Внедрение и настройка аналитики для поставщика упаковки для пищевых продуктов. Оптовые продажи, международный клиент

Наш клиент компания-посредник, специализирующаяся на поставках упаковочных материалов для пищевой промышленности в сегменте B2B.

Масштаб компании: В портфель товаров клиента входят жестяные банки, крышки, жесть и сопутствующие позиции. Закупки осуществляются у производителей в Китае, Турции и Латвии, при этом большинство поставок формируется под индивидуальный заказ клиента. География продаж охватывает Латвию, Литву, Эстонию и другие страны Европы.

Специфика бизнес-модели: Продажи выстроены через активный аутрич: участие в профильных выставках, самостоятельный поиск клиентов, прямые контакты и развитие партнерских связей. Коммуникация ведется по e-mail, телефону, WhatsApp, а при работе с китайскими поставщиками дополнительно используется WeChat.

Цикл сделки клиента длительный — от нескольких месяцев до полугода и более. Он включает согласование спецификаций, расчет логистики, пересылку образцов, подготовку сертификатов и полный документальный супровод до момента доставки готовой продукции конечному клиенту.

Задача проекта: клиент обратился к нам с целью внедрения и настройки аналитики по причине выхода на новые рынки.

Проблематика бизнеса:

На фоне активного развития и расширения географии продаж компания столкнулась с ограниченной прозрачностью управленческой аналитики. При длительном цикле сделки и большом количестве параллельных переговоров руководству было сложно оперативно оценивать реальную картину продаж:

• Сколько сделок находится в работе на текущий момент
• На каких этапах воронки сделки «застревают» и почему
• Какова реальная динамика движения сделок по этапам
• Какой объем ожидаемой выручки на горизонте 3-6 месяцев

Последствия: При длительном цикле сделки отсутствие оперативной информации о состоянии воронки означало, что руководство узнавало о проблемах с опозданием на несколько месяцев, когда уже было поздно что-либо корректировать.

Неструктурированная финансовая аналитика: При большом количестве индивидуальных заказов с разной маржинальностью и логистическими условиями не было единого инструмента для анализа:

• Общего объема продаж и динамики по периодам
• Распределения выручки по менеджерам
• Соотношения фактических показателей с плановыми
• Структуры закрытых сделок и их финансовых характеристик

Последствия: Отсутствие структурированных финансовых отчетов усложняло принятие управленческих решений, планирование загрузки и оценку эффективности работы команды. Стратегическое планирование строилось не на достоверных данных, а на приблизительных оценках.

Отсутствие анализа причин потери сделок: Компания не фиксировала и не анализировала причины, по которым сделки закрывались со статусом «Проиграно». При длительном цикле сделки и значительных инвестициях времени в каждую переговорную активность (согласование спецификаций, образцы, сертификаты, логистика) потеря клиента — это критическая потеря ресурсов.

Последствия: Без понимания системных причин отказов (цена, сроки производства, логистика, условия оплаты) невозможно было скорректировать коммерческую стратегию. Компания могла повторять одни и те же ошибки месяцами, теряя потенциальных клиентов по одним и тем же причинам.

Невозможность оценить эффективность каналов привлечения: При активном аутриче и участии в выставках возникала необходимость понимать, какие каналы действительно дают результат, а какие требуют пересмотра стратегии. Однако не было инструмента для корректного анализа источников лидов и их конверсии в закрытые сделки.

Последствия: Без корректной аналитики это превращалось в работу «на ощущениях», а не на цифрах. Компания могла инвестировать значительные средства в неэффективные каналы (например, дорогостоящие выставки) и недоинвестировать в эффективные (например, прямой аутрич).

Субъективная оценка работы менеджеров: Не было объективных показателей для оценки эффективности работы каждого менеджера: количество сделок в работе, объем закрытых продаж, конверсия на разных этапах воронки, динамика за период.

Последствия: Оценка эффективности команды велась субъективно, без опоры на цифры. Это создавало риски неправильной мотивации, неэффективного распределения задач и невозможности выявить системные проблемы в работе отдельных менеджеров.

Задача проекта

После комплексного аудита системы и серии интервью с руководством была проведена детальная диагностика. Анализ показал, что основная проблема заключается не в отсутствии данных как таковых (вся информация фиксировалась в CRM), а в отсутствии инструментов для их анализа и визуализации.

Были выявлены пять ключевых зон, где необходима аналитика:

1. Финансовые показатели продаж
2. Причины потери сделок
3. Каналы лидогенерации
4. Качество работы менеджеров
5. Общее состояние воронки продаж

На основе результатов диагностики был составлен план внедрения системы управленческой отчетности в Zoho CRM.

