Внедрение CRM Pipedrive для строительной компании в Румынии

Наш сегодняшний клиент — строительная компания, работающая на территории Румынии. 

Направление в котором работает компания: отделочные и монтажные работы на объектах различного уровня сложности.  Фирма предоставляет услуги для частных и коммерческих заказчиков.

А основное её преимущество на фоне конкурентов это высокое качество исполнения, соблюдение сроков и современных строительных стандартов. Также у клиента очень крутая команда она состоит из опытных специалистов, что позволяет реализовывать как базовые, так и комплексные проекты по внутренней и внешней отделке зданий.

Но существовали проблемы, которые мешали хорошей команде развиваться и расширять свою клиентскую базу.

Исходные данные

Картина до внедрения была типичной для компаний, которые выросли из малого бизнеса:

• Все заявки обрабатывались вручную — кто-то написал в WhatsApp, кто-то на почту, кто-то позвонил. Ничего не фиксировалось в одном месте
• Терялось около 40% информации из обсуждений с клиентами.
• Менеджеры очень часто не фиксировали в одном месте, все о чем говорили с клиентами,это вызывало негатив и раздражение, упускалась экспертность команды из-за чего клиенты выбирали конкурентов.
• Не было единой базы клиентов. Повторно обращался человек — начинали общение с нуля
• Руководитель не видел, кто чем занимается, на каком этапе работы по каждому  проекту
• Работают  компании с двумя крупными партнерами, но — один присылает заявки через WhatsApp, второй через почту с PDF-файлами. Из-за этого заказы терялись потому что не все вовремя проверяли почту\мессенджер
• Невозможно было посчитать, сколько заработали, какие типы работ прибыльнее потому что это нигде не фиксировалось

Когда бизнес маленький, можно держать все в голове. Но эта компания выросла. Без системы они начали терять заказы — менеджеры просто физически не успевали, забывали ответить. Клиенты уходили к конкурентам. А главное — руководитель не понимал, где деньги, а где проблемы.

И по этой причине компания решила обратиться к нам.

Задача проекта

Мы провели несколько встреч онлайн, где детально разобрали: как у них поступают заявки, кто что делает, где теряется информация. 

Нарисовали схему всех бизнес процессов — от первого звонка клиента до сдачи объекта. Показали руководителю, согласовали.

Главная задача клиента: Сделать так, чтобы ни одна заявка не терялась, вся информация хранилась в одном месте, и руководитель видел полную картину бизнеса.

Что нужно было сделать:

1. Выбрать CRM, которая подходит под их задачи
2. Подключить WhatsApp, чтобы заявки автоматом попадали в систему
3. Подключить почту, чтобы письма тоже сохранялись
4. Сделать отдельные воронки для разных партнеров
5. Настроить учет типов работ и затрат
6. Автоматизировать рутину — напоминания, задачи
7. Сделать отчеты для руководителя
8. Обучить команду

Без CRM компания достигла своего потолка.

Они не могли взять больше заказов — менеджеры не справлялись.

В результате они теряли клиентов — забывали перезвонить. А руководитель принимал решения по развитию компании наугад опираясь на свое мнение.

Процесс работы

Этап 1: Выбор системы 

• Сначала смотрели одну CRM, но клиента не устроило, что она требует большого количества дополнений и доработок.

В результате остановились на Pipedrive, для внедрения которой требовалось меньше доработок и она больше подходила под работу с проектами благодаря разделу “компании” .  В котором можно было вносить все работы по одной фирме.

 В дополнение мы нашли и интегрировали проверенный сервис TimelinesAI для связи с WhatsApp. Были выполнены интеграция, настройка, тестирование и обучение использованию.

Этап 2: Подключение коммуникаций 

• Подключили WhatsApp — теперь когда клиент пишет, автоматом создается заявка в системе
• Подключили почту — все письма сохраняются в карточку клиента
• Вся история общения теперь в одном месте

Вид переписок в сервисе 

Этап 3: Настройка воронок

• Создали отдельные воронки для каждого партнёра:
  
  • первый партнёр через WhatsApp,
    
  • второй через почту с PDF,
    
  • плюс стандартная воронка для обычных клиентов.
    
