Зміна валюти на Zoho CRM для будівельної компанії, Болгарія

Про клієнта

Наш клієнт — компанія з Болгарії, яка займається розробкою рішень для енергоефективного будівництва. Основні напрямки, в яких працює компанія, — це вентиляційні системи, системи кліматизації, сонячні та теплові системи, CLT-конструкції та забезпечення герметичності будівель.

Компанія використовує CRM Zoho One як центральну платформу для управління всіма ключовими бізнес-процесами: продажами, складським обліком, бухгалтерією та взаємодією з клієнтами. У роботі задіяні модулі Zoho Inventory, Zoho Books, Zoho CRM та Zoho Commerce.

Контекст звернення

У зв’язку з новим законом про перехід Болгарії на євро та введенням вимог європейської звітності з 2026 року, компанія зіткнулася з критичною необхідністю перевести всі фінансові процеси з болгарського лева (BGN) на євро (EUR). Потрібно було перевести систему на нову валюту.

Початкові дані

Поточний стан бізнес-процесів

Всі товари та робота з ними були виставлені в болгарському леві, про їх кількість ви можете подивитися нижче:

• 2 994 товарні позиції з повним описом, категоріями, зображеннями та складськими залишками
• Складові товари зі складною структурою та додатковими полями
• Групи товарів з налаштованими атрибутами та оподаткуванням
• База клієнтів з історією транзакцій, кредитними лімітами та початковими балансами
• База постачальників з повною інформацією про взаєморозрахунки
• Замовлення на закупівлю і замовлення на продаж з прив’язкою до складів
• Налаштовані шаблони документів, податкові схеми і складська структура

Як ви бачите, велика кількість операцій всередині компанії була пов’язана з фінансами

Конкретна проблема:

Платформа Zoho категорично не допускає зміну базової валюти організації після створення транзакцій. При спробі зміни валюти система видає помилку:

“The base currency cannot be changed once transactions are created.”

Це означало, що змінити валюту без допомоги фахівців неможливо.

Статистичні дані проблеми:

Спочатку було розглянуто два сценарії:

Аналіз показав, що перший варіант призведе до:

• Втраті всіх історичних зв’язків між сутностями.
• Порушенню цілісності даних у 100% транзакцій.
• Неможливості відновлення архівних документів.
• Конфлікту з політикою безпеки Zoho.

Якщо не змінити валюту, чим це загрожує?

Без вирішення ситуації компанія отримала б наступний результат:

• Повною неможливістю ведення фінансової звітності в євро з 2026 року, що означає невідповідність європейським вимогам і потенційні юридичні наслідки
• Необхідністю паралельного ведення двох систем (старої в BGN та нової в EUR), що збільшило б операційні витрати мінімум вдвічі
• Втратою всієї накопиченої бази даних (2 994 товари, вся клієнтська база, історія замовлень) при спробі “швидкого” рішення через видалення
• Неможливістю коректного розрахунку прибутку, податків та фінансових показників через невідповідність валют звітності та операцій
• Ризиком розриву бізнес-процесів у момент переходу Болгарії на євро

Завдання проєкту

Процес діагностики

Для визначення способу виконання завдання був проведений комплексний технічний аудит:

• Аналіз структури даних: вивчення всіх модулів Zoho, які використовує компанія, виявлення залежностей та критичних зв’язків між сутностями
• Тестова міграція: створення тестової організації з валютою EUR та проведення пробного імпорту даних для виявлення системних обмежень
• Документування обмежень: фіксація всіх помилок, несумісностей та втрат даних при автоматичному перенесенні
• Оцінка ризиків: визначення критичних точок відмови та розробка сценаріїв мінімізації втрат

Головне завдання проєкту

Розробити та реалізувати безпечну стратегію переходу на нову організацію Zoho з базовою валютою EUR, забезпечивши збереження критично важливих даних та безперервність бізнес-процесів компанії.

Підзавдання

• Провести повне тестування імпорту всіх типів даних між організаціями з різними валютами
• Задокументувати всі системні обмеження та помилки Zoho при міграції
• Визначити коректну послідовність імпорту сутностей
• Розробити план адаптації даних з урахуванням виявлених обмежень
• Підготувати рекомендації щодо організації переходу з мінімальними ризиками для бізнесу

Неправильний підхід до міграції міг призвести до втрати 100% операційних даних або до неможливості ведення обліку в необхідній валюті. Розробка чіткої стратегії до початку реального переходу дозволяє компанії заздалегідь підготуватися, мінімізувати ризики та обрати оптимальну дату міграції без зупинки бізнес-процесів.

Що робили

Етап 1: Підготовка тестового середовища

Була створена нова тестова організація Zoho з базовою валютою EUR, ідентична за структурою виробничому середовищу. Налаштовані всі необхідні модулі: Inventory, Books, CRM.

Товар у тестовій системі

Товар після імпорту з іншою валютою

Якщо не змінити валюту, чим це загрожує?

