Вступление
К нам обратилась украинская компания с 15-летним опытом, которая поставляет медицинское оборудование и расходные материалы в больницы и клиники. Работают с мировыми производителями, обеспечивают полный цикл — от поставки до монтажа и сервиса.
Компания использует CRM-систему Zoho для управления продажами, но периодически происходили сбои в виде некорректного отображения документов.
Сайт клиента
Исходные данные
Фирма обратилась с рядом проблем, которые мешали эффективной работе CRM-системы Zoho. На момент обращения существовали серьезные сложности с функционалом создания коммерческих предложений, которые использовались ежедневно менеджерами.
Форма создания КП отображалась некорректно: отдельные поля не отображались или выводились в неверном размере, что препятствовало правильному заполнению информации о сделках.
Менеджеры сталкивались с невозможностью корректно выбрать товары и добавить их в предложение из-за ограничений интерфейса. Кроме того, в карточках коммерческих предложений наблюдались ошибки при расчете цен, скидок и валютных пересчетов. Поля, в которых должны были фиксироваться скидки и итоговые суммы, иногда не обновлялись или отображали некорректные значения, что приводило к ошибкам в документации и недостоверной информации для руководства.
Готовые коммерческие предложения генерировались с нарушенной разметкой, некорректным отображением картинок и описаний, разными длинами текстов, неправильной центровкой числовых значений и названий, что делало их непригодными для отправки клиентам без ручной корректировки.
Дополнительно существовала проблема с распределением ответственных за товары по производителям: информация не обновлялась автоматически, что приводило к ручной проверке и увеличению риска ошибок.
Ранее привлекаемый подрядчик предоставлял недостаточную обратную связь и не закрывал задачи своевременно, что снижало скорость работы CRM и эффективность внутренних процессов компании. На этом фоне компании требовалась комплексная системная поддержка CRM, включающая как анализ и настройку, так и разработку, с обеспечением оперативного реагирования и прозрачности работы.
Когда компания продает дорогое медицинское оборудование на десятки тысяч долларов, коммерческое предложение с ошибками — это не просто неудобство, это вероятность потери сделки. Клиент видит непрофессионально оформленный документ и это вызывает недоверие. А когда менеджеры тратят 30 минут на правку каждого КП, они физически не могут обработать больше клиентов.
Задача проекта
Мы провели детальный аудит CRM-системы: проверили все формы создания документов, протестировали расчеты цен и скидок, проанализировали шаблоны коммерческих предложений. Провели встречу с менеджерами, посмотрели, как они создают КП от начала до конца — от лида до готового документа.
Главная задача: Исправить все ошибки в генерации документов CRM и наладить постоянную техническую поддержку, чтобы система работала без сбоев, а менеджеры могли нормально создавать документы для клиентов.
Что нужно было сделать:
- Исправить форму создания коммерческих предложений
- Наладить корректный расчет цен, скидок и валют
- Переработать шаблон готового КП в PDF
- Обновить информацию об ответственных за товары
- Настроить правильное хранение и отображение изображений товаров
- Организовать постоянную техническую поддержку
- Обеспечить прозрачность всех работ с документированием
Почему это важно: Без работающей CRM компания не может нормально продавать. Каждая ошибка в КП — потенциально потерянная сделка на десятки тысяч долларов. А без постоянной поддержки проблемы накапливаются и парализуют работу.
Процесс работы
Мы предложили формат аутстаффинг специалиста — вто вид сотрудничества, при котором компания заказчик «арендует» работника у компании подрядчика. Формально заказчик получает необходимого члена команды и контролирует рабочий процесс, но не тратит время на рекрутинг, документацию, расчеты, ведь этим занимается компания подрядчик.
