Впровадження Key CRM для магазину одягу з власним виробництвом

До нас звернувся власник магазину одягу, який продає готові речі та шиє одяг під замовлення. Працюють і з роздрібними, і з гуртовими покупцями. Беруться за індивідуальні замовлення.

Ситуація наступна: продажі ростуть, але весь облік вівся в таблицях і документах. Менеджери продавали те, чого немає на складі, клієнти злилися через затримки та писали негативні відгуки. А власник не розумів, скільки клієнтів упускає.

І ось коли компанія уперлася в стелю, було прийнято рішення впровадити CRM систему.

Початкові данні

• Весь облік залишків тканини та фурнітури вівся в таблицях вручну — дані часто не збігалися з реальністю
• Менеджери продавали товар, якого немає на складі, у 40% випадків — клієнт оплачував, потім з’ясовувалося, що тканини немає
• 8 з 10 менеджерів скаржилися, що не розуміють, що є на складі, а чого немає
• Усі дані про замовлення, клієнтів, залишки зберігалися в різних таблицях і документах — пошук інформації займав до 50% робочого часу
• Втрачалися заявки з сайту — близько 20% заявок просто не оброблялися
• Не було єдиного місця для спілкування з клієнтами — листування в різних месенджерах, пошті, соцмережах
• Кожне повідомлення клієнту відправлялося вручну: «замовлення прийнято», «оплата отримана», «замовлення відправлено» — менеджери витрачали на це до 2 годин на день
• Не було зв’язку з банками — менеджери вручну звіряли платежі із замовленнями
• Створення накладної для відправки займало 15-20 хвилин — потрібно було заходити на сайт пошти, заповнювати дані
• Власник не бачив реальних цифр: скільки продали, скільки заробили, скільки втратили — звіти збиралися вручну тижнями
• Неможливо було контролювати роботу менеджерів — хто що робив, незрозуміло

Коли продаєш те, чого немає на складі, клієнти розчаровуються і більше не повертаються. Коли втрачаються заявки з сайту, втрачаються гроші. Коли менеджери половину дня шукають інформацію та вручну відправляють повідомлення, вони не можуть продавати. А коли власник не бачить цифр, він не може керувати бізнесом — працює наосліп.

Завдання проєкту

Ми провели детальний аналіз процесів компанії: як надходять замовлення, як йде пошиття, як ведеться склад тканини та фурнітури, як спілкуються з клієнтами, як обробляються платежі. Виявили критичні точки, де втрачається час і гроші.

Головне завдання: з’єднати склад і виробництво. Щоб у системі точно були видні залишки на складі, нічого не втрачається, всі процеси автоматизовані, а власник бачить повну картину бізнесу в цифрах.

Що потрібно було зробити:

• Налаштувати воронку для обробки заявок і систему відстеження замовлень
• Під’єднати автоматичний збір заявок з сайту
• Інтегрувати всі канали комунікації в одне вікно
• Створити правильний облік залишків тканини та фурнітури з автоматичним резервуванням
• Під’єднати логістику для швидкого створення накладних
• Інтегрувати банки для автоматичної прив’язки платежів
• Налаштувати систему фіскалізації для роботи з податковою
• Автоматизувати повідомлення клієнтам
• Налаштувати автоматичну аналітику для власника

Процес роботи

Етап 1: Впровадження системи, налаштування воронок і замовлень

• Створили воронку для обробки та кваліфікації заявок
• Налаштували розділ замовлень під процеси клієнта
• Тепер видно статус кожного замовлення та загальну картину активних замовлень

Етап 2: Підключення джерел заявок

• Інтегрували форми з сайту
• Налаштували автоматичне створення заявок
• Підключили Instagram і Facebook для прийняття замовлень із соцмереж
• Усі заявки тепер потрапляють у систему автоматично

Етап 3: Створення правильного обліку залишків

• Імпортували всю номенклатуру товарів і послуг
• Налаштували автоматичне резервування товару при оформленні замовлення
• Налаштували автоматичне списання після отримання посилки клієнтом
• Тепер менеджер бачить реальні залишки, не може продати те, чого немає

Як виглядає склад

Етап 4: Інтеграція логістики

• Приєднали службу доставки
• Налаштували створення накладних прямо з системи — одна кнопка замість 20 хвилин роботи
• Система автоматично відстежує статус посилки та оновлює статус замовлення

