Впровадження Zoho CRM для виробника декоративних оздоблювальних матеріалів, Польща

Вступ

До нас звернулася українська виробнича компанія з 20-річною історією, яка виробляє декоративні оздоблювальні матеріали. Вони вирішили відкрити дочірню компанію в Польщі для роботи на європейському ринку.

Ситуація була такою: у них вже працювала система обліку для українського підрозділу, але потрібно було створити окрему систему для Польщі. Просто скопіювати стару не вийде — в Польщі інші податки, інші правила документів, інша мова. Потрібно було з нуля налаштувати облік під польські реалії, але зберегти звичну логіку роботи для команди.

Вихідні дані

До запуску польського підрозділу компанія зіткнулася з типовими проблемами міжнародного розширення:

• Чинна система обліку працювала тільки для України — розширити її на Польщу було неможливо через різне податкове законодавство
• Потрібні були документи польською та англійською мовами — стара система так не вміла
• Менеджери витрачали до 60% часу на ручне створення документів для європейських партнерів
• Не було контролю за знижками — менеджери могли поставити будь-яку знижку, що призводило до втрати прибутку
• 7 з 9 менеджерів скаржилися, що доводиться вручну рахувати комісії для брокерів
• Нумерація документів не відповідала польським вимогам — ризик проблем з податковою
• Не було розмежування прав — всі співробітники бачили всі дані і могли змінювати податкові ставки
• При роботі з європейськими партнерами втрачалося близько 25% часу на узгодження документів через мовний бар’єр

Чому це критично: Коли виходиш на європейський ринок, помилки в документах — це не просто незручність, це штрафи від податкової та втрата репутації. Коли менеджери ставлять довільні знижки, втрачається прибуток. Коли документи тільки українською, європейські партнери не хочуть працювати. А без контролю прав один неправильний клік може зіпсувати всю звітність.

Завдання проєкту

Ми провели детальний аналіз вимог польського ринку, вивчили специфіку роботи з європейськими партнерами, розібрали податкове законодавство Польщі. На зустрічі з керівництвом обговорили критичні моменти: розмежування прав співробітників, контроль знижок, автоматизацію роботи з брокерами.

Основна мета

Створити з нуля повноцінну систему складського обліку для польського підрозділу, яка відповідає європейським вимогам, але при цьому команда може працювати у звичній логіці.

Що потрібно було зробити

• Імпортувати всю номенклатуру товарів у нову систему
• Налаштувати картки товарів та клієнтів з повною історією
• Створити шаблони документів польською та англійською мовами
• Автоматизувати розрахунки комісій для брокерів
• Налаштувати правильну нумерацію документів за польськими стандартами
• Розмежувати права доступу — менеджери не можуть змінювати податки і ставити великі знижки
• Створити систему контролю та валідації дій співробітників
• Налаштувати дашборди для керівництва

Чому це важливо: Без правильно налаштованої системи обліку неможливо легально працювати на європейському ринку. Кожна помилка в документах — це проблеми з податковою. А без автоматизації та контролю менеджери витрачатимуть час на рутину і робитимуть дорогі помилки.

Процес роботи

Етап 1: Імпорт номенклатури

Що робили:

• Отримали від клієнта таблицю з усіма товарами
• Зіставили поля для коректного імпорту
• Імпортували всю номенклатуру в систему
• Налаштували картки товарів з базовими даними

Результат: Вид складу в системі та картки товару повністю готові до роботи.

Етап 2: Налаштування бази клієнтів

Що робили:

• Створили кастомні поля для зберігання додаткової інформації про європейських партнерів
• Налаштували картки клієнтів з повною історією взаємодій
• Тепер видна вся історія замовлень та оплат по кожному партнеру

Результат: Аналітика по клієнтах та повна інформація в карті клієнта.

Етап 3: Створення багатомовних шаблонів документів

Що робили:

• Розробили кастомні шаблони рахунків польською мовою
• Створили англійські версії документів для міжнародних партнерів
• Додали всі необхідні поля для польського документообігу
• Тепер документи генеруються автоматично потрібною мовою

Результат: Користуючись таким шаблоном, клієнт без проблем міг створювати документи різними мовами. Приклад інвойсу на оплату послуг компанії готовий.

