и постоянных уточнений между отделами
Задачей также стало снижение нагрузки на бухгалтерию и менеджеров потому что компания теряла ресурсы и финансы из-за такого подхода в работе.
Что мы сделали на проекте
Проведение аудита бизнес-процессов и составление схемы автоматизации оплат внутри CRM
Работу над проектом мы начали с проведения серии встреч с руководителями компании и ключевыми сотрудниками, которые участвуют в процессе работы с договорами, оплатами и сопровождением клиентов.
На этом этапе мы детально разобрали, как компания работает с платежами сейчас, где возникают основные потери времени, какие действия сотрудники выполняют вручную и какие проблемы создаёт отсутствие централизованной системы контроля оплат.
После аудита мы составили новую схему бизнес-процесса и определили, как должен выглядеть идеальный процесс работы с оплатами внутри CRM-системы. Отдельно согласовали:
— логику формирования графиков оплат
— сценарии работы с регулярными платежами
— правила внесения изменений в платежные этапы
— роли сотрудников в процессе работы
— структуру контроля оплат внутри CRM
Главная задача такого описания бизнес-процесса убрать лишние действия, чтобы не переносить их в систему. И тем самым сократить время на работу с этой задачей не теряя качества реализации.
Автоматизация формирования и управления оплатами внутри Zoho CRM
После согласования бизнес-процессов мы приступили к реализации системы автоматического формирования и управления оплатами внутри Zoho CRM.
Основой решения стала настройка отдельного этапа внутри Blueprint-процесса сделки. При переходе сделки на необходимую стадию система автоматически запускала процесс генерации платежей и запрашивала у пользователя обязательные параметры для формирования графика оплат.
Для реализации логики мы использовали Blueprint, автоматизации, кастомные сценарии и Subform внутри Zoho CRM. Это позволило выстроить централизованную систему управления оплатами прямо внутри сделки без использования сторонних таблиц или ручного контроля со стороны сотрудников.
Blueprint процесса сделки с этапом генерации платежей.
Во время выполнения действия Blueprint пользователь заполняет необходимые данные: тип платежа (разовый или рекуррентный), бюджеты, маржинальность, количество платежей, периодичность, даты начала и окончания, а также дополнительные параметры, влияющие на структуру графика.
Окно заполнения обязательных полей при запуске генерации платежей.
На основании введённых данных система автоматически рассчитывает необходимое количество платежей и формирует записи внутри Subform, встроенной в карточку сделки. Если выбран единоразовый сценарий оплаты — создаётся одна запись. Если выбран рекуррентный формат (формат подписки) — система автоматически разбивает сумму на необходимое количество периодов с учётом заданных параметров.
Автоматически сгенерированная Subform с платежами внутри сделки.
Дополнительно была реализована возможность ручного управления платежами непосредственно внутри формы. Пользователи могут изменять суммы, даты, статусы оплат, добавлять новые платежи, удалять лишние записи, разделять оплаты и адаптировать график под реальные изменения в проекте.
Пример ручного редактирования платежей.
Для обеспечения гибкости бизнес-процесса была реализована отдельная кнопка повторной генерации платежей. Если часть оплат ещё не была проведена или требуется изменить структуру графика, пользователь может запустить повторное формирование платежей без необходимости полностью пересоздавать сделку.
При этом система учитывает уже оплаченные платежи и предотвращает их повторное создание, что позволяет безопасно перестраивать график без потери исторических данных.
Кнопка повторной генерации платежей
Отдельное внимание было уделено аналитике и итоговым расчётам. Все данные из формы автоматически суммируются внутри сделки, позволяя сотрудникам видеть общую финансовую картину: планируемые поступления, суммы оплат, остатки и статусы выполнения обязательств.
Дополнительно информация стала доступна в отчетах CRM, что позволило использовать данные для финансовой аналитики, контроля прогнозов и оценки эффективности проектов.
Итоговые суммы и расчёты внутри сделки.
Отчет по платежам и рекуррентным оплатам в CRM.
Результаты проекта
Одним из главных изменений стало практически полное исключение ручной работы при контроле оплат. Ранее сотрудники бухгалтерии могли тратить по 10–15 минут только на то, чтобы выяснить, оплатил клиент услугу или нет, проверить комментарии, таблицы и переписки между отделами. После внедрения конроля за оплатами в CRM вся информация по оплатам, графикам и статусам теперь обновляется автоматически.
Менеджеры получили возможность быстро формировать инвойсы и контролировать оплаты прямо внутри сделки без постоянного взаимодействия с бухгалтерией. Все платежи автоматически отслеживаются CRM, а система уведомлений помогает менеджерам вовремя напоминать клиентам об оплатах.
Дополнительно компании удалось полностью убрать внутреннюю путаницу между отделами. Команда больше не тратит время на выяснение, кто отправил оплату, кто проверил платёж, почему деньги не поступили или на каком этапе находится конкретный договор. Все процессы стали прозрачными и фиксируются внутри единой системы.
Отдельно изменился подход компании к финансовому планированию. Руководство теперь видит:
— сколько средств уже поступило
— какие оплаты ожидаются в будущем
— по каким проектам есть задержки
— какой объём денежных поступлений компания получит в конкретный период
Это позволило значительно точнее управлять финансами компании, прогнозировать выполнение плана продаж и быстрее принимать управленческие решения на основе реальных данных, а не ручных сверок между отделами.
Благодаря новой системе контроля оплат менеджеры стали эффективнее работать с клиентами и практически полностью закрывать план продаж, поскольку команда получила понятный и прогнозируемый процесс работы с финансами.
Дополнительным преимуществом стало повышение качества клиентского сервиса. Клиенты перестали получать повторные или несвоевременные напоминания об оплатах, а сама работа с финансовыми вопросами стала более понятной и системной. Это напрямую повлияло на уровень доверия к компании и качество взаимодействия с клиентами.
В результате компания с нашей помощью смогла реализовать новый подход к управлению финансовыми процессами.
Хотите внедрить новую систему оплат в вашем бизнесе?
Компания CRM EXPERTS — ваш надежный партнер в мире CRM-систем. Для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры. Запишитесь на бесплатную консультацию и наши специалисты обязательно помогут вам решить все вопросы 😎
