Внедрение CRM Pipedrive для строительной компании в Румынии

Наш сегодняшний клиент — строительная компания, работающая на территории Румынии. 

Направление в котором работает компания: отделочные и монтажные работы на объектах различного уровня сложности.  Фирма предоставляет услуги для частных и коммерческих заказчиков.

А основное её преимущество на фоне конкурентов это высокое качество исполнения, соблюдение сроков и современных строительных стандартов. Также у клиента очень крутая команда она состоит из опытных специалистов, что позволяет реализовывать как базовые, так и комплексные проекты по внутренней и внешней отделке зданий.

Но существовали проблемы, которые мешали компании развиваться и расширять свою клиентскую базу.

Исходные данные

Картина до внедрения была типичной для компаний, которые выросли из малого бизнеса:

• Все заявки обрабатывались вручную — кто-то написал в WhatsApp, кто-то на почту, кто-то позвонил. Ничего не фиксировалось в одном месте
• Терялось около 40% информации из обсуждений с клиентами.
• Менеджеры очень часто не фиксировали в одном месте, все о чем говорили с клиентами,это вызывало негатив и раздражение, упускалась экспертность команды из-за чего клиенты выбирали конкурентов.
• Не было единой базы клиентов. Повторно обращался человек — начинали общение с нуля
• Руководитель не видел, кто чем занимается, на каком этапе работы по каждому  проекту
• Работают  компании с двумя крупными партнерами, но — один присылает заявки через WhatsApp, второй через почту с PDF-файлами. Из-за этого заказы терялись потому что не все вовремя проверяли почту\мессенджер
• Невозможно было посчитать, сколько заработали, какие типы работ прибыльнее потому что это нигде не фиксировалось

Когда бизнес маленький, можно держать все в голове. Но эта компания выросла. Без системы они начали терять заказы — менеджеры просто физически не успевали, забывали ответить. Клиенты уходили к конкурентам. А главное — руководитель не понимал, где деньги, а где проблемы.

И по этой причине компания решила обратиться к нам.

Задача проекта

Мы провели несколько встреч онлайн, где детально разобрали: как у них поступают заявки, кто что делает, где теряется информация. 

Нарисовали схему всех бизнес процессов — от первого звонка клиента до сдачи объекта. Показали руководителю, согласовали.

Главная задача клиента: Сделать так, чтобы ни одна заявка не терялась, вся информация хранилась в одном месте, и руководитель видел полную картину бизнеса.

Что нужно было сделать:

1. Выбрать CRM, которая подходит под их задачи
2. Подключить WhatsApp, чтобы заявки автоматом попадали в систему
3. Подключить почту, чтобы письма тоже сохранялись
4. Сделать отдельные воронки для разных партнеров
5. Настроить учет типов работ и затрат
6. Автоматизировать рутину — напоминания, задачи
7. Сделать отчеты для руководителя
8. Обучить команду

Без CRM компания достигла своего потолка.

Они не могли взять больше заказов — менеджеры не справлялись.

В результате они теряли клиентов — забывали перезвонить. А руководитель принимал решения по развитию компании наугад опираясь на свое мнение.

Процесс работы

Этап 1: Выбор системы 

• Сначала смотрели одну CRM, но клиента не устроило, что она требует большого количества дополнений и доработок.

В результате остановились на Pipedrive, для внедрения которой требовалось меньше доработок и она больше подходила под работу с проектами благодаря разделу “компании” .  В котором можно было вносить все работы по одной фирме.

 В дополнение мы нашли и интегрировали проверенный сервис TimelinesAI для связи с WhatsApp. Были выполнены интеграция, настройка, тестирование и обучение использованию.

Этап 2: Подключение коммуникаций 

• Подключили WhatsApp — теперь когда клиент пишет, автоматом создается заявка в системе
• Подключили почту — все письма сохраняются в карточку клиента
• Вся история общения теперь в одном месте

Вид переписок в сервисе 

Этап 3: Настройка воронок

• Создали отдельные воронки для каждого партнёра:
  
  • первый партнёр через WhatsApp,
    
  • второй через почту с PDF,
    
  • плюс стандартная воронка для обычных клиентов.
    