Задача проекта:

Создать в Zoho CRM систему управленческой отчетности, которая консолидирует ключевые показатели бизнеса в едином пространстве и обеспечивает руководству доступ к аналитике в режиме реального времени для принятия обоснованных управленческих решений.

4. Процесс работы над проектом

Этап 1: Разработка и внедрение отчета по продажам

Что было сделано: Разработан и настроен комплексный финансовый отчет, который стал основой для стратегического планирования.

Реализованный функционал:

1. Финансовые показатели по сделкам:
   • Общая сумма продаж за выбранный период
   • Динамика продаж по месяцам/кварталам
   • Распределение оборота по менеджерам
   • Распределение продаж по этапам воронки
2. Сравнительный анализ:
   • Фактические показатели vs плановые значения
   • Отклонения и их визуализация
   • Тренды роста или снижения показателей
3. Визуализация данных:
   • Графики динамики продаж
   • Диаграммы распределения выручки
   • Сравнительные показатели

Результат этапа: Руководство получило инструмент для анализа финансовых показателей бизнеса, который позволяет оценивать текущее состояние, сравнивать с плановыми значениями и формировать основу для стратегического планирования.

Отчет и диаграмма Finance

Этап 2: Создание отчета Lost Reasons

Что было сделано: Разработан аналитический отчет для систематизации причин потери сделок.

Реализованный функционал:

1. Структуризация причин отказа:
   • Настроена логика фиксации причин в CRM
   • Определены основные категории: цена, сроки производства, логистика, условия оплаты, переход к конкурентам и другие
2. Аналитический блок:
   • Распределение потерянных сделок по причинам
   • Количественные показатели по каждой причине
   • Визуализация структуры потерь
3. Выявление паттернов:
   • Возможность увидеть наиболее частые причины отказов
   • Анализ причин в динамике по периодам
   • Выявление системных проблем

Результат этапа: Компания получила возможность выявлять системные проблемы в процессе продаж. Отчет наглядно демонстрирует, по каким причинам сделки чаще всего закрываются со статусом «Проиграно», что позволяет скорректировать коммерческую стратегию на основе данных, а не предположений.

Этап 3: Внедрение отчета Lead Sources

Что было сделано: Реализован отчет для оценки эффективности маркетинговых активностей и каналов привлечения клиентов.

Реализованный функционал:

1. Анализ источников лидов:
   • Распределение лидов по источникам привлечения (выставки, прямой аутрич, рекомендации, сайт и др.)
   • Количество лидов из каждого источника
   • Конверсия лидов в сделки по источникам
2. ROI маркетинговых каналов:
   • Объем выручки, приносимой каждым источником
   • Возможность оценить эффективность инвестиций в различные каналы
   • Сравнительный анализ каналов
3. Визуализация данных:
   • Диаграммы распределения лидов
   • Графики конверсии по источникам
   • Сравнительные показатели эффективности

Результат этапа: Руководство получило инструмент для определения наиболее эффективных каналов привлечения клиентов. Это позволило обоснованно перераспределять маркетинговый бюджет и усилия команды в пользу наиболее результативных направлений.

Этап 4: Реализация отчета Managers Performance

Что было сделано: Создан отчет для объективной оценки работы команды продаж.

Реализованный функционал:

1. Индивидуальные показатели менеджеров:
   • Количество сделок в работе у каждого менеджера
   • Объем закрытых продаж за период
   • Конверсия на различных этапах воронки
   • Средний чек сделки
2. Сравнительный анализ:
   • Производительность каждого менеджера относительно команды
   • Динамика показателей за выбранный период
   • Выявление лидеров и отстающих
3. Детализация по активностям:
   • Количество контактов с клиентами
   • Скорость движения сделок по воронке
   • Эффективность на каждом этапе

Результат этапа: Компания перевела оценку эффективности команды из субъективной плоскости в объективную, основанную на цифрах. Это создало основу для справедливой мотивации, выявления потребностей в обучении и правильного распределения задач между менеджерами.

Этап 5: Настройка сводного отчета Sales Overview

Что было сделано: Внедрен сводный отчет, дающий целостное представление о текущем состоянии воронки продаж.

Реализованный функционал:

1. Общая картина воронки:
   • Количество активных сделок на текущий момент
   • Распределение сделок по этапам воронки
   • Объем ожидаемой выручки по активным сделкам
   • Количество сделок на каждом этапе
2. Динамика движения:
   • Скорость прохождения сделок по воронке
   • «Застрявшие» сделки на определенных этапах
   • Конверсия между этапами
3. Прогнозирование:
   • Ожидаемый объем закрытия в ближайший период
   • Оценка загрузки команды
   • Прогноз выручки

Результат этапа: Руководство получило инструмент для оперативной оценки текущего состояния продаж, что критически важно при длительном цикле сделки. Отчет позволяет в режиме реального времени видеть, где находятся все активные переговоры и каков потенциал выручки.

