Наш клієнт — компанія, що спеціалізується на постачанні пакувальних матеріалів для харчової промисловості в сегменті B2B. Компанія працює на міжнародному ринку, закуповуючи продукцію у виробників із Китаю, Туреччини та Латвії й постачаючи її компаніям із Латвії, Литви, Естонії та інших європейських країн.

У період активного розвитку компанія зіткнулася з критичними проблемами в управлінні бізнес-процесами й звернулася до нас по допомогу у впровадженні CRM-системи для систематизації роботи та підвищення ефективності операцій.

Вихідні дані (ситуація ДО звернення)

Поточний стан бізнес-процесів

Компанія активно розвивалася і виникла потреба у систематизації процесів. Збільшення кількості клієнтів і постачальників зробило ручний облік неефективним: важливо було фіксувати товари з прив’язкою до конкретного постачальника, коректно відстежувати рух по складу й контролювати залишки. Виникали труднощі з веденням замовлень, конвертацією при оформленні угод, а також з гнучкістю роботи з полями в замовленнях — була необхідність враховувати додаткові витрати, пов’язані з доставкою й податками.

Крім того, співробітники відзначали складність у пошуку даних та формуванні аналітики. Було запитано зручні інструменти для фільтрації й аналізу інформації, а також єдиний підхід до фіксації угод, щоб уникнути помилок і дублювання даних.

Продажі будувалися через аутрич-канали: виставки, пошук і прямі контакти. Комунікації велись через різні канали — електронну пошту, телефон, WhatsApp, а для роботи з китайськими постачальниками використовувався також WeChat. Угоди мали тривалий цикл (до пів року і більше) і включали складний багатоетапний процес: обмін специфікаціями, розрахунок логістики, пересилку зразків, оформлення сертифікатів і документів, супровід до доставки готової продукції клієнту.

Завдання проєкту

Після комплексного аудиту бізнес-процесів клієнта ми провели серію робочих зустрічей, на яких детально розібрали весь операційний цикл: від надходження замовлення від клієнта до списання товару зі складу. Ми виокремили основні блоки діяльності — роботу з клієнтами, взаємодію з постачальниками, облік товарів, процес оформлення замовлення та контроль логістики. На основі зібраної інформації була складена детальна карта бізнес-процесів із прив’язкою до сутностей CRM.

Головне завдання проєкту — створення інтегрованої системи управління, яка забезпечує точний облік товарів із прив’язкою до постачальників, автоматизоване управління складськими залишками та прозоре відстеження всіх етапів угоди — від замовлення до поставки.

Підзавдання:

• Розробка оптимальної моделі обліку товарів із прив’язкою до постачальників
  
• Налаштування автоматизованого складського обліку через систему замовлень
  
• Створення гнучких інструментів для роботи з додатковими полями та витратами
  
• Впровадження системи фільтрації та аналітики для швидкого пошуку даних
  
• Навчання команди роботі з новою системою
  

На скріншотах представлені приклади фіксації бізнес-процесів. У клієнта вони були описані через регламенти і таблиці. А ми склали карту, як це буде працювати в CRM системі.

Виконані роботи

Етап 1: Аналіз і вибір моделі обліку товарів

Було розглянуто два варіанти:

• Загальний товар із варіаціями постачальників — один товар із різними джерелами поставки в картці. Це скорочувало кількість карток, але створювало проблеми з точним списанням.
  
• Окремі картки для кожного постачальника — індивідуальна картка товару для кожного постачальника з точним контролем залишків.
  

Рішення: обрано другий варіант — модель «один постачальник — один SKU». Це гарантувало коректне списання залишків і виключало плутанину.

Скріншот демонстрація карток товару під різних постачальників.

Етап 2: Налаштування системи замовлень і складського обліку

Ми розробили кілька варіантів, клієнт обрав фіксацію товарів окремо для кожного постачальника. Це забезпечило прозорість обліку й спростило аналітику — стало можливим відстежувати не лише загальний обсяг продажів, а й розподіл по кожному постачальнику.

Реалізація:

• для продажів — замовлення на продаж із автоматичним списанням товарів;
  
• для закупівель — замовлення на купівлю з автоматичним надходженням товарів;
  
• інтеграція складського обліку в логіку системи без додаткових доопрацювань.