• Настроили все нужные поля для корректного учёта заявок и проектов.
  
• Теперь менеджеры видят весь путь клиента: от запроса до сдачи объекта.

Вид заявок в системе

Карта клиента\компании

Пример сделки с клиентом

Этап 4: Автоматизация

• Раздел учета типов работ: электрика, отделка, комплексные проекты.
  
• Автоматические напоминания менеджерам — чтобы ничего не забывалось.
  
• Задачи создаются автоматически: разные сценарии для разных типов обращений.
• Создали две разные воронки для каждого партнера компании

Вид воронок в системе

Вид почты в сервисе

Задачи в системе

Этап 5: Отчёты и доступы

• Настроили отчёты для руководителя по:
  
  • количеству заявок,
    
  • доходности проектов,
    
  • эффективности менеджеров.
    
• Руководитель видит полную картину бизнеса в реальном времени.

Отчеты руководителя

Этап 6: Обучение команды

• Провели пошаговые инструкции по работе с CRM и WhatsApp, разъяснили сценарии автоматизации.
  
• Отработали живые кейсы, чтобы сотрудники сразу применяли инструменты на практике.

Сложности на проекте

Что было сложно:

1. Пришлось менять CRM на старте — клиент отказался от первого варианта из-за политических моментов Как решили: Быстро нашли замену, протестировали и внедрили
2. WhatsApp не подключался просто по номеру — нужен дополнительный сервис Как решили: Нашли проверенный сервис, который хорошо работает с выбранной CRM
3. Заявки от одного партнера приходят PDF-файлами — нужно их правильно обрабатывать Как решили: Настроили почту так, чтобы все файлы автоматом прикреплялись к нужной заявке
4. Два партнера работают по-разному — нужны разные процессы Как решили: Сделали отдельные воронки под каждого

Результаты

Теперь все 100% заявок попадают в систему автоматически. Раньше менеджеры тратили половину дня на поиск информации, теперь находят все за 5 минут. Подключили WhatsApp и почту — все сообщения сохраняются автоматом. Сделали учет типов работ — теперь видно, сколько заработали на каждом проекте.

Раньше менеджеры тратили 4-5 часов на поиск информации. Теперь это 10 минут.

Прибыль составляла около 45,000 евро в месяц. Теперь благодаря внедрению системы прибыль в месяц выросла на  18,000 евро благодаря увеличению количества заказов. 

Раньше теряли около 30% заявок — люди писали, им не отвечали вовремя, уходили к конкурентам. Теперь каждая заявка фиксируется и обрабатывается. Даже если вернуть половину потерянных клиентов — это еще плюс 6,750 евро в месяц (81,000 евро в год).

До внедрения — 45,000 евро/месяц. После внедрения — потенциально 69,750 евро/месяц. Это прирост на 55% без найма новых людей.

Улучшения для роста компании

• Руководитель видит всю картину бизнеса в реальном времени
• Можно планировать развитие на основе реальных данных, а не ощущений
• Готовы к росту — систему легко масштабировать
• Можно подключать новые инструменты по мере роста
• Команда работает в одной системе — нет путаницы
• Клиенты получают быстрые ответы — растет лояльность

Выводы и итоги

Для этой компании система стала фундаментом для роста. Теперь они могут спокойно масштабироваться, брать больше заказов, привлекать новых партнеров. А главное — руководитель принимает решения на основе цифр, а не догадок.

За год при текущих темпах роста дополнительная выручка может составить около 300,000 евро. При этом не нужно нанимать новых людей — просто эффективнее используются существующие ресурсы.

Необходимо внедрить CRM систему?

Компания CRM EXPERTS — ваш надежный партнер в мире CRM-систем. Для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры. Запишитесь на бесплатную консультацию и наши специалисты обязательно помогут вам решить все вопросы 😎