Цей кейс — вже другий спільний проект із нашим клієнтом, одним із провідних системних інтеграторів України, що працює з корпоративним сектором і великим бізнесом.
Компанія реалізує комплексні IT-проекти: від аудиту та проєктування інфраструктури до впровадження, супроводу й масштабування рішень. Серед клієнтів компанії — Monobank, Аптека АНЦ, Prozorro.Sale та Preply.
Перший спільний кейс із цим клієнтом ви можете переглянути за посиланням: Автоматизація погодження корпоративних IT-проектів у Zoho CRM
Після успішної реалізації попереднього проекту клієнт повторно звернувся до нас уже з новим завданням — автоматизацією платежів.
Компанія працює з великою кількістю корпоративних процесів, де критично важливі швидкість обробки запитів, прозорість роботи команд і контроль фінансових операцій. Тому клієнту важливо вибудувати зрозумілий і стабільний процес роботи з оплатами всередині CRM-системи. Оскільки ми є надійним бізнес-партнером, а не просто підрядником, то охоче взялися за це цікаве завдання.
Проблематика бізнесу
Основна проблема компанії полягала у відсутності автоматичного контролю оплат усередині CRM-системи.
Значна частина роботи виконувалася вручну: бухгалтерії доводилося самостійно перевіряти надходження оплат, а менеджерам — витрачати час на нагадування клієнтам і постійну синхронізацію даних між відділами.
Інформація про заплановані платежі зберігалася в коментарях, таблицях і внутрішніх нотатках. Через це співробітники витрачали великий обсяг часу на пошук інформації по оплатах, перевірку статусів і звірку даних між угодами.
Додатково будь-які зміни умов договору вимагали ручного перерахунку платежів і повторного внесення інформації в систему.
На практиці виникали ситуації, коли компанія продовжувала надавати послуги клієнту, хоча оплата за договором фактично не надійшла. При цьому самі клієнти також стикалися з незручностями: могли отримувати повторні нагадування про оплату або не отримувати їх взагалі, а потім дізнаватися, що не внесли оплату за роботу.
Проблеми, до яких призвів такий формат роботи:
- компанія втрачала прибуток через відсутність прозорого контролю оплат
- виникала плутанина між відділами
- співробітники витрачали великий обсяг часу на ручну перевірку платежів — до 10 хвилин на кожного клієнта
- ускладнювалося фінансове планування через недостатній оборот коштів
- збільшувалося відставання від плану продажів
- знижувалася якість клієнтського сервісу через несистемну роботу з оплатами
Фактично команда витрачала ресурси двох відділів не на розвиток проектів і роботу з клієнтами, а на постійну ручну перевірку та контроль фінансових процесів усередині компанії. А також були незадоволені клієнти, які йшли до конкурентів.
Завдання проекту
Головна мета проекту полягала в тому, щоб виключити ручну працю співробітників у питанні оплат. Вибудувати систематизований контроль платежів усередині CRM, який ґрунтуватиметься на тригерах.
Необхідно було створити єдину систему, в якій співробітники зможуть:
- бачити актуальний статус оплат по кожній угоді
- автоматично формувати графіки платежів
- контролювати заплановані та фактичні надходження
- швидко вносити зміни в умови оплати без ручного перерахунку
- отримати зрозумілу структуру роботи всередині CRM без таблиць, коментарів і постійних уточнень між відділами
Завданням також стало зниження навантаження на бухгалтерію та менеджерів, оскільки компанія втрачала ресурси й фінанси через такий підхід у роботі.
Що ми зробили на проекті
Проведення аудиту бізнес-процесів і складання схеми автоматизації оплат усередині CRM
Роботу над проектом ми розпочали з проведення серії зустрічей із керівниками компанії та ключовими співробітниками, які беруть участь у процесі роботи з договорами, оплатами та супроводом клієнтів.
На цьому етапі ми детально розібрали, як компанія працює з платежами зараз, де виникають основні втрати часу, які дії співробітники виконують вручну і які проблеми створює відсутність централізованої системи контролю оплат.
Після аудиту ми склали нову схему бізнес-процесу та визначили, як має виглядати ідеальний процес роботи з оплатами всередині CRM-системи. Окремо погодили:
- логіку формування графіків оплат
- сценарії роботи з регулярними платежами
- правила внесення змін до платіжних етапів
- ролі співробітників у процесі роботи
- структуру контролю оплат усередині CRM
Головне завдання такого опису бізнес-процесу — прибрати зайві дії, щоб не переносити їх у систему, і тим самим скоротити час на роботу з цим завданням без втрати якості реалізації.
Автоматизація формування та управління оплатами всередині Zoho CRM
Після погодження бізнес-процесів ми приступили до реалізації системи автоматичного формування та управління оплатами всередині Zoho CRM.