Без вирішення ситуації компанія отримала б наступний результат:

• Повною неможливістю ведення фінансової звітності в євро з 2026 року, що означає невідповідність європейським вимогам і потенційні юридичні наслідки
• Необхідністю паралельного ведення двох систем (старої в BGN та нової в EUR), що збільшило б операційні витрати мінімум вдвічі
• Втратою всієї накопиченої бази даних (2 994 товари, вся клієнтська база, історія замовлень) при спробі “швидкого” рішення через видалення
• Неможливістю коректного розрахунку прибутку, податків та фінансових показників через невідповідність валют звітності та операцій
• Ризиком розриву бізнес-процесів у момент переходу Болгарії на євро

Завдання проекту

Процес діагностики

Для визначення способу виконання завдання був проведений комплексний технічний аудит:

• Аналіз структури даних: вивчення всіх модулів Zoho, які використовує компанія, виявлення залежностей та критичних зв’язків між сутностями
• Тестова міграція: створення тестової організації з валютою EUR та проведення пробного імпорту даних для виявлення системних обмежень
• Документування обмежень: фіксація всіх помилок, несумісностей та втрат даних при автоматичному перенесенні
• Оцінка ризиків: визначення критичних точок відмови та розробка сценаріїв мінімізації втрат

Головне завдання проекту

Розробити та реалізувати безпечну стратегію переходу на нову організацію Zoho з базовою валютою EUR, забезпечивши збереження критично важливих даних та безперервність бізнес-процесів компанії.

Підзавдання

• Провести повне тестування імпорту всіх типів даних між організаціями з різними валютами
• Задокументувати всі системні обмеження та помилки Zoho при міграції
• Визначити коректну послідовність імпорту сутностей
• Розробити план адаптації даних з урахуванням виявлених обмежень
• Підготувати рекомендації щодо організації переходу з мінімальними ризиками для бізнесу

Неправильний підхід до міграції міг призвести до втрати 100% операційних даних або до неможливості ведення обліку в необхідній валюті. Розробка чіткої стратегії до початку реального переходу дозволяє компанії заздалегідь підготуватися, мінімізувати ризики та обрати оптимальну дату міграції без зупинки бізнес-процесів.

Що робили

Етап 1: Підготовка тестового середовища

Була створена нова тестова організація Zoho з базовою валютою EUR, ідентична за структурою виробничому середовищу. Налаштовані всі необхідні модулі: Inventory, Books, CRM.

Етап 2: Визначення послідовності імпорту

Через серію тестових імпортів була визначена коректна черговість перенесення даних з урахуванням залежностей між сутностями:

1. Items Groups (групи товарів)
2. Items (товари)
3. Composite Items (складені товари)
4. Customers (клієнти)
5. Vendors (постачальники)
6. Purchase Orders (замовлення на закупівлю)
7. Sales Orders (замовлення на продаж)

Метод: Послідовний імпорт з фіксацією помилок на кожному етапі. Використовувалися стандартні інструменти експорту/імпорту Zoho в форматі CSV.

Проміжний результат: Задокументована схема залежностей, критично важлива для правильної міграції.

Етап 3: Тестування імпорту Items (товари)

Проведений імпорт понад 3000 товарних позицій з організації BGN в організацію EUR.

Результати:

• Успішно імпортовано: 2 991 запис (99,9%)
• Відхилено: 3 записи

Виявлені проблеми:

• Категорії товарів не переносяться автоматично
• Зображення не імпортуються
• Складські залишки втрачаються
• Критична помилка: числові значення цін імпортуються без урахування валюти — ціна 100 BGN відображається як 100 EUR, що створює викривлення в 1,95 раза (курс BGN до EUR)

Проміжний результат: 100% товарів вимагають ручного коригування цін для відповідності реальному курсу валют.

Етап 4: Тестування доданих товарів у комплектах

Приклад, як виглядають товари у системі

Результати:

• Імпорт технічно можливий
• Втрати даних: всі додаткові поля (Category, Reference ID, Product Type та інші кастомні атрибути) не переносяться
• Зв’язки між компонентами складеного товару зберігаються частково

Проміжний результат: Необхідна ручна налаштування кожного складеного товару після імпорту.

Етап 5: Тестування групи товарів

Результати:

• Частина записів відхилена через дублювання атрибутів при імпорті
• Критична проблема: налаштування Sales Tax (податки на продаж) не переносяться, незважаючи на ідентичну конфігурацію в обох організаціях
• Потрібна повна ручна перенастройка податкових схем

Проміжний результат: 100% груп товарів вимагають перевірки спеціаліста.

Етап 6: Тестування перенесення клієнтів та постачальників

Результати:

• Частина записів відхилена системою через виявлення дублів

Втрати критичних даних:

• Opening Balance (початкові баланси) не імпортуються
• Credit Limit (кредитні ліміти) втрачаються
• Історія транзакцій не переноситься

Проміжний результат: База контактів переноситься частково, але фінансова інформація вимагає ручного відновлення.