Етап 5: Інтеграція банків і фіскалізації

• Підключили два банки
• Налаштували автоматичну прив’язку платежів до замовлень
• Інтегрували систему фіскалізації для роботи з податковою
• Можна фіскалізувати оплати прямо з системи автоматично або вручну

Етап 6: Автоматизація комунікацій

Налаштували автоматичні повідомлення клієнтам на всіх етапах:

• Замовлення прийнято в роботу
• Оплата отримана
• Замовлення відправлено (з номером накладної)
• Нагадування про закінчення зберігання на пошті
• Відправка фіскального чека після отримання

Налаштували автоматичне створення завдань при затримці замовлення.

Менеджери більше не витрачають час на рутинні повідомлення.

Етап 7: Налаштування аналітики

• Налаштували систему звітів по виграних і програних угодах
• Налаштували відстеження прибутку та збитків
• Створили систему контролю роботи менеджерів
• Власник тепер бачить усі цифри в реальному часі

Етап 8: Навчання персоналу

Провели комплексне навчання команди роботі з новою системою, показали всі можливості та переваги автоматизації.

Складнощі та їх подолання

Проблема: Різні дані про залишки — за роки роботи в таблицях накопичилася купа невідповідностей
Як вирішили: Провели повну інвентаризацію, створили правильну базу з нуля, налаштували автоматичне управління залишками

Проблема: Інтеграція двох систем фіскалізації одночасно — у компанії два кабінети для різних точок
Як вирішили: Налаштували роботу з обома кабінетами, можна фіскалізувати з будь-якого

Проблема: Складний ланцюжок повідомлень — потрібно відправляти різні повідомлення на різних етапах
Як вирішили: Налаштували систему тригерів, яка автоматично відправляє потрібні повідомлення в потрібний час

Проблема: Перехід команди на нову систему роботи — звикли до таблиць
Як вирішили: Показали, що тепер не потрібно гадати, чи є товар, і витрачати час на рутину — все робиться автоматично

Результати

Створили єдину систему з точним обліком залишків — продажі товару, якого немає на складі, скоротилися з 40% до нуля. Час на пошук інформації зменшився з 50% робочого дня до 5 хвилин на запит. Створення накладної для відправки займає тепер 30 секунд замість 20 хвилин. Автоматичні повідомлення клієнтам звільнили 2 години на день на кожного менеджера. Втрата заявок з сайту скоротилася з 20% до нуля — все обробляється автоматично.

Порахуємо реальну вигоду

Раніше 10 менеджерів витрачали 50% часу на пошук інформації та рутину, плюс 2 години на повідомлення клієнтам. Це 6 годин з 8-годинного дня — 75% часу на те, що може робити система.

Тепер менеджери витрачають на пошук інформації до 10 хвилин по кожному питанню.

Середній чек замовлення — 100 доларів. Один менеджер обробляє 50 замовлень на місяць. Маржа 40%. Один менеджер приносить 2,000 доларів прибутку на місяць.

Тепер ті ж 10 менеджерів можуть обробити не 500, а 800 замовлень на місяць (на 60% більше).

Плюс раніше втрачали 40% замовлень через продаж товару, якого насправді нема на складі — клієнти більше не поверталися. І 20% заявок з сайту втрачалися. Повернули хоча б половину цих клієнтів — це ще 150 замовлень на місяць × 100 доларів × 40% = 6,000 доларів на місяць (72,000 доларів на рік).

Покращення роботи команди:

• Точний облік залишків
• Усі заявки обробляються автоматично без втрат
• Клієнти отримують повідомлення одразу після оформлення замовлення
• Менеджери не вигорають, бо тепер можуть продавати, а не займатися розсилками
• Власник бачить повну картину бізнесу в реальному часі
• Система контролю роботи менеджерів
• Автоматична фіскалізація та облік платежів

Результат: компанія отримала можливість зростати далі, не втрачаючи клієнтів і не наймаючи додатковий персонал. Система стала фундаментом для масштабування бізнесу.

Втомилися від того, що у вас падають продажі?

Компанія CRM EXPERTS — ваш надійний партнер у світі CRM-систем. Для цього залишайте заявку на сайті crmexperts.ua або пишіть нам у месенджери. Запишіться на безкоштовну консультацію, і наші фахівці обов’язково допоможуть вам розв’язати всі питання 😎