Етап 4: Автоматизація роботи з брокерами

Що робили:

• Створили кастомну функцію для автоматичного розрахунку комісій
• Налаштували автоматичне створення кредитів при оплаті
• Налаштували сповіщення керівнику про кожну створену оплату
• Перевірили роботу автоматизації на тестових даних

Результат: Шаблон документів на партнера працює автоматично без редагування

Етап 5: Налаштування прав доступу та польських номерів документів

Що робили:

• Налаштували автоматичну нумерацію документів за польськими стандартами
• Розмежували права доступу співробітників
• Налаштували правила валідації — менеджери не можуть ставити знижки вище певного відсотка
• Заблокували можливість змінювати податкові ставки

Результат: Вид налаштування прав 

Етап 6: Налаштування дашбордів та навчання роботі

Що робили:

• Створили наочні дашборди з ключовими показниками
• Провели зустріч з керівництвом, показали як працює кожен розділ
• Навчили команду роботі в новій системі

Складнощі та їх подолання

Складність 1: Різні вимоги до документообігу

Проблема: Польські стандарти відрізняються від українських.

Як вирішили: Вивчили польське законодавство, створили шаблони документів, повністю відповідні вимогам.

Складність 2: Автоматизація розрахунків з брокерами

Проблема: Потрібно було автоматично створювати кредити з правильними відсотками.

Як вирішили: Написали кастомну функцію, яка спрацьовує при повній оплаті і автоматично розраховує комісію.

Складність 3: Багатомовність документів

Проблема: Потрібні версії польською та англійською.

Як вирішили: Створили два набори шаблонів, система автоматично вибирає потрібну мову залежно від клієнта.

Складність 4: Контроль дій менеджерів

Проблема: Потрібно було обмежити можливість ставити великі знижки.

Як вирішили: Налаштували правила валідації — система блокує дію, якщо знижка перевищує допустиме значення.

Результати

Створили повноцінну систему складського обліку для роботи на європейському ринку. Час створення документів скоротився з 30 хвилин до 2 хвилин завдяки автоматичним багатомовним шаблонам. Розрахунок комісій для брокерів тепер відбувається автоматично — раніше менеджери витрачали на це до 2 годин на день. Нумерація документів відповідає польським вимогам — немає ризику проблем з податковою. Контроль знижок захищає від втрати прибутку — менеджери не можуть поставити знижку вище встановленого ліміту.

Порахуємо реальну вигоду від автоматизації. Раніше 9 менеджерів витрачали 60% часу на ручне створення документів і розрахунок комісій. Тепер 5% часу. Вивільнили 55% часу — це як ніби найняли ще 5 менеджерів безкоштовно.

Плюс контроль знижок. Раніше менеджери іноді давали знижки 15-20% замість стандартних 10% — втрачали близько 20 000 євро на місяць. Тепер система блокує великі знижки.

Якісні результати

• Всі документи відповідають польським вимогам — немає проблем з податковою
• Європейські партнери отримують документи їхньою мовою — покращилася репутація
• Керівництво бачить всі показники в реальному часі — можна швидко приймати рішення
• Повна історія по кожному клієнту — не втрачається інформація
• Автоматичний контроль дій менеджерів — захист від помилок
• Система готова до зростання — можна легко додавати нові країни

Висновок

При виході на міжнародний ринок не можна просто скопіювати стару систему. Кожна країна вимагає свого підходу до обліку та документообігу.

Для цієї компанії правильно налаштована система стала ключем до європейського ринку. Тепер вони можуть працювати з польськими та європейськими партнерами на їхніх умовах, при цьому команда працює у звичній логіці.

Автоматизація не тільки заощадила час, але й відкрила двері на європейський ринок, забезпечивши відповідність усім вимогам та контроль над бізнес-процесами.

Плануєте підкорювати нові горизонти? Ми вам допоможемо!

Компанія CRM EXPERTS — ваш надійний партнер у світі CRM-систем. Для цього залишайте заявку на сайті crmexperts24.com або пишіть нам у месенджери. Запишіться на безкоштовну консультацію, і наші фахівці обов’язково допоможуть вам вирішити всі питання 😎