Етап 7: Перенесення замовлень

Результат: незадовільний, оскільки виникла масова блокуюча помилка: «The requested location name does not exist. Enter a valid location name and try again.»

Причина: система не розпізнає зв’язок між полем Warehouse (склад) у старій організації та полем Location (місцезнаходження) у новій.

Відсоток успішного імпорту замовлень: 0%

Проміжний результат: Імпорт замовлень технічно неможливий без попередньої адаптації даних та переналаштування складської структури. Подальші тести зупинені як недоцільні.

Етап 8: Аналіз та документування результатів

Підготовлений повний звіт з деталізацією всіх помилок, обмежень платформи та рекомендаціями. Документ включає скриншоти, порівняльні таблиці та покрокові інструкції.

Складнощі та їх подолання

Складність 1: Викривлення цінових даних

Проблема: При імпорті числові значення цін переносяться «як є», але автоматично інтерпретуються у валюті нової системи. Товар вартістю 100 BGN (≈51 EUR) після імпорту відображається як 100 EUR, що створює викривлення майже в 2 рази.

Рішення: Розроблена рекомендація про необхідність попереднього перерахунку всіх цін у таблиці експорту до імпорту. Клієнту запропонований Excel-шаблон з формулами автоматичного перерахунку за поточним курсом BGN/EUR.

Складність 2: Втрата зв’язків у складській структурі

Проблема: Критична несумісність назв складів між системами призвела до 100% відмови при імпорті замовлень.

Масштаб: Неможливість перенесення історії замовлень, що становить ключову частину операційних даних.

Рішення: Після аналізу логів було встановлено, що Zoho змінив внутрішню логіку маппінгу полів Warehouse та Location між версіями. Прийнято стратегічне рішення не переносити поточні замовлення:

• Закрити всі активні замовлення в старій системі до дати переходу
• Почати нові операції в EUR-системі з «чистого аркуша»
• Зберегти стару організацію (BGN) у режимі «тільки читання» для доступу до архівних даних

Складність 3: Втрата даних

Проблема: Категорії товарів, зображення, кастомні атрибути та складські залишки не підтримуються функцією автоматичного імпорту.

Рішення:

• Категорії: підготовка окремого маппінг-файлу для ручного пакетного встановлення через API (якщо доступно) або через UI
• Зображення: створення окремого процесу завантаження через Zoho API з використанням існуючої бази зображень
• Залишки: рекомендація провести повну інвентаризацію на дату переходу та внести актуальні дані в нову систему

Результати

Технічні результати тестування:

• Всі товари успішно перенесли без помилок
• Виявлено 6 критичних системних обмежень Zoho при міграції між валютами
• Протестовано 7 типів сутностей з повною документацією результатів
• Розроблена послідовність із 7 етапів імпорту з урахуванням залежностей
• Створений детальний звіт на 20+ сторінок зі скриншотами, таблицями та рекомендаціями
• Зниження ризику втрати даних до 0% за рахунок відмови від небезпечної стратегії «видалення та повторний імпорт»
• Збереження 100% історичних даних в архівній організації з BGN
• Готовність до переходу Болгарії на EUR з 2026 року без поспіху
• Чіткий план міграції, що дозволяє обрати оптимальну дату переходу без зупинки бізнесу

Висновки та підсумки

Системні обмеження платформ вимагають адаптації стратегії: Неможливість прямого перенесення не означає неможливість міграції. І для цього необхідно залучати фахівців, які мають ресурси протестувати всі можливі варіанти перенесення даних.

Результат, який отримала компанія:

• Відповідність законодавству: готовність до обов’язкового переходу Болгарії на євро з 2026 року
• Масштабованість: нова організація побудована з урахуванням європейських стандартів, що спрощує роботу з міжнародними партнерами
• Збереження історії: архівна організація забезпечує доступ до даних за всі попередні роки для аудиту та аналізу
• Передбачуваність: чітке розуміння термінів та ресурсів, необхідних для фінальної міграції
• База знань: детальна документація процесу, яка може бути використана при наступних змінах системи
• Запобігання втратам: захист даних вартістю, еквівалентною багаторічній роботі компанії
• Економія часу: уникнення хаотичної міграції, яка могла зайняти 3-6 місяців з численними помилками та відкатами
• Зниження ризиків: зменшення ймовірності критичних помилок в обліку зі 100% до ~5% (залишкові ризики, пов’язані з людським фактором)
• Юридична безпека: забезпечення відповідності вимогам ЄС щодо фінансової звітності, уникнення потенційних штрафів
• Конкурентна перевага: готовність до роботи в євро раніше більшості болгарських компаній, що спрощує співпрацю з європейськими партнерами

Маєте складну ситуацію у роботі з CRM, котра потребує рішення?

Компанія CRM EXPERTS — ваш надійний партнер у світі CRM-систем. Для цього залишайте заявку на сайті crmexperts.ua або пишіть нам у месенджери. Запишіться на безкоштовну консультацію, і наші фахівці обов’язково допоможуть вам розв’язати всі питання 😎