• Настроили все нужные поля для корректного учёта заявок и проектов.
  
• Теперь менеджеры видят весь путь клиента: от запроса до сдачи объекта.

Вид заявок в системе

Карта клиента\компании

Пример сделки с клиентом

Этап 4: Автоматизация

• Раздел учета типов работ: электрика, отделка, комплексные проекты.
  
• Автоматические напоминания менеджерам — чтобы ничего не забывалось.
  
• Задачи создаются автоматически: разные сценарии для разных типов обращений.
• Создали две разные воронки для каждого партнера компании

Вид воронок в системе

Вид почты в сервисе

Задачи в системе

Этап 5: Отчёты и доступы

• Настроили отчёты для руководителя по:
  
  • количеству заявок,
    
  • доходности проектов,
    
  • эффективности менеджеров.
    
• Руководитель видит полную картину бизнеса в реальном времени.

Отчеты руководителя

Этап 6: Обучение команды

• Провели пошаговые инструкции по работе с CRM и WhatsApp, разъяснили сценарии автоматизации.
  
• Отработали живые кейсы, чтобы сотрудники сразу применяли инструменты на практике.

Сложности на проекте

Что было сложно:

1. Пришлось менять CRM на старте — клиент отказался от первого варианта из-за политических моментов Как решили: Быстро нашли замену, протестировали и внедрили
2. WhatsApp не подключался просто по номеру — нужен дополнительный сервис Как решили: Нашли проверенный сервис, который хорошо работает с выбранной CRM
3. Заявки от одного партнера приходят PDF-файлами — нужно их правильно обрабатывать Как решили: Настроили почту так, чтобы все файлы автоматом прикреплялись к нужной заявке
4. Два партнера работают по-разному — нужны разные процессы Как решили: Сделали отдельные воронки под каждого

Результаты

Теперь все 100% заявок попадают в систему автоматически. Раньше менеджеры тратили половину дня на поиск информации, теперь находят все за 5 минут. Подключили WhatsApp и почту — все сообщения сохраняются автоматом. Сделали учет типов работ — теперь видно, сколько заработали на каждом проекте.

Раньше менеджеры тратили 4-5 часов на поиск информации. Теперь это 10 минут.

Прибыль составляла около 45,000 евро в месяц. Теперь благодаря внедрению системы прибыль в месяц выросла на  18,000 евро благодаря увеличению количества заказов. 

Раньше теряли около 30% заявок — люди писали, им не отвечали вовремя, уходили к конкурентам. Теперь каждая заявка фиксируется и обрабатывается. Даже если вернуть половину потерянных клиентов — это еще плюс 6,750 евро в месяц (81,000 евро в год).

До внедрения — 45,000 евро/месяц. После внедрения — потенциально 69,750 евро/месяц. Это прирост на 55% без найма новых людей.

Улучшения для роста компании

• Руководитель видит всю картину бизнеса в реальном времени
• Можно планировать развитие на основе реальных данных, а не ощущений
• Готовы к росту — систему легко масштабировать
• Можно подключать новые инструменты по мере роста
• Команда работает в одной системе — нет путаницы
• Клиенты получают быстрые ответы — растет лояльность

Выводы и итоги

Главный урок: без системы компания может расти только до определенного размера. Дальше начинается хаос.

Для этой компании система стала фундаментом для роста. Теперь они могут спокойно масштабироваться, брать больше заказов, привлекать новых партнеров. А главное — руководитель принимает решения на основе цифр, а не догадок.

За год при текущих темпах роста дополнительная выручка может составить около 300,000 евро. При этом не нужно нанимать новых людей — просто эффективнее используются существующие ресурсы.

Необходимо внедрить CRM систему?

Компания CRM EXPERTS — ваш надежный партнер в мире CRM-систем. Для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры. Запишитесь на бесплатную консультацию и наши специалисты обязательно помогут вам решить все вопросы 😎