Внедрение Kommo CRM для образовательной компании, которая проводит обучение SMM-специалистов

Вступление

В любом бизнесе, особенно образовательном, критически важно уделять внимание каждому клиенту. Когда речь идет об обучении профессии, связанной с рекламой, этот принцип становится вдвойне актуальным — ведь компания не только предоставляет знания, но и своим примером демонстрирует высокие стандарты клиентского сервиса. 

Так к нам обратилась компания, обучающая диджитал специалистов, чтобы улучшить свой клиентский сервис и не потерять ни одного потенциального студента. Руководство осознало, что без эффективной CRM-системы невозможно обеспечить должный уровень внимания к каждому обращению и выстроить прозрачный процесс взаимодействия с клиентами.

Исходные данные

До обращения к нам обучающая компания организовывала свои бизнес-процессы крайне неэффективно:

• Вся информация о студентах и клиентах хранилась в бумажных блокнотах и разрозненных Google-таблицах
• Заявки поступали через Google-формы, размещенные в социальных сетях
• Менеджеры тратили до 35% рабочего времени на ручной перенос данных из форм в таблицы учета
• Отсутствовало четкое разделение между клиентами, обращающимися за услугами таргетинга, и студентами, желающими пройти обучающие курсы
• Время обработки одной заявки составляло в среднем 25-30 минут из-за необходимости ручного поиска и заполнения информации
• Примерно 15% потенциальных студентов «терялись» в процессе обработки заявок из-за человеческого фактора
• Коммуникация была неструктурированной, отсутствовала возможность отслеживания истории взаимодействия

Такая ситуация не только снижала эффективность работы компании, но и напрямую влияла на ее доходность. По нашим оценкам, из-за отсутствия централизованной системы учета и автоматизации рутинных процессов компания теряла до 25% потенциальных студентов и клиентов. Без внедрения CRM-системы эти потери могли только увеличиваться с ростом образовательного бизнеса, а конкуренты, использующие современные инструменты управления, получали значительное преимущество на рынке.

Задача

После проведения аудита существующих бизнес-процессов, исследования потребностей компании и серии созвонов с руководством, мы определили следующий план работ:

1. Создать единую базу студентов и клиентов в AmoCRM
2. Разработать отдельные воронки для услуг таргетинга и для образовательных курсов
3. Настроить автоматическую передачу данных из Google-форм в CRM
4. Интегрировать телефонию для фиксации всех звонков в системе

Главной задачей проекта стало создание системы для управления образовательным бизнесом, которая позволит автоматизировать рутинные процессы, устранить потери данных и обеспечить четкую сегментацию потоков студентов и клиентов.

Что делали

Для реализации поставленных задач мы выполнили следующие работы:

1. Анализ и проектирование

• Провели детальный анализ существующих бизнес-процессов компании
• Изучили структуру имеющихся Google-таблиц и форм
• Разработали оптимальную структуру CRM-системы с учетом специфики образовательного бизнеса
• Спроектировали воронки продаж для разных направлений деятельности

2. Настройка воронок продаж

• Создали отдельную воронку для студентов, записывающихся на курсы по таргетингу
• Разработали специализированную воронку для клиентов, обращающихся за услугами таргетинга
• Настроили этапы продаж с учетом специфики каждого направления
• Определили критерии перехода между этапами

3. Интеграция с внешними системами

• Настроили автоматическую передачу данных из Google-форм в AmoCRM
• Реализовали автоматическое заполнение полей в карточках сделок на основе данных из форм
• Подключили телефонию для регистрации всех входящих и исходящих звонков
• Обеспечили автоматическое создание сделок при поступлении новых заявок

*пример гугл формы 

*отображение лида в системе

4. Миграция данных и обучение

• Перенесли существующую базу студентов и клиентов из Google-таблиц в AmoCRM
• Провели обучение персонала работе в новой системе
• Разработали инструкции по основным рабочим процессам
• Обеспечили техническую поддержку на начальном этапе использования

*пример карты клиента

Сложности

В процессе внедрения Kommo CRM мы столкнулись с определенными сложностями:

• Необходимость структурирования разрозненных данных из разных источников
• Адаптация стандартных функций AmoCRM под специфические требования образовательного бизнеса
• Обучение персонала, привыкшего к работе с бумажными носителями и таблицами
• Настройка корректной интеграции Google-форм с полями CRM системы

Что получилось

В результате внедрения CRM-системы для обучающей компании удалось достичь значительных улучшений:

• Централизация базы данных: вся информация о студентах и клиентах теперь хранится в едином месте, что обеспечивает прозрачность и доступность данных
• Четкое разделение бизнес направлений: созданы две отдельные воронки для образовательных курсов и для услуг таргетинга, что позволяет эффективно управлять каждым из направлений
• Автоматизация ввода данных: настроено автоматическое создание сделок и заполнение полей при поступлении заявок из Google-форм, что сократило время обработки одной заявки с 25-30 минут до 3-5 минут
• Интеграция телефонии: все входящие и исходящие звонки фиксируются в системе, что обеспечивает полную историю коммуникаций со студентами и клиентами
• Снижение потерь: количество «потерянных» заявок уменьшилось с 15% до менее 1%
• Повышение эффективности: менеджеры высвободили до 30% рабочего времени, которое ранее тратилось на ручное заполнение данных

Выводы и итоги

Внедрение Kommo CRM стало поворотным моментом в развитии обучающей компании. Автоматизация рутинных процессов и создание единой системы управления позволили значительно повысить эффективность работы и устранить проблемы, связанные с хранением и обработкой данных.

Основные достижения проекта:

• Время обработки заявок сократилось в 6-7 раз
• Практически полностью устранены потери потенциальных студентов из-за человеческого фактора
• Менеджеры получили возможность фокусироваться на работе со студентами и клиентами, а не на заполнении таблиц
• Руководство получило прозрачную картину процессов и возможность принимать решения на основе достоверных данных
• Созданы условия для дальнейшего масштабирования образовательного бизнеса без пропорционального увеличения административных ресурсов

Ваша образовательная компания также сталкивается с проблемами учета студентов, неэффективными бизнес процессами или потерей важных данных? Мы готовы помочь вам внедрить современную CRM-систему, которая будет адаптирована под специфику вашего образовательного бизнеса. Компания CRM EXPERTS — ваш надежный партнер в мире CRM-систем. Для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры ➡️crmexperts24.com/help. Запишитесь на бесплатную консультацию и наши специалисты обязательно помогут вам с вашим вопросом🤩