Внедрение CRM системы для курортного отеля в Затоке и Грибовке [сентябрь’21]

В компанию CRM EXPERTS обратились хозяйка двух небольших отелей находящихся в Затоке и Грибовке, курортной зоне под Одессой.

Основная проблема была в том, что у них не было централизованной клиентской базы, переписка с клиента была не организована, из-за чего уходило много времени на коммуникацию с клиентами, отправку информации об условиях проживания, подтверждения бронирования, напоминании о предстоящем поселении и прочее.

Учет и планирование брони номеров работники вели на ватмане вручную. Бизнес у клиентки сезонный с Апреля по Сентябрь, поэтому осенью и зимой отели пустовали.

Был функционирующий сайт, через который клиенты могли оставлять заявки на проживание.

Мы всегда выбираем индивидуальный подход настройки системы amoCRM, основываясь на Ваших бизнес процессах и логики продаж!

Основные проблемы:

• не было централизованной клиентской базы;
• коммуникация с клиента велась не организованно из разных источников, ввиду чего менеджеры тратили много времени на переписку, отправку информации, подтверждении бронирования и прочее;
• учет и планирование брони велись вручную;

Цель внедрения amoCRM:

• выстроить налаженную систему автоматизированной обработки заявок клиентов поступающих с сайта, телефонных обращений, переписки по эл. почте и рекламных компаний;
• увеличить конверсию на каждом этапе работы с клиентами;
• повысить рентабельность бизнеса.

Задачи:

• автоматизировать процесс обработки заявок, обеспечить контроль за работой менеджеров;
• настроить воронки продаж, актуализировать работу со сделками ( выстроить отдельное направление для получения обратной связи от клиентов и работы с базой отказа);
• настроить поля в карточке сделки для сбора и сохранения необходимой информации о клиенте;
• объединить все обращения с помощью интеграции сайта и мессенджеров с amoCRM;
• подключить IP телефонию;
• установить кнопку свяжи за сайте для быстрой коммуникации с клиентами;
• подключение электронной почты к amoCRM для приема писем и дополнительных заявок.

Мы справляемся с любыми сложностями и задачами для достижения результата!

Настройка системы:

Предварительно был проведен анализ бизнес процессов компании и создана карта БП, на основе которой были выполнены следующие настройки:

• настроены поля карточек сделок и контактов/компаний;
• настроены три воронки: для продажи и по двум отелям. В воронку «Продажи» были подключены источники — сайт, телефония, мессенджеры, смс сервис электронная почта

• воронки для отелей были настроены по этапам ведения отельного бизнеса для визуализации состояния всех номеров по каждому из филиалов:

• Интегрированы популярные мессенджеры, с помощью которых появилась возможность переписываться с клиентами прямо из карточки сделки:

• при перемещении сделки на соответствующий этап настроена автоматическая отправка системных сообщений (подтверждение заявки, подтверждение оплаты, напоминание о предстоящем заселении и т.д.);
• подключение сервиса Мои звонки ( по желанию клиента IP телефонию не подключали т.к. клиент не хотел менять существующие номера телефонов, к которым уже привыкли клиенты. Мы решили воспользоваться сервисом “Мои звонки», с помощью которого все входящие и исходящие звонки записывались и прикреплялись к соответствующим карточкам сделок/контактов. При необходимости все звонки можно прослушать и скачать):

• интеграция сайта с amoCRM ( при поступлении новой заявки с сайта в системе создается сделка и контакт. В сделку переносятся данные по планируемой дате заезда и выезда, кол-во проживающих, тип номера, стоимости проживание в номере за 1 сутки и т.п.)
• Были настроены шаблоны сообщений для отправки через мессенджеры и СМС-сервис;
• настроены авто-постановка задач на новые заявки для менеджеров и контроль выполнения задач на владелицу отелей;
• после выселение гостей из отеля автоматически предлагается оставить отзыв об условиях проживании и качестве услуг;
• После выполнения всех настроек, было проведено обучение менеджеров, клиенту предоставлено видео обучение и регламент по использованию системы на случай замены менеджеров или найму новых сотрудников.

Выполняем качественную настройку и оказываем техническую поддержку на протяжении всего сотрудничества!

Использованные виджеты и интеграции:

• Виджет для рассылки СМС-сообщений;
• Подключение базового Instagram;
• Подключение личного номера Viber через сторонний сервис;
• Подключение сервиса «Мои звонки».

Результаты:

• Клиент получил готовую систему, где все менеджеры работали через одно окно amoCRM без необходимости переходить в другие мессенджеры;
• Все телефонные звонки сохраняются в системе, их всегда можно прослушать и возобновить историю коммуникации;
• Система автоматически оповещает менеджеров о новой заявке, ставит системные задачи, отправляет сообщения и сохраняет всю истории коммуникации с клиентами;
• У работников есть вся актуальная информация о брони номеров, порядке заезда и выезда клиентов;
• Для руководства настроена аналитика по работе каждого из менеджеров и отчет о конверсии на каждом этапе бизнес процессов.

Кому будет актуально:

• Для курортных отелей и гостиниц;
• Отельно-ресторанного бизнеса;
• Сферы предоставления услуг.

Необходимо настроить CRM? Команда CRM EXPERTS поможет вам, для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры ➡️crmexperts24.com/help. Запишитесь на бесплатную консультацию и наши специалисты обязательно помогут вам с данным вопросом 🙂