Часто CRM – це не лише про ведення продажів. Менеджери хочуть бачити своїх клієнтів і замовлення, закріплені за ними. Але коли йдеться про складний процес створення скляних виробів на замовлення, клієнт хоче знати кожен етап виконання. Тому важливо створити систему, де буде налагоджена комунікація між клієнтом, менеджером, майстром і складським працівником. Наш клієнт звернувся із запитом підбору CRM-системи, де всі ці взаємодії, якщо не будуть повністю автоматизовані, то оптимізовані до найдрібніших деталей. Після аналізу бізнес-процесу команда CRM EXPERTS запропонувала оптимальне рішення – налаштування та впровадження KeyCRM. Система має найкращий на ринку набір інструментів для комунікації з клієнтом, ведення складського обліку та оптимізації внутрішніх процесів.
План робіт
Базова настройка системи включала:
- Налаштування воронок первинної обробки та виконання замовлення
- Впровадження логіки автопостановки задач
- Налаштування контролю перебування замовлення в статусі
- Налаштування тегів і автоматичної їх простановки для сегментації клієнтів
- Налаштування шаблонів експорту замовлень
- Налаштування шаблонів швидких повідомлень
- Інтеграція всіх необхідних каналів комунікацій
- Підключення Пром
- Інтеграція з ПриватБізнес
- Глибока настройка виробничих статусів та складського обліку
- Заведення користувачів у систему та налаштування їхніх прав
- Налаштування шаблону для генерації документів
Проведені роботи
Базове налаштування воронок для роботи з клієнтами:
- Весь процес від першого контакту або заявки до створення та установки входить у дві воронки
- База клієнтів систематизована, що покращує роботу менеджерів і розуміння ситуації для керівників
Чому процес розбито на дві частини:
- Бізнес-процес клієнта складається з двох частин: продаж і реалізація
- Система має два типи воронок – менеджери розділяють роботу на проведення продажу та контроль реалізації
- Керівник може відстежувати конверсію на кожному етапі
Налаштування логіки автоматичної постановки задач:
- При переході на етап система сама ставить задачу до виконання і контролює її виконання
- Менеджер працює з одного вікна розділу задач, де є вся інформація для якісного виконання
Контроль перебування замовлення у статусі:
- Система сигналізує, якщо замовлення стоїть на етапі занадто довго
- Допомагає менеджеру не пропускати переходи між етапами
- Керівник отримує сигнал про необхідність втручання
Налаштування тегів для сегментації клієнтів:
- Теги допомагають менеджерам орієнтуватися в замовленнях
- Керівники відстежують кількість запитів від різних сегментів
- Менеджер ефективніше працює з клієнтами, а керівник може налаштовувати рекламу під цільову аудиторію
Шаблони експорту замовлень:
- Для щотижневої звітності бухгалтер використовує готовий паттерн у Excel
- Оптимізована експортна форма дозволяє створити звіт в кілька кліків
Шаблони повідомлень для швидкої відповіді:
- Менеджер у чаті з клієнтом натискає дві кнопки замість ручного набору всіх питань
- Це економить до 300% часу менеджера
Інтеграція всіх каналів комунікації:
- Всі повідомлення та дзвінки фіксуються в системі
- Кожен коментар закріплюється за конкретним клієнтом
- Невідповідь позначається у списку чату менеджера
Інтеграція з Пром:
- Замовлення з цього джерела автоматично генеруються в системі
- Менеджер працює з одного вікна без зайвої “біганини” за інформацією
Інтеграція з ПриватБізнес:
- Оплати підтягуються до замовлення
- Статус замовлення оновлюється автоматично: «Оплачено повністю», «Оплачено частково», «Не оплачено»
- Контроль кожного замовлення стає набагато простішим
Облік товарів і виробничі статуси:
- Вся лінійка готових товарів і витратних матеріалів внесена в систему
- За кожним замовленням закріплена кількість матеріалів
- Майстер завжди бачить актуальні залишки на складі
Заведення користувачів у систему та налаштування прав:
- Розмежування прав користувачів дозволяє контролювати роботу менеджера, майстра і бухгалтера
- Зони відповідальності чітко розподілені
Шаблони для генерації документів:
- Шаблони містять умови, що коригують ціну залежно від сегмента покупця, складності робіт і кількості витрачених матеріалів
Результат
- Готова до використання, повністю налаштована система
- Складна комунікація між замовником, менеджером, майстром і складським працівником більше не проблема – всі дії координуються з одного вікна
- Система самостійно відстежує всі зміни статусів замовлення та сигналізує менеджеру при необхідності
- Менеджер не витрачає час на перевірку кожного клієнта та може обробляти більше замовлень
Хочете оптимізувати роботу компанії завдяки впровадженню CRM-системи?
Компанія CRM EXPERTS — ваш надійний партнер у світі CRM-систем. Для цього залишайте заявку на сайті crmexperts.ua або пишіть нам у месенджери. Запишіться на безкоштовну консультацію, і наші фахівці обов’язково допоможуть вам вирішити всі питання 😎
