Вступление
К нам обратилась производственная компания, которая изготавливает технику и оборудование для сельского хозяйства — тракторные прицепы, сеялки, культиваторы и другие машины для фермеров.
Ситуация была такая: компания растет, заказов становится больше, но весь учет велся в обычных таблицах. Менеджеры не справлялись, заказы терялись, клиенты жаловались на медленную доставку. Нужно было срочно наводить порядок.
Исходные данные
- Весь учет клиентов и продаж велся в таблицах — ручной ввод каждой строчки, постоянный риск ошибок
- Менеджеры тратили до 70% рабочего времени на заполнение таблиц, поиск информации и ручную обработку заказов
- 9 из 12 менеджеров жаловались, что таблицы тормозят работу и в них легко запутаться
- Не было единой системы отслеживания заказов — менеджер мог забыть про заказ или потерять его в таблице
- Клиенты писали через разные каналы: сайт, Viber, Telegram, почту, Instagram, Facebook — все это обрабатывалось отдельно
- Из-за отсутствия интеграции с телефонией терялось около 25% входящих звонков в часы пик
- Каждый заказ создавался вручную — от 20 до 30 минут на оформление
- Не было связи с логистическими службами — менеджеры вручную звонили в службу доставки, узнавали статус, потом вручную сообщали клиенту
- Около 30% клиентов жаловались на отсутствие информации о доставке их техники
Производство сельхозтехники — это B2B бизнес с крупными чеками и требовательными клиентами. Когда фермер покупает технику за тысячи долларов, он ожидает профессионального сервиса. Задержка информации, потерянный заказ, неизвестно где находится его товар — и клиент уходит к конкурентам. А когда менеджеры 70% времени тратят на таблицы, они физически не могут обработать больше заказов. Компания упиралась в потолок и теряла репутацию.
Задача проекта
Мы провели комплексный аудит бизнес-процессов компании: как поступают заявки, как обрабатываются заказы, как идет производство, как организована логистика. Проанализировали, где теряется время, где происходят ошибки, какие процессы можно автоматизировать.
Создать систему управления от первой заявки до доставки готовой техники клиенту, где все процессы автоматизированы, ничего не теряется, и клиент всегда знает статус своего заказа.
Список работ:
- Настроить воронки для разных процессов: продажи, сервисное обслуживание, логистика
- Подключить все источники заявок с сайта
- Интегрировать все каналы коммуникации в одно окно
- Автоматизировать создание заказов
- Подключить телефонию для обработки звонков
- Интегрировать логистические службы для отслеживания доставки
- Перенести все существующие базы клиентов и товаров
- Обучить команду работать в новой системе
Почему это важно: Без автоматизации производственная компания не может расти. Каждый новый заказ — это дополнительная нагрузка на менеджеров. А когда система работает автоматически, можно обрабатывать в разы больше заказов с той же командой.
Что делали
Этап 1: Настройка воронок
- Создали отдельные воронки для разных процессов: продажа новой техники, сервисное обслуживание, логистика и доставка
- Каждая воронка настроена под свою специфику
- Определили этапы и контрольные точки
Этап 2: Подключение источников заявок
- Интегрировали формы с сайта компании
- Настроили автоматическое создание заявок в системе
- Теперь каждый запрос с сайта попадает в систему автоматически
Этап 3: Интеграция каналов коммуникации
- Подключили несколько номеров Viber для разных отделов
- Интегрировали Telegram для оперативной связи
- Подключили корпоративную почту
- Интегрировали Instagram и Facebook для работы с заявками из соцсетей
- Подключили сервис для SMS-рассылок
- Добавили онлайн-чат поддержки
- Все общение теперь в одном месте
Этап 4: Подключение телефонии
- Интегрировали телефонию
- Настроили автоматическую фиксацию звонков
- Теперь не теряется ни один входящий звонок
Этап 5: Автоматизация заказов и логистики
- Настроили автоматическое создание заказа при успешной продаже
- Интегрировали логистические службы (Новая Почта, Deliveri)
- Теперь система автоматически отслеживает посылки и уведомляет клиентов
Этап 6: Перенос данных и обучение
- Импортировали существующие базы покупателей и товаров
- Проверили корректность переноса
- Обучили команду работе в новой системе
Сложности
- Большой объем разрозненных данных в таблицах — данные за годы работы нужно было перенести без потерь Как решили: Тщательно очистили данные, структурировали, импортировали с проверкой корректности
- Много разных каналов коммуникации — нужно было интегрировать 7+ каналов в одну систему Как решили: Поэтапно подключали каждый канал, тестировали, настраивали правильную маршрутизацию
- Интеграция с логистическими службами — нужна была двусторонняя связь для отслеживания посылок Как решили: Настроили автоматическое обновление статусов доставки и уведомления клиентов
- Переход команды на новую систему работы — привыкли к таблицам Как решили: Показали, насколько проще и быстрее стало работать, провели подробное обучение
Результаты
Собрали все процессы в единую систему — от заявки до доставки техники клиенту. Время обработки заказа сократилось с 25 минут до 3 минут благодаря автоматизации. Менеджеры освободили 60% рабочего времени — раньше заполняли таблицы, теперь работают с клиентами. Интеграция телефонии исключила потерю звонков — обрабатывается 100% входящих. Автоматическое отслеживание доставки и уведомления клиентов убрали 90% вопросов «где моя техника?».
Посчитаем реальную выгоду. Раньше 12 менеджеров тратили 70% времени на таблицы и рутину. Теперь 10% времени. Высвободили 60% времени — это как будто наняли еще 7 менеджеров без затрат на зарплаты.
Средний чек продажи сельхозтехники — 15,000 долларов. Один менеджер обрабатывает 15 заказов в месяц.
Теперь те же 12 менеджеров могут обработать не 180, а 300 заказов в месяц (на 67% больше).
Плюс раньше теряли 25% входящих звонков и 15% заявок из-за медленной обработки.
Качественные улучшения:
- Все процессы в одной системе — от заявки до доставки
- Ни один заказ не теряется — автоматическое отслеживание
- Клиенты всегда знают статус доставки — автоматические уведомления
- Менеджеры не выгорают на рутине — занимаются продажами
- Руководство видит всю картину бизнеса в реальном времени
- Репутация улучшилась — клиенты довольны сервисом
Выводы и итоги
Производственному бизнесу таблицы не подходят. Когда речь о крупных заказах и сложной логистике, нужна полноценная система.
Для этой компании автоматизация стала прорывом. Раньше упирались в потолок — больше заказов физически не обработать. Теперь могут расти спокойно. А главное — клиенты довольны, потому что получают профессиональный сервис.
За год дополнительная выручка может составить около 27 миллионов долларов при текущих темпах. И это без расширения производства — просто эффективное управление заказами.
Необходимо внедрить CRM систему?
Компания CRM EXPERTS — ваш надежный партнер в мире CRM-систем. Для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры. Запишитесь на бесплатную консультацию и наши специалисты обязательно помогут вам решить все вопросы 😎
