Впровадження Key CRM для виробника агротехніки

До нас звернулася виробнича компанія, яка виготовляє техніку та обладнання для сільського господарства — тракторні причепи, сівалки, культиватори та інші машини для фермерів.

Ситуація була така: компанія зростала, замовлень ставало більше, але весь облік вівся у звичайних таблицях. Менеджери не встигали обробляти всі замовлення, частина губилася, а клієнти скаржилися на повільну доставку. Потрібно було терміново навести лад.

Вихідні дані

• Увесь облік клієнтів і продажів вівся у таблицях — ручне введення кожного рядка, постійний ризик помилок
• Менеджери витрачали до 70% робочого часу на заповнення таблиць, пошук інформації та ручну обробку замовлень
• 9 із 12 менеджерів скаржилися, що таблиці гальмують роботу й у них легко заплутатися
• Не було єдиної системи відстеження замовлень — менеджер міг забути про замовлення або втратити його у таблиці
• Клієнти писали через різні канали: сайт, Viber, Telegram, пошту, Instagram, Facebook — усе це оброблялося окремо
• Через відсутність інтеграції з телефонією втрачалося близько 25% вхідних дзвінків у години пік
• Кожне замовлення створювалося вручну — від 20 до 30 хвилин на оформлення
• Не було зв’язку з логістичними службами — менеджери вручну телефонували до служби доставки, дізнавалися статус і потім вручну повідомляли клієнта
• Близько 30% клієнтів скаржилися на відсутність інформації про доставку їхньої техніки

Виробництво сільгосптехніки — це B2B-бізнес із великими чеками та вимогливими клієнтами. Коли фермер купує техніку за тисячі доларів, він очікує професійного сервісу. Затримка інформації, загублене замовлення, невідомо, де знаходиться товар — і клієнт іде до конкурентів. А коли менеджери 70% часу витрачають на таблиці, вони фізично не можуть обробити більше замовлень. Компанія вперлася у стелю й почала втрачати репутацію.

Завдання проєкту

Ми провели комплексний аудит бізнес-процесів компанії: як надходять заявки, як обробляються замовлення, як проходить виробництво, як організована логістика. Проаналізували, де втрачається час, де виникають помилки, які процеси можна автоматизувати.

Мета — створити систему управління від першої заявки до доставки готової техніки клієнту, де всі процеси автоматизовані, нічого не губиться, а клієнт завжди знає статус свого замовлення.

Список робіт

• Налаштувати воронки для різних процесів: продаж, сервісне обслуговування, логістика
• Підключити всі джерела заявок із сайту
• Інтегрувати всі канали комунікації в одне вікно
• Автоматизувати створення замовлень
• Підключити телефонію для обробки дзвінків
• Інтегрувати логістичні служби для відстеження доставки
• Перенести всі існуючі бази клієнтів і товарів
• Навчити команду працювати в новій системі

Чому це важливо: без автоматизації виробничий бізнес не може зростати. Кожне нове замовлення — це додаткове навантаження на менеджерів. А коли система працює автоматично, можна обробляти у кілька разів більше замовлень тією ж командою.

Що робили

Етап 1: Налаштування воронок

• Створили окремі воронки для різних процесів: продаж нової техніки, сервісне обслуговування, логістика та доставка
• Кожна воронка налаштована під свою специфіку
• Визначили етапи та контрольні точки

Етап 2: Підключення джерел заявок

Етап 3: Інтеграція каналів комунікації

• Підключили кілька номерів Viber для різних відділів
• Інтегрували Telegram для оперативного зв’язку
• Підключили корпоративну пошту
• Інтегрували Instagram та Facebook для роботи із заявками із соцмереж
• Підключили сервіс для SMS-розсилок
• Додали онлайн-чат підтримки
• Усе спілкування тепер в одному місці

Етап 4: Підключення телефонії

• Інтегрували телефонію
• Налаштували автоматичну фіксацію дзвінків
• Тепер не втрачається жоден вхідний дзвінок

Етап 5: Автоматизація замовлень і логістики

• Налаштували автоматичне створення замовлення після успішного продажу
• Інтегрували логістичні служби (Нова Пошта, Deliveri)
• Тепер система автоматично відстежує відправлення й повідомляє клієнтів

Етап 6: Перенесення даних і навчання

• Імпортували наявні бази покупців і товарів
• Перевірили коректність перенесення
• Навчили команду працювати в новій системі

Складнощі

• Великий обсяг розрізнених даних у таблицях — потрібно було перенести роки напрацювань без втрат
  Як вирішили: ретельно очистили, структурували й імпортували дані з перевіркою коректності
• Багато різних каналів комунікації — потрібно було інтегрувати понад 7 каналів в одну систему
  Як вирішили: підключали кожен канал поетапно, тестували, налаштовували правильну маршрутизацію
• Інтеграція з логістичними службами — потрібен був двосторонній обмін даними для відстеження посилок
  Як вирішили: налаштували автоматичне оновлення статусів доставки та повідомлення клієнтів
• Перехід команди на нову систему роботи — звикли до таблиць
  Як вирішили: показали, наскільки швидше та зручніше стало працювати, провели детальне навчання

Результати

Ми зібрали всі процеси в єдину систему — від заявки до доставки техніки клієнту.
Час обробки замовлення скоротився з 25 хвилин до 3 завдяки автоматизації.
Менеджери звільнили 60% робочого часу — раніше заповнювали таблиці, тепер займаються клієнтами.
Інтеграція телефонії виключила втрату дзвінків — обробляється 100% вхідних.
Автоматичне відстеження доставки та повідомлення клієнтів прибрало 90% запитань «де моя техніка?».

Якщо порахувати вигоду:
раніше 12 менеджерів витрачали 70% часу на рутину, тепер лише 10%.
Звільнили 60% часу — це як найняти ще 7 менеджерів без додаткових витрат на зарплати.

Середній чек продажу сільгосптехніки — $15 000.
Один менеджер обробляє 15 замовлень на місяць.
Тепер ті самі 12 менеджерів можуть обробити не 180, а 300 замовлень (на 67% більше).

Плюс раніше втрачали 25% дзвінків і 15% заявок через повільну обробку.

Якісні покращення:

• Усі процеси в одній системі — від заявки до доставки
• Жодне замовлення не губиться — автоматичне відстеження
• Клієнти завжди знають статус доставки — автоматичні повідомлення
• Менеджери не вигорають на рутині — займаються продажами
• Керівництво бачить повну картину бізнесу в реальному часі
• Репутація покращилася — клієнти задоволені сервісом

Висновки та підсумки

Для виробничого бізнесу таблиці — не вихід.
Коли йдеться про великі замовлення та складну логістику, потрібна повноцінна система.

Для цієї компанії автоматизація стала проривом.
Раніше вони впиралися у стелю — більше замовлень фізично не обробити.
Тепер можуть масштабуватися без хаосу.
А головне — клієнти задоволені, бо отримують професійний сервіс.

За рік додатковий дохід може сягнути близько 27 мільйонів доларів при поточних темпах.
І це — без розширення виробництва, лише завдяки ефективному управлінню замовленнями.

Втомилися від того, що ваші менеджери втрачають заявки? Ми допоможемо усунути цю проблему.

Компанія CRM EXPERTS — ваш надійний партнер у світі CRM-систем. Для цього залишайте заявку на сайті crmexperts24.com або пишіть нам у месенджери. Запишіться на безкоштовну консультацію, і наші фахівці обов’язково допоможуть вам вирішити всі питання 😎