До нас звернулася українська компанія з 15-річним досвідом, яка постачає медичне обладнання та витратні матеріали в лікарні та клініки. Працюють зі світовими виробниками, забезпечують повний цикл — від доставки до монтажу та сервісу.
Компанія використовує CRM-систему Zoho для управління продажами, але періодично траплялися збої у вигляді некоректного відображення документів.
Сайт клієнта
Вихідні дані
Фірма звернулася з рядом проблем, які заважали ефективній роботі CRM-системи Zoho. На момент звернення існували серйозні складнощі з функціоналом створення комерційних пропозицій, які використовувалися щодня менеджерами.
Форма створення КП відображалася некоректно: окремі поля не відображалися або виводилися в невірному розмірі, що перешкоджало правильному заповненню інформації про угоди.
Менеджери стикалися з неможливістю коректно обрати товари та додати їх у пропозицію через обмеження інтерфейсу. Крім того, в картках комерційних пропозицій спостерігалися помилки при розрахунку цін, знижок та валютних перерахунків. Поля, в яких мали фіксуватися знижки та підсумкові суми, іноді не оновлювалися або відображали некоректні значення, що призводило до помилок у документації та неправдивої інформації для керівництва.
Готові комерційні пропозиції генерувалися з порушеною розміткою, некоректним відображенням картинок та описів, різними довжинами текстів, неправильним центруванням числових значень та назв, що робило їх непридатними для відправлення клієнтам без ручного коригування.
Додатково існувала проблема з розподілом відповідальних за товари по виробниках: інформація не оновлювалася автоматично, що призводило до ручної перевірки та збільшення ризику помилок.
Раніше залучений підрядник надавав недостатній зворотний зв’язок і не закривав завдання своєчасно, що знижувало швидкість роботи CRM та ефективність внутрішніх процесів компанії. На цьому тлі компанії потрібна була комплексна системна підтримка CRM, що включає як аналіз і налаштування, так і розробку, із забезпеченням оперативного реагування та прозорості роботи.
Коли компанія продає дороге медичне обладнання на десятки тисяч доларів, комерційна пропозиція з помилками — це не просто незручність, це ймовірність втрати угоди. Клієнт бачить непрофесійно оформлений документ і це викликає недовіру. А коли менеджери витрачають 30 хвилин на правку кожної КП, вони фізично не можуть обробити більше клієнтів.
Завдання проєкту
Ми провели детальний аудит CRM-системи: перевірили всі форми створення документів, протестували розрахунки цін та знижок, проаналізували шаблони комерційних пропозицій. Провели зустріч з менеджерами, подивилися, як вони створюють КП від початку до кінця — від ліда до готового документа.
Головне завдання: Виправити всі помилки в генерації документів CRM і налагодити постійну технічну підтримку, щоб система працювала без збоїв, а менеджери могли нормально створювати документи для клієнтів.
Що потрібно було зробити:
- Виправити форму створення комерційних пропозицій
- Налагодити коректний розрахунок цін, знижок та валют
- Переробити шаблон готової КП в PDF
- Оновити інформацію про відповідальних за товари
- Налаштувати правильне зберігання та відображення зображень товарів
- Організувати постійну технічну підтримку
- Забезпечити прозорість усіх робіт з документуванням
Чому це важливо: Без справної CRM компанія не може нормально продавати. Кожна помилка в КП — потенційно втрачена угода на десятки тисяч доларів. А без постійної підтримки проблеми накопичуються і паралізують роботу.
Процес роботи
Ми запропонували формат аутстафінг спеціаліста — це вид співпраці, при якому компанія замовник «орендує» працівника у компанії підрядника. Формально замовник отримує необхідного члена команди і контролює робочий процес, але не витрачає час на рекрутинг, документацію, розрахунки, адже цим займається компанія підрядник.
