Вступ

Компанія клієнта звернулася до нас для налаштування інтеграції кількох корпоративних поштових скриньок із доменними адресами у свою CRM-систему KeepinCRM. Завдання полягало у створенні єдиної системи роботи з електронною кореспонденцією при одночасному розмежуванні доступу співробітників.

Вихідні дані

До звернення до нас компанія стикалася з низкою проблем у роботі з електронною поштою:

• Відсутність інтеграції корпоративних скриньок із CRM призводила до того, що менеджери у 90% випадків не одразу бачили листи.
  
• Менеджери працювали з поштою поза CRM, що ускладнювало процес створення контактів і угод.
  
• Відсутність централізованого доступу до кореспонденції для керівництва знижувала ефективність роботи відділу якості й не дозволяла аналізувати комунікацію з клієнтами. Часто траплялося, що менеджери надсилали листи не своїм клієнтам, що призводило до непорозумінь.
  
• Неможливість обмежити доступ до певних скриньок для окремих співробітників створювала ризик витоку інформації.
  
• Не було ефективного контролю поштової взаємодії з клієнтами.
  

Навіть така, здавалося б, незначна проблема могла призвести до порушення бізнес-процесів компанії. У результаті часто виникали серйозні труднощі.

Завдання

Разом із клієнтом ми визначили такі завдання:

• Підключити кілька корпоративних поштових скриньок із власним доменом до CRM-системи KeepinCRM
  
• Налаштувати систему розмежування доступу, щоб менеджери бачили лише потрібні скриньки
  
• Надати адміністратору можливість контролювати переписку з усіх скриньок
  
• Забезпечити можливість створення контактів і угод безпосередньо з вхідних листів
  

Головна мета — розділити роботу менеджерів і уникнути переманювання чи втрати клієнтів через несвоєчасні відповіді або помилки в даних. При цьому доступ до всієї переписки залишався лише у керівництва.

Що робили

Для реалізації завдання ми виконали такі дії:

1. Провели аналіз наявної поштової інфраструктури компанії
   
2. Підключили корпоративні скриньки до KeepinCRM з використанням протоколів IMAP і SMTP:
   
   • налаштували параметри підключення для кожної скриньки
     
   • встановили коректні параметри для вхідних і вихідних повідомлень
     
3. Налаштували систему розмежування прав доступу:
   
   • визначили, які менеджери мають доступ до конкретних скриньок
     
   • налаштували відповідні права в CRM
     
4. Провели тестування інтеграції
   
5. Навчили співробітників працювати з новим функціоналом
   

Результати

У результаті:

1. Успішно підключено кілька корпоративних поштових скриньок із доменними адресами до KeepinCRM
   

Успішне підключення всіх поштових адрес

Адміністратор бачить всі пошти

2. Налаштовано систему розмежування доступу:
   
   1. кожен менеджер бачить лише ті скриньки, до яких має доступ
      
   2. адміністратор має доступ до всіх скриньок компанії
      
3. Реалізовано роботу з поштою безпосередньо в CRM:
   
   1. отримання й надсилання листів
      
   2. створення нових контактів на основі вхідних повідомлень
      
   3. формування угод прямо з переписки
      

Висновки та підсумки

Інтеграція корпоративних поштових скриньок із KeepinCRM дозволила компанії досягти таких результатів:

• Підвищення ефективності роботи менеджерів:
  
  • можливість роботи з поштою безпосередньо в CRM
    
  • швидке створення контактів і угод з вхідних листів
    
  • зберігання всієї історії переписки в одному місці
    
• Поліпшення контролю процесів:
  
  • адміністратор отримав доступ до всієї поштової переписки
    
  • розмежування доступів підвищило рівень інформаційної безпеки
    
  • керівництво може контролювати якість комунікацій з клієнтами
    
• Оптимізація бізнес-процесів:
  
  • централізована робота з поштою
    
  • скорочення часу на обробку вхідних звернень
    
  • підвищення швидкості реакції на запити клієнтів
    

Інтеграція корпоративної пошти з CRM стала важливим кроком в оптимізації бізнес-процесів компанії, забезпечивши ефективнішу роботу з клієнтами та кращий контроль із боку керівництва.

Компанія CRM EXPERTS — ваш надійний партнер у світі CRM-систем. Для цього залишайте заявку на сайті crmexperts.ua або пишіть нам у месенджери. Запишіться на безкоштовну консультацію, і наші фахівці обов’язково допоможуть вам розв’язати всі питання 😎