Впровадження CRM Pipedrive для будівельної компанії в Румунії

Наш сьогоднішній клієнт — будівельна компанія, що працює на території Румунії.

Напрямок, в якому працює компанія: оздоблювальні та монтажні роботи на об’єктах різного рівня складності. Фірма надає послуги для приватних і комерційних замовників.

А основна її перевага на тлі конкурентів — це висока якість виконання, дотримання термінів і сучасних будівельних стандартів. Також у клієнта дуже крута команда, яка складається з досвідчених фахівців, що дозволяє реалізовувати як базові, так і комплексні проєкти з внутрішнього та зовнішнього оздоблення будівель.

Але існували проблеми, які заважали компанії розвиватися і розширювати свою клієнтську базу.Впровадження CRM Pipedrive для будівельної компанії в Румунії

Дані на початку робіт:

Картина до впровадження була стандартною для компаній, які виросли з табличок:

• Усі заявки оброблялися вручну — хтось написав у WhatsApp, хтось на пошту, хтось подзвонив. Нічого не фіксувалося в одному місці
• Втрачалося близько 40% інформації з обговорень із клієнтами
• Менеджери дуже часто не фіксували в одному місці все, про що говорили з клієнтами, це викликало негатив і роздратування, втрачалася експертність команди, через що клієнти обирали конкурентів
• Не було єдиної бази клієнтів. Повторно звертався клієнт — починали спілкування з нуля
• Керівник не бачив, хто чим займається, на якому етапі робота по кожному проекту
• Компанія працює з двома великими партнерами, але — один надсилає заявки через WhatsApp, другий через пошту з PDF-файлами. Через це замовлення втрачалися, бо не всі вчасно перевіряли пошту\месенджер
• Неможливо було порахувати, скільки заробили, які типи робіт прибутковіші, бо це ніде не фіксувалося

Коли бізнес маленький, можна тримати все в голові. Але ця компанія виросла. Без системи вони почали втрачати замовлення — менеджери просто фізично не встигали, забували відповісти. Клієнти йшли до конкурентів. А головне — керівник не розумів, де гроші, а де проблеми.

І з цієї причини компанія вирішила звернутися до нас.

Завдання проєкту

Ми провели кілька зустрічей онлайн, де детально розібрали: як у них надходять заявки, хто що робить, де втрачається інформація.

Намалювали схему всіх бізнес-процесів — від першого дзвінка клієнта до здачі об’єкта. Показали керівнику, узгодили.

Головне завдання клієнта: Зробити так, щоб жодна заявка не втрачалася, вся інформація зберігалася в одному місці, і керівник бачив повну картину бізнесу.

Що потрібно було зробити:

• Вибрати CRM, яка підходить під їхні завдання
• Під’єднати WhatsApp, щоб заявки автоматично потрапляли в систему
• Під’єднати пошту, щоб листи теж зберігалися
• Зробити окремі воронки для різних партнерів
• Налаштувати облік типів робіт і витрат
• Автоматизувати рутину — нагадування, завдання
• Зробити звіти для керівника
• Навчити команду

Без CRM компанія досягла своєї стелі у плані розвитку та масштабування.

Вони не могли взяти більше замовлень — менеджери не справлялися.

В результаті вони втрачали клієнтів — забували передзвонити, надіслати рахунок, або просто навіть не отримали заявку. А керівник приймав рішення щодо розвитку компанії навмання, спираючись на свою думку.

Процес роботи

Етап 1: Вибір системи

Спочатку дивилися одну CRM, але клієнта не влаштувало, що вона вимагає великої кількості доповнень і доробок.

В результаті зупинилися на Pipedrive, для впровадження якої потрібно було менше доробок і вона більше підходила під роботу з проєктами завдяки розділу “компанії”. В якому можна було вносити всі роботи по одній фірмі.

В доповнення ми знайшли та інтегрували перевірений сервіс TimelinesAI для зв’язку з WhatsApp. Були виконані інтеграція, налаштування, тестування та проведено навчання з користування новим інструментом.

Етап 2: Підключення комунікацій

• Підключили WhatsApp — тепер коли клієнт пише, автоматично створюється заявка в системі
• Підключили пошту — всі листи зберігаються в картку клієнта
• Вся історія спілкування тепер в одному місці

Як виглядає листування у новій системі

Етап 3: Налаштування воронок

Створили окремі воронки для кожного партнера:

• перший партнер через WhatsApp
• другий через пошту з PDF
• плюс стандартна воронка для звичайних клієнтів

Налаштували всі потрібні поля для коректного обліку заявок і проєктів.