Этап 6: Создание единого дашборда руководителя

Что было сделано: Все разработанные отчеты были консолидированы на едином дашборде с визуализацией ключевых показателей.

Реализованный функционал:

1. Единая точка входа:
   • Все ключевые графики и показатели в одном окне
   • Визуализация данных из всех пяти отчетов
   • Возможность видеть общую картину бизнеса без перехода в каждый отчет отдельно
2. Интерактивность:
   • Возможность перехода из дашборда в детальный отчет
   • Обновление данных в режиме реального времени
   • Настраиваемый период просмотра
3. Визуальная понятность:
   • Графики и диаграммы для быстрого восприятия
   • Ключевые показатели выделены
   • Интуитивная навигация

Результат этапа: Руководство получило единую «панель управления» бизнесом, где вся критически важная информация доступна в одном окне без необходимости поиска данных в разных разделах системы.

Этап 7: Настройка гибкой фильтрации

Что было сделано: Во всех отчетах реализована система гибких фильтров для детализированного анализа.

Реализованный функционал:

1. Фильтры по параметрам:
   • Период (день, неделя, месяц, квартал, год, произвольный диапазон)
   • Менеджер (конкретный или вся команда)
   • Источник лида (для анализа эффективности каналов)
   • Статус сделки (активные, закрытые, потерянные)
   • Другие кастомные параметры
2. Комбинированные выборки:
   • Возможность применять несколько фильтров одновременно
   • Сохранение часто используемых комбинаций
   • Быстрое переключение между представлениями
3. Специализированные выборки:
   • Анализ квартальной динамики
   • Оценка эффективности конкретной выставки
   • Сравнение работы менеджеров за определенный период
   • Анализ результативности конкретного источника лидов

Результат этапа: Руководство получило возможность быстро формировать выборки под конкретные управленческие задачи, что критически важно для оперативного принятия решений в условиях международного бизнеса с длительным циклом сделки.

Результаты работы над проектом

По результатам внедрения дашбордов и разработки полноценной аналитики компания получила конкретные управленческие и финансовые изменения.

Полный контроль над работой компании

Руководитель получил полноценную систему управления показателями.
Все данные, которые внесены в CRM и обновляются в режиме реального времени.
Больше нет необходимости запрашивать цифры у сотрудников и ожидать, когда будет отчет.

Контроль за финансами компании

Появилась структурированная картина продаж: объёмы, динамика по периодам, распределение выручки по менеджерам.
Стало возможно сравнивать факт с планом и оперативно реагировать на отклонения.
Финансовые показатели перестали быть «отчётом в конце месяца» — они стали инструментом ежедневного управления.

Корректный анализ потерь клиентов

Компания начала видеть реальные причины отказов и узкие места в процессе продаж.
Появилась возможность точечно корректировать стратегию: условия, ценообразование, этапы обработки сделок.
Ошибки перестали повторяться системно.

Эффективное отслеживание прихода лидов

Настроена аналитика по источникам заявок и их вкладу в выручку.
Маркетинговый бюджет перераспределён в пользу каналов, которые действительно приносят деньги.
Каждая активность теперь оценивается через результат, а не через количество лидов.

Контроль сотрудников и воронки продаж

Руководство видит загрузку менеджеров, эффективность каждого сотрудника и состояние сделок по этапам.
Стало проще выявлять «застрявшие» сделки и прогнозировать выручку.
Оценка работы команды переведена в объективную плоскость — на основе цифр.

Операционная эффективность и экономия времени

До внедрения аналитики каждый специалист тратил около 12 рабочих часов в месяц на подготовку отчётов вручную.
С учётом количества сотрудников это превращалось в значительные потери времени и ресурса.

После внедрения дашбордов компания анализирует показатели в моменте, а не создаёт отчёты, которые уже завтра теряют актуальность.
Сотрудники перестали фокусироваться на бесконечных таблицах и сосредоточились на продажах и развитии.

В результате высвобождённое время напрямую конвертируется в прибыль, особенно в сегменте оптовых продаж, ведь теперь специалисты занимаются исключительно работой с клиентами.

Хотите заказать создание аналитики?

Компания CRM EXPERTS — ваш надежный партнер в мире CRM-систем. Для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры. Запишитесь на бесплатную консультацию и наши специалисты обязательно помогут вам решить все вопросы 😎