Скріншот демонстрація фільтрації за полями, сутностями:

Підсумкове рішення: В ході обговорення було обрано другий варіант — фіксувати товари окремо для кожного постачальника. Це дозволило гарантувати коректне списання залишків і виключити плутанину в обліку. Такий підхід також спростив подальшу аналітику: тепер стало можливим відстежувати не тільки загальний обсяг продажів, але і розподіл по кожному з постачальників.

Запит клієнта: додатково прозвучало питання щодо роботи замовлень і складського обліку. Потрібно було зрозуміти, як буде фіксуватися рух товару при купівлі та продажу.

Етап 3: Створення гнучкої системи полів і розрахунків

Використано комбінований підхід:

• системні поля для ключових фінансових показників;
  
• кастомні поля для додаткових витрат (доставка, податки);
  
• збереження коректності розрахунків при максимальній гнучкості.
  

Скріншоти демонстрації створення замовлення на покупку та автоматичного додавання товарів, що є в наявності.

Етап 4: Тестування рішень

Після налаштування всіх компонентів системи було проведено комплексний етап тестування:

Створення тестового середовища:

• Налаштування тестових угод з прив’язаними сутностями для перевірки всіх бізнес-процесів
• Створення тестових карток товарів від різних постачальників для валідації обраної моделі обліку
• Перевірка коректності автоматичного списання та поповнення товарів через систему замовлень

Практичне тестування:

• Демонстрація роботи з картками товарів та їх параметрами
• Перевірка функціонування замовлень на продаж і купівлю з автоматичним рухом товарів
• Тестування системи фільтрації та пошуку даних за різними критеріями
• Валідація роботи користувацьких полів і формул для розрахунку додаткових витрат
• На основі результатів тестування були внесені фінальні коригування в налаштування системи для забезпечення повної відповідності роботі компанії.

Приклад тестової угоди

Етап 5: Навчання персоналу

• Серія зустрічей для пояснення логіки роботи системи
  
• Підготовка регламенту з використання CRM
  
• Консультації та відповіді на питання співробітників
  

Результат: команда швидко освоїла нову систему й отримала чітке розуміння процесів.

Складнощі у роботі з проєктом

Проблеми:

• Вибір моделі обліку товарів — баланс між простотою управління та точністю
  
• Інтеграція додаткових полів — потреба враховувати логістичні витрати без порушення системних розрахунків
  

Рішення:

• детальний аналіз наслідків кожного варіанту з демонстрацією прикладів;
  
• розробка гібридного підходу для роботи з полями.
  

Результати впровадження CRM-системи

Систематизація обліку:

• Впроваджена модель «один постачальник — один SKU» для повної прозорості складських операцій
  
• Автоматизовано рух товарів через систему замовлень на продаж і купівлю
  
• Створені інструменти швидкого порівняння цін і строків між постачальниками
  

Покращення операційних процесів:

• Значне зниження кількості ручних помилок в обліку
  
• Прискорення пошуку даних завдяки налаштованим фільтрам і поданням
  
• Підвищення швидкості підготовки комерційних пропозицій
  

Управлінська ефективність:

• Керівництво отримало єдиний простір для моніторингу статусів угод за воронкою
  
• Впроваджена система прийняття рішень на основі актуальних даних по залишках і маржинальності
  
• Створено централізоване управління номенклатурою, постачальниками і логістичними процесами
  

---

Висновки та підсумки

Успіх впровадження CRM у компаніях із міжнародними постачаннями критично залежить від правильного вибору моделі обліку товарів на початковому етапі. Гібридний підхід до налаштування полів дозволяє зберегти системну функціональність при задоволенні специфічних потреб бізнесу.

Впроваджена система створила масштабовану основу для подальшого зростання компанії на міжнародних ринках. Автоматизовані процеси обліку та аналітики дозволять ефективно управляти зростаючим обсягом операцій без пропорційного зростання адміністративних витрат.

Компанія отримала повний контроль над складськими операціями, прозору систему відстеження угод і інструменти для прийняття управлінських рішень на основі актуальних даних. Впроваджене рішення забезпечило операційну готовність до масштабування бізнесу.

Хочете підвищити ефективність роботи вашої компанії та досягти аналогічних результатів?

Компанія CRM EXPERTS — ваш надійний партнер у світі CRM-систем. Для цього залишайте заявку на сайті crmexperts.ua або пишіть нам у месенджери. Запишіться на безкоштовну консультацію, і наші фахівці обов’язково допоможуть вам із вашим питанням🤩