Тепер менеджери бачать весь шлях клієнта: від запиту до здачі об’єкта.

Приклад роботи з лідами

Етап 4: Автоматизація

• Розділ обліку типів робіт: електрика, оздоблення, комплексні проєкти
• Автоматичні нагадування менеджерам — щоб нічого не забувалося
• Завдання створюються автоматично: різні сценарії для різних типів звернень
• Створили два різні воронки для кожного партнера компанії

Вид воронок у системі

Пошта на новій системі

Як виглядають задачі

Етап 5: Звіти та доступи

Налаштували звіти для керівника по:

• кількості заявок
• прибутковості проєктів
• ефективності менеджерів

Керівник бачить повну картину бізнесу в реальному часі.

Етап 6: Навчання команди

• Провели покрокові інструктажі по роботі з CRM і WhatsApp,
• Відпрацювали живі кейси, щоб співробітники одразу застосовували інструменти на практиці,
• Підготували розгорнуті регламенти з відповідями на всі питання, які виникають у команди клієнта.

Складнощі на проєкті

Що було складно:

Проблема: Довелося міняти CRM на старті — клієнт відмовився від першого варіанта через політичні моменти
Як вирішили: Швидко знайшли заміну, протестували та впровадили

Проблема: WhatsApp не підключався просто по номеру — потрібен додатковий сервіс
Як вирішили: Знайшли перевірений сервіс, який добре працює з обраною CRM

Проблема: Заявки від одного партнера приходять PDF-файлами — потрібно їх правильно обробляти
Як вирішили: Налаштували пошту так, щоб усі файли автоматично прикріплювалися до потрібної заявки

Проблема: Два партнери працюють по-різному — потрібні різні процеси
Як вирішили: Зробили окремі воронки під кожного

Результати

Тепер всі 100% заявок потрапляють в систему автоматично. Раніше менеджери витрачали половину дня на пошук інформації, тепер знаходять все за 5 хвилин. Підключили WhatsApp і пошту — всі повідомлення зберігаються автоматично. Зробили облік типів робіт — тепер видно, скільки заробили на кожному проєкті.

Раніше менеджери витрачали 4-5 годин на пошук інформації. Тепер це 10 хвилин.

Прибуток становив близько 45,000 євро на місяць. Тепер завдяки впровадженню системи прибуток на місяць виріс на 18,000 євро завдяки збільшенню кількості замовлень.

Раніше втрачали близько 30% заявок — люди писали, їм не відповідали вчасно, йшли до конкурентів. Тепер кожна заявка фіксується та обробляється. Навіть якщо повернути половину втрачених клієнтів — це ще плюс 6,750 євро на місяць (81,000 євро на рік).

До впровадження — 45,000 євро/місяць. Після впровадження — потенційно 69,750 євро/місяць. Це приріст на 55% без найму нових людей.

Поліпшення для зростання компанії

• Керівник бачить всю картину бізнесу в реальному часі
• Можна планувати розвиток на основі реальних даних, а не відчуттів
• Готові до зростання — систему легко масштабувати
• Можна підключати нові інструменти в міру зростання
• Команда працює в одній системі — немає плутанини
• Клієнти отримують швидкі відповіді — зростає лояльність

Висновки та підсумки

Головний урок: без системи компанія може рости тільки до певного розміру. Далі починається хаос.

Для цієї компанії система стала фундаментом для зростання. Тепер вони можуть спокійно масштабуватися, брати більше замовлень, залучати нових партнерів. А головне — керівник приймає рішення на основі цифр, а не здогадок.

За рік при поточних темпах зростання додаткова виручка може становити близько 300,000 євро. При цьому не потрібно наймати нових людей — просто ефективніше використовуються наявні ресурси.

Необхідно впровадити CRM систему?

Компанія CRM EXPERTS — ваш надійний партнер у світі CRM-систем. Для цього залишайте заявку на сайті crmexperts.ua або пишіть нам у месенджери. Запишіться на безкоштовну консультацію, і наші фахівці обов’язково допоможуть вам розв’язати всі питання 😎