Перехід з Бітрікс24 на KeyCRM для освітнього центру
Вступ
До нас звернувся навчальний центр, який допомагає школярам готуватися до іспитів та проводить додаткові курси. Вони зіткнулися з низкою проблем під час використання CRM-системи Бітрікс24.
Для нашого клієнта було важливо працювати в CRM-системі, яка відповідає українському законодавству та гарантує безпеку зберігання даних. Тому вони прийняли стратегічне рішення здійснити перехід і звернулися до нас.
Вихідні дані
До звернення клієнт мав такі проблеми:
- Ризики витоку конфіденційних даних дітей і батьків через зберігання на серверах країни-агресора
- Періодичні збої доступу до системи через блокування (одного разу система була недоступна цілий день)
- Складнощі з оновленнями та оплатою послуг системи
- Відсутність технічної підтримки через згортання діяльності в Україні
Операційні проблеми:
- Неефективна робота з документами: формування одного рахунку займало до 40 хвилин через необхідність ручного розрахунку знижок, перевірки балансу клієнта і створення документа
- Проблеми з Facebook-лідами: менеджери витрачали до 2 годин щодня на ручне завантаження лідів із Facebook, потенційні клієнти чекали на відповідь годинами
- Хаос у розподілі заявок: подвійні дзвінки одному клієнту різними менеджерами або повне ігнорування нових заявок
- Ігнорування CRM викладачами: педагоги вели облік у таблицях, що призводило до помилок і затримок у внесенні даних
- Часткова автоматизація: повторювані процеси (наприклад, розподіл лідів) виконувалися вручну, що забирало до 3 годин робочого часу щодня
Завдання
Після аудиту наявної CRM-системи, аналізу бізнес-процесів компанії та обговорень із керівництвом і ключовими співробітниками ми визначили план робіт:
- Підібрати оптимальну українську CRM для освітнього бізнесу
- Здійснити безпечну міграцію даних із збереженням усієї клієнтської історії
- Налаштувати автоматизацію ключових бізнес-процесів
- Оптимізувати роботу з лідами з Facebook
- Організувати ефективну систему виставлення рахунків
- Впровадити автоматичний розподіл заявок
Головна мета: створити надійну CRM-екосистему на базі українського рішення, яка забезпечить автоматизацію процесів, підвищить швидкість обробки заявок та гарантуватиме безпеку даних.
Клієнт обрав KeyCRM, яка повністю відповідала вимогам освітнього центру.
Що робили
1. Підготовчий етап
- Провели аудит наявної CRM-системи
- Проаналізували бізнес-процеси та виявили вузькі місця
- Обрали KeyCRM як оптимальне рішення
- Визначили ключові задачі автоматизації
- Склали графік робіт з урахуванням навчального процесу
2. Міграція даних
- Проаналізували структуру бази
- Вивантажили контакти та історію угод із Бітрікс24
- Розробили алгоритм перенесення з урахуванням усієї історії взаємодій
- Перенесли дані в KeyCRM
- Перевірили цілісність та коректність
3. Налаштування автоматизації
- Створили шаблони рахунків із системою знижок
- Налаштували інтеграцію з Facebook для автоматичного отримання лідів
- Підключили телефонію для фіксації дзвінків
- Реалізували автоматичний розподіл лідів між менеджерами
4. Оптимізація бізнес-процесів
- Створили нову воронку продажів для освітнього бізнесу
- Розширили картку клієнта (курси, викладачі, розклад)
- Налаштували автоматичні повідомлення для клієнтів та співробітників
- Розробили зручний інтерфейс для викладачів
5. Навчання персоналу
- Провели серію тренінгів для різних категорій співробітників
- Розробили регламент роботи в CRM
- Надали технічну підтримку під час адаптації
- Створили покрокові інструкції
Складнощі
- Необхідність збереження історичних даних при перенесенні
- Опір частини персоналу, особливо викладачів
- Складність міграції без зупинки роботи центру
- Адаптація стандартних процесів KeyCRM під специфіку освіти
- Налаштування автоматизації рахунків із системою знижок
Що вийшло
Оптимізація роботи з документами
- Час на формування рахунку скоротився з 40 хв до 2–3 хв
- Автоматичний розрахунок знижок і залишку на балансі
- Менеджери економлять близько 40 годин щомісяця
Ефективність обробки лідів
- Час першої відповіді скоротився з кількох годин до 15 хв
- Кількість оброблених лідів зросла на 35%
- Конверсія у продаж зросла на 28%
- Виключені випадки втрати заявок
Покращення сервісу
- Вся історія зберігається в профілі клієнта
- Менеджери бачать актуальну інформацію про курси, розклад і викладачів
- Клієнти отримують автоматичні нагадування
- Комунікація стала точнішою та персоналізованою
Оптимізація процесів
- Автоматичний розподіл заявок виключив дублювання роботи
- Час обробки заявок зменшився на 40%
- Навантаження на відділ продажів стало збалансованим
- Ефективність менеджерів зросла на 25%
Аналітика і контроль
- З’явилася можливість аналізувати ефективність рекламних каналів
- Керівництво отримало інструменти для оцінки популярності курсів
- Можна відстежувати роботу менеджерів у реальному часі
- Прогнозування завантаженості центру стало точнішим
Висновки та підсумки
Перехід із Бітрікс24 на KeyCRM повністю вирішив проблеми клієнта та дозволив масштабувати бізнес.
Ключові досягнення:
- Середній чек зріс на 15%
- Кількість повторних покупок збільшилася на 25%
- Операційні витрати знизилися на 20%
- Виручка зросла на 30% за 3 місяці
- Центр збільшив кількість учнів без розширення штату
- Покращилися показники утримання клієнтів
- Створена надійна база для масштабування бізнесу
Цей кейс показує, що міграція з російських систем на українські рішення не лише усуває ризики безпеки, а й значно підвищує ефективність бізнесу.
Ваша компанія також використовує Бітрікс24 або іншу російську CRM-систему? Хвилюєтеся щодо складнощів із міграцією даних та перебудовою процесів?
Ми готові допомогти вам здійснити безболісний перехід на українські або міжнародні рішення зі збереженням усіх ваших даних та оптимізацією бізнес-процесів.
Зверніться до нас, щоб пройти безкоштовний аудит вашої поточної системи та отримати персоналізовану пропозицію з міграції. Зробіть перший крок до більш безпечного та ефективного управління вашим бізнесом вже сьогодні!
Хочете оптимізувати роботу компанії завдяки впровадженню CRM-системи?
Компанія CRM EXPERTS — ваш надійний партнер у світі CRM-систем. Для цього залишайте заявку на сайті crmexperts.ua або пишіть нам у месенджери. Запишіться на безкоштовну консультацію, і наші фахівці обов’язково допоможуть вам вирішити всі питання 😎
