Впровадження Pipedrive для волонтерської компанії

Впровадження Pipedrive для волонтерської компанії

Наступний кейс буде не про виведення метрик або оптимізацію бізнес-процесів, а про скоординовану роботу в команді та повне взаєморозуміння між виконавцем і замовником.

В компанію CRM EXPERTS звернулась власниця компанії з чіткими вимогами до системи. Через особливості діяльності волонтерів головним показником залишаються швидкість надання та якість виконання допомоги. Для цього компанії була необхідна зручна система обліку та взаємодії із запитами.

Після двох зустрічей з опису та зняття бізнес-процесів команда CRM EXPERTS виявила такі потреби, які потрібно реалізувати в системі:

Контроль розподілу допомоги

• Попит тривалий час залишається високим.
• З однієї бригади могли надходити кілька однакових запитів, але в комплектацію потрібно було відправити лише одну одиницю.
• Було необхідне автоматичне занесення контактів в один запит за параметрами.

Пріоритезація допомоги

• Більша частина коштів спрямовувалася на конкретну роту або батальйон.
• Потрібна автоматична система розподілу коштів по запитах.

Контроль за виконанням

• Замовник може довго не виходити на зв’язок.
• При роботі з військовими будь-яка можливість підтвердити отримання обладнання має велике значення.
• Потрібен контроль за отриманням зворотного зв’язку.

Завдання

• Базово налаштувати систему: воронки та поля
• Провести автоматичний контроль отримання та розподілу коштів
• Налаштувати пріоритети допомоги за параметрами запиту та кількістю реалізованих запитів для кожної бригади
• Окремо налаштувати етапи взяття зворотного зв’язку
• Налаштувати виведення аналітики в системі

Проведені налаштування

Розробили та впровадили воронку, яка відображає всі ключові етапи компанії

• На перших етапах функціонування волонтерської компанії було важко слідкувати за процесами.
• Неможливо було порахувати кількість вхідних та реалізованих запитів.
• Тепер вся інформація структурована: кожен волонтер може дізнатися все необхідне про потрібний контакт у картці.
• Волонтери більше не відволікаються на пошук інформації та оновлення статусу запиту.
• Реалізовано пріоритетність допомоги: закріплені коштами запити просуваються швидше за інші.
• Завдяки контролю кожна дія менеджера за замовчуванням підзвітна.

Впровадили логіку отримання та розподілу коштів

• Цільові кошти надсилаються конкретному батальйону/роті на конкретні потреби.
• Нагадування та скрипт виключають помилки при закупівлі.

Налаштований контроль взяття зворотного зв’язку

• При переході на етап або затримці більше встановленого часу менеджеру автоматично ставиться задача.
• Жоден запит не залишається без уваги.

Налаштували виведення аналітики в системі

• Інформація виводиться в окремому розділі аналітики.
• Кожен волонтер може переглянути власні показники.
• Волонтери можуть скоригувати роботу, порівнюючи показники з іншими.

Результати

• Всі налаштування проведені за три тижні з моменту знайомства з командою.
• Базова настройка та автоматизація забезпечили повний контроль над процесом: від надходження заявки до реалізації та зворотного зв’язку.
• Виведена аналітика дозволяє кожному волонтеру бачити власні результати та порівнювати їх з показниками інших, стимулюючи працювати ефективніше.

Хочете оптимізувати роботу компанії завдяки впровадженню CRM-системи?

Компанія CRM EXPERTS — ваш надійний партнер у світі CRM-систем. Для цього залишайте заявку на сайті crmexperts.ua або пишіть нам у месенджери. Запишіться на безкоштовну консультацію, і наші фахівці обов’язково допоможуть вам вирішити всі питання 😎