Этап 1: Исправление формы создания КП
- Провели встречу с менеджерами, посмотрели весь процесс создания сделки
- Выявили критическую ошибку: окно выбора товаров загружалось минимального размера
- Исправили последовательность действий и обновление страницы
- Теперь форма отображается корректно, можно выбирать товары
Внешний вид процесса формирования КП
Этап 2: Исправление расчетов
- Провели аудит всех функций пересчета сумм, скидок и валют
- Выявили проблемы: столбцы не заполняются, итоги не отображаются, дублируются данные
- Исправили логику пересчета
- Добавили обязательную кнопку «Пересчитать» для обновления всех значений
- Теперь все расчеты работают корректно
До правок
После правок
Этап 3: Переработка шаблона PDF
- Исправили ошибки разметки, центровки текста, форматирования чисел
- Выровняли отступы, стандартизировали таблицы
- Решили проблему с изображениями — настроили хранение в облаке с правильными ссылками
- Стандартизировали длину описаний товаров
КП до правок выглядело неопрятно и были проблемы с разделением текста, а также не подтягивались изображения
После внесения правок в коммерческих предложениях теперь правильно подобранный формат не требующий настроек
Этап 4: Обновление ответственных за товары
- Получили от клиента список товаров и производителей
- Вручную проверили и обновили ответственных
- Оговорили логику распределения на будущее
- Подготовили отчетный список
Этап 5: Документирование и подготовка инструкций
- Вся коммуникация фиксировалась в протоколах встреч
- Подготовили инструкции по работе с товарами и изображениями
- Вели отчетную таблицу по часам и задачам
Сложности и их преодоление
Что было сложно:
- Форма создания КП работала непредсказуемо — иногда загружалась правильно, иногда нет Как решили: Детально проанализировали последовательность загрузки элементов, исправили очередность действий и обновление страницы
- Расчеты работали с ошибками — не всегда понятно, когда обновляются значения Как решили: Добавили явную кнопку «Пересчитать», которую менеджер нажимает после изменений — теперь процесс предсказуемый
- Изображения товаров не отображались в PDF — ссылки на картинки не работали. Как решили: Настроили хранение изображений в облачном хранилище с генерацией корректных ссылок, подготовили инструкцию для менеджеров
- Нужно было обновить тысячи товаров — слишком много для автоматизации, но долго вручную Как решили: Разработали процесс пакетного обновления с проверкой, подготовили отчетный список для клиента
Результаты
Исправили все критические ошибки в CRM за первый месяц работы. Форма создания КП теперь работает корректно — менеджеры могут выбирать товары без проблем. Расчет цен, скидок и валют работает правильно — нет ошибок в суммах. Время создания одного КП сократилось с 30 минут до 5 минут — больше не нужно вручную править документы.
Конкретные достижения:
- Форма создания КП исправлена — менеджера могут работать без ошибок
- Готовые коммерческие предложения имеют единый профессиональный стиль
- Изображения товаров отображаются корректно в 100% случаев
- Обновлена информация об ответственных за товары по всем производителям
- Создана прозрачная система учета задач и часов
Качественные улучшения:
- Коммерческие предложения теперь выглядят профессионально — улучшился имидж компании
- Менеджеры могут создавать больше КП за день — выросла производительность
- Есть постоянная команда поддержки — проблемы решаются быстро
- Фиксированный бюджет — предсказуемые расходы на поддержку
- Прозрачная отчетность — видно, что делается и сколько времени тратится
- Готовы к масштабированию — система стабильна и может расти вместе с бизнесом
Выводы и итоги
Главный урок: для компаний со сложными CRM-системами нужна постоянная техническая поддержка. Проблемы накапливаются постепенно, и если их не решать вовремя, система перестает работать.
Для этой компании модель аутстаффа стала оптимальным решением. Вместо того чтобы искать исполнителя для каждой проблемы, есть постоянная команда, которая знает систему и решает задачи быстро.
Долгосрочная перспектива: стабильная работа CRM, профессиональные документы для клиентов, предсказуемые расходы на поддержку, готовность к росту. Система не тормозит бизнес, а помогает ему развиваться.
У вас наблюдается проблема в работе с документами?
Компания CRM EXPERTS — ваш надежный партнер в мире CRM-систем. Для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры. Запишитесь на бесплатную консультацию и наши специалисты обязательно помогут вам решить все вопросы 😎