Етап 1: Виправлення форми створення КП
- Провели зустріч з менеджерами, подивилися весь процес створення угоди
- Виявили критичну помилку: вікно вибору товарів завантажувалося мінімального розміру
- Виправили послідовність дій та оновлення сторінки
- Тепер форма відображається коректно, можна обирати товари
Зовнішній вигляд процесу формування КП
Етап 2: Виправлення розрахунків
- Провели аудит усіх функцій перерахунку сум, знижок та валют
- Виявили проблеми: стовпці не заповнюються, підсумки не відображаються, дублюються дані
- Виправили логіку перерахунку
- Додали обов’язкову кнопку «Перерахувати» для оновлення всіх значень
- Тепер усі розрахунки працюють коректно
До правок
Після правок
Етап 3: Зміна шаблону у PDF форматі
- Виправили помилки розмітки, центрування тексту, форматування чисел
- Вирівняли відступи, стандартизували таблиці
- Вирішили проблему із зображеннями — налаштували зберігання в хмарі з правильними посиланнями
- Стандартизували довжину описів товарів
КП до правок виглядало неохайно і були проблеми з розділенням тексту, а також не підтягувалися зображення
Після внесення правок у комерційних пропозиціях тепер правильно підібраний формат, що не потребує налаштувань
Етап 4: Оновлення списку відповідальних за товари
- Отримали від клієнта список товарів та виробників
- Вручну перевірили та оновили відповідальних
- Обговорили логіку розподілу на майбутнє
- Підготували звітний список
Етап 5: Створення регламентів
- Вся комунікація фіксувалася в протоколах зустрічей
- Підготували інструкції з роботи з товарами та зображеннями
- Вели звітну таблицю по годинах та завданнях
Складності та їх подолання
Що було складно:
Форма створення КП працювала непередбачувано — іноді завантажувалася правильно, іноді ні.
Рішення: Детально проаналізували послідовність завантаження елементів, виправили черговість дій та оновлення сторінки
Розрахунки працювали з помилками — не завжди зрозуміло, коли оновлюються значення.
Спосіб розв’язання задачі: Додали явну кнопку «Перерахувати», яку менеджер натискає після змін — тепер процес передбачуваний
Зображення товарів не відображалися в PDF — посилання на картинки не працювали Як вирішили: Налаштували зберігання зображень в хмарному сховищі з генерацією коректних посилань, підготували інструкцію для менеджерів
Потрібно було оновити тисячі товарів — забагато для автоматизації, але довго вручну Як вирішили: Розробили процес пакетного оновлення з перевіркою, підготували звітний список для клієнта
Результати
Виправили всі критичні помилки в CRM за перший місяць роботи. Форма створення КП тепер працює коректно — менеджери можуть обирати товари без проблем. Розрахунок цін, знижок та валют працює правильно — немає помилок у сумах. Час створення однієї КП скоротився з 30 хвилин до 5 хвилин — більше не потрібно вручну правити документи.
Конкретні досягнення:
- Форма створення КП виправлена — менеджери можуть працювати без помилок
- Готові комерційні пропозиції мають єдиний професійний стиль
- Зображення товарів відображаються коректно в 100% випадків
- Оновлена інформація про відповідальних за товари по всіх виробниках
- Створена прозора система обліку завдань та годин
Якісні покращення:
- Комерційні пропозиції тепер виглядають професійно — покращився імідж компанії
- Менеджери можуть створювати більше КП за день — зросла продуктивність
- Є постійна команда підтримки — проблеми вирішуються швидко
- Фіксований бюджет — передбачувані витрати на підтримку
- Прозора звітність — видно, що робиться і скільки часу витрачається
- Готові до масштабування — система стабільна і може рости разом з бізнесом
Висновки та підсумки
Головний урок: для компаній зі складними CRM-системами потрібна постійна технічна підтримка. Проблеми накопичуються поступово, і якщо їх не вирішувати вчасно, система перестає працювати.
Для цієї компанії модель аутстафу стала оптимальним рішенням. Замість того щоб шукати виконавця для кожної проблеми, є постійна команда, яка знає систему і вирішує завдання швидко.
Довгострокова перспектива: стабільна робота CRM, професійні документи для клієнтів, передбачувані витрати на підтримку, готовність до зростання. Система не гальмує бізнес, а допомагає йому розвиватися.
У вас спостерігається проблема в роботі з документами?
Компанія CRM EXPERTS — ваш надійний партнер у світі CRM-систем. Для цього залишайте заявку на сайті crmexperts24.com або пишіть нам у месенджери. Запишіться на безкоштовну консультацію, і наші фахівці обов’язково допоможуть вам розв’язати всі питання 😎