Основою рішення стало налаштування окремого етапу всередині Blueprint-процесу угоди. При переході угоди на необхідну стадію система автоматично запускала процес генерації платежів і запитувала у користувача обов’язкові параметри для формування графіка оплат.
Для реалізації логіки ми використали Blueprint, автоматизації, кастомні сценарії та Subform усередині Zoho CRM. Це дозволило вибудувати централізовану систему управління оплатами прямо всередині угоди без використання сторонніх таблиць або ручного контролю з боку співробітників.
Під час виконання дії Blueprint користувач заповнює необхідні дані: тип платежу (разовий або рекурентний), бюджети, маржинальність, кількість платежів, періодичність, дати початку та закінчення, а також додаткові параметри, що впливають на структуру графіка.
На підставі введених даних система автоматично розраховує необхідну кількість платежів і формує записи всередині Subform, вбудованої в картку угоди. Якщо обрано одноразовий сценарій оплати — створюється один запис. Якщо обрано рекурентний формат (формат підписки) — система автоматично розбиває суму на необхідну кількість періодів з урахуванням заданих параметрів.
Додатково була реалізована можливість ручного управління платежами безпосередньо всередині форми. Користувачі можуть змінювати суми, дати, статуси оплат, додавати нові платежі, видаляти зайві записи, розділяти оплати та адаптувати графік під реальні зміни в проекті.
Для забезпечення гнучкості бізнес-процесу була реалізована окрема кнопка повторної генерації платежів. Якщо частина оплат ще не була проведена або потрібно змінити структуру графіка, користувач може запустити повторне формування платежів без необхідності повністю перестворювати угоду.
При цьому система враховує вже оплачені платежі та запобігає їх повторному створенню, що дозволяє безпечно перебудовувати графік без втрати історичних даних.
Окрему увагу було приділено аналітиці та підсумковим розрахункам. Всі дані з форми автоматично підсумовуються всередині угоди, дозволяючи співробітникам бачити загальну фінансову картину: заплановані надходження, суми оплат, залишки та статуси виконання зобов’язань.
Додатково інформація стала доступна у звітах CRM, що дозволило використовувати дані для фінансової аналітики, контролю прогнозів і оцінки ефективності проектів.
Результати проекту
Одним із головних змін стало практично повне виключення ручної роботи при контролі оплат. Раніше співробітники бухгалтерії могли витрачати по 10–15 хвилин лише на те, щоб з’ясувати, чи оплатив клієнт послугу, — перевіряючи коментарі, таблиці та переписки між відділами. Після впровадження контролю за оплатами в CRM уся інформація по оплатах, графіках і статусах тепер оновлюється автоматично.
Менеджери отримали можливість швидко формувати інвойси та контролювати оплати прямо всередині угоди без постійної взаємодії з бухгалтерією. Всі платежі автоматично відстежуються CRM, а система сповіщень допомагає менеджерам вчасно нагадувати клієнтам про оплати.
Додатково компанії вдалося повністю усунути внутрішню плутанину між відділами. Команда більше не витрачає час на з’ясування, хто надіслав оплату, хто перевірив платіж, чому гроші не надійшли або на якому етапі знаходиться конкретний договір. Всі процеси стали прозорими та фіксуються всередині єдиної системи.
Окремо змінився підхід компанії до фінансового планування. Керівництво тепер бачить:
- скільки коштів вже надійшло
- які оплати очікуються в майбутньому
- по яких проектах є затримки
- який обсяг грошових надходжень компанія отримає в конкретний період
Це дозволило значно точніше управляти фінансами компанії, прогнозувати виконання плану продажів і швидше приймати управлінські рішення на основі реальних даних, а не ручних звірок між відділами.
Завдяки новій системі контролю оплат менеджери стали ефективніше працювати з клієнтами та практично повністю закривати план продажів, оскільки команда отримала зрозумілий і прогнозований процес роботи з фінансами.
Додатковою перевагою стало підвищення якості клієнтського сервісу. Клієнти перестали отримувати повторні або несвоєчасні нагадування про оплати, а сама робота з фінансовими питаннями стала більш зрозумілою та системною. Це безпосередньо вплинуло на рівень довіри до компанії та якість взаємодії з клієнтами.
У результаті компанія з нашою допомогою змогла реалізувати новий підхід до управління фінансовими процесами.
Хочете вдосконалити свої бізнес-процеси?
Компанія CRM EXPERTS — ваш надійний партнер у світі CRM-систем. Для цього залишайте заявку на сайті crmexperts24.com або пишіть нам у месенджери. Запишіться на безкоштовну консультацію, і наші фахівці обов’язково допоможуть вам розв’язати всі питання 😎
