Налаштування Zoho CRM для юридичного бізнесу: автоматичне заповнення даних контрагентів

До нас звернулася українська компанія, що працює у сфері юридичних та інформаційно-правових послуг. Компанія надає професійні рішення для юристів, адвокатів, юридичних фірм та бізнесу: доступ до нормативної бази, аналітичні матеріали та спеціалізовані інструменти для роботи з правовою інформацією.

Основу клієнтської бази становлять юридичні фірми, адвокатські об’єднання, корпоративні юристи та організації, для яких критично важливо працювати з актуальними та достовірними даними. У процесі продажів та супроводу клієнтів співробітники регулярно працюють з юридичними особами та ФОП, готують комерційні документи, рахунки та договори — що робить роботу дуже важливою та копіткою. Тому для компанії критично важливо швидко отримувати достовірні дані про контрагентів та виключати помилки під час ручного заповнення реквізитів.

Проблематика бізнесу

До початку робіт співробітники компанії вручну вносили дані про контрагентів у Zoho CRM. Для підготовки рахунків, договорів та інших документів доводилося окремо шукати інформацію про клієнта, перевіряти реєстраційні дані, копіювати реквізити та вносити їх у систему. Цей процес створював одразу кілька суттєвих ризиків для бізнесу.

Велика кількість часу йшла на рутинні задачі

Значна частина часу співробітників витрачалася на пошук та перенесення інформації із зовнішніх джерел. Навіть без помилок ручне введення займало більше часу, ніж безпосередня робота з клієнтом. За умови великого потоку угод це призводило до відчутних втрат продуктивності — час, який міг би витрачатися на продажі та супровід, йшов на рутинну роботу.

Ризик зробити помилки при заповнені документів

Керівники компаній, підписанти, адреси реєстрації, статуси організацій — усе це може змінюватися. При ручному введенні актуальність даних залежала від того, наскільки своєчасно співробітник перевіряв інформацію. На практиці це відбувалося непослідовно, що створювало реальний ризик підготовки документів із неправильними реквізитами — з усіма наслідками, що з цього випливають, для угоди та репутації компанії.

Хаотичні нотатки про клієнтів у базі

Дані про контрагентів зберігалися в різних форматах і з різним рівнем заповненості. Це не лише ускладнювало підготовку документів, а й обмежувало можливості автоматизації: запустити генерацію рахунків або договорів за шаблоном неможливо, якщо не можна довіряти якості даних у базі.

Робота з двома типами контрагентів

Компанія активно працює як з юридичними особами, так і з ФОП. Кожен тип потребує окремої логіки заповнення даних, що при ручній роботі означало додаткові дії та підвищувало ймовірність помилок під час оформлення документів.

Завдання проєкту

Завданням проєкту стало створення системи, яка супроводжує менеджера на кожному етапі роботи з клієнтом: автоматично заповнює дані там, де це можливо, та нагадує про інформацію, яку ще потрібно додати — без необхідності тримати це в пам’яті самостійно.

Ключові напрямки роботи:

— впровадити автоматичні нагадування про відсутні дані клієнта, щоб картки заповнювалися повно та послідовно;

— реалізувати часткове автоматичне заповнення даних і звести кількість ручних дій менеджера до мінімуму;

— побудувати логіку ведення клієнтів таким чином, щоб менеджер працював за зрозумілим сценарієм і не міг випадково пропустити важливий етап.

Кінцева мета — не просто автоматизувати окремі операції, а створити систему, в якій коректне ведення клієнта є природним результатом роботи, а не залежить від уважності конкретного співробітника.

Що ми зробили

Інтеграція з API YouControl

У межах розвитку Zoho CRM було реалізовано інтеграцію з API сервісу YouControl — одного з провідних українських сервісів перевірки контрагентів, який агрегує дані з державних реєстрів.

Основним ідентифікатором для пошуку став код ЄДРПОУ для юридичних осіб та ІПН для фізичних осіб-підприємців. Після введення ідентифікатора система автоматично виконує запит до YouControl та отримує необхідні дані — без будь-яких додаткових дій з боку співробітника.

Автоматичне отримання базових даних контрагента

Було налаштовано логіку автоматичного заповнення ключової інформації, необхідної для роботи з клієнтом та формування документів. Система автоматично отримує:

— найменування організації;

— тип контрагента та організаційно-правову форму;

— ПІБ і посаду керівника;

— інформацію про підписантів;

— реєстраційні дані компанії.

Це означає, що менеджер більше не витрачає час на пошук інформації — він одразу працює з клієнтом. Швидкість обробки нових контрагентів зросла, а ймовірність помилок у реквізитах стала близькою до нуля.

Отримання розширеної інформації про компанію

Окрім даних для виставлення рахунків та підготовки документів, було реалізовано завантаження розширеної інформації про контрагента. У картці компанії автоматично відображаються:

— юридичний статус організації;

— перелік уповноважених осіб;

— список засновників;

— контактна інформація;

— юридична адреса;

— додаткові реєстраційні відомості.

Співробітники різних підрозділів — продажі, бухгалтерія, юристи — отримують усю необхідну інформацію в одному місці. Перемикання між різними системами виключене, а швидкість ухвалення рішень щодо угод зростає.

Підтримка роботи з юридичними особами та ФОП

Для юридичних осіб система отримує дані за кодом ЄДРПОУ, для ФОП — за ІПН. Залежно від типу контрагента автоматично заповнюються відповідні поля та формується необхідна структура даних.

Єдиний процес роботи для обох категорій клієнтів знижує когнітивне навантаження на менеджерів і виключає ситуації, коли тип контрагента стає причиною затримки або помилки в документах.

Приклад автоматичного заповнення даних ФОП.

Синхронізація даних між угодою та компанією

Після отримання інформації через YouControl дані автоматично записуються не лише в угоду, а й у пов’язану картку компанії. Менеджери, бухгалтерія та співробітники, які працюють із договорами, використовують єдині актуальні дані незалежно від точки входу в CRM.

Це усуває одну з найпоширеніших проблем командної роботи з CRM — розбіжності даних між різними записами одного клієнта.

Автоматична синхронізація даних між угодою та компанією.

Кнопка оновлення даних

Для випадків, коли інформація про компанію змінилася після первинного заповнення, була реалізована спеціальна кнопка оновлення. Співробітник може в будь-який момент виконати повторний запит до YouControl та отримати актуальну інформацію без необхідності вручну коригувати картку.

Для юридичної сфери, де зміна підписанта або адреси реєстрації може заблокувати угоду, ця можливість безпосередньо впливає на швидкість укладання договорів.

Обробка особливостей API YouControl

Сервіс YouControl може повертати дані як з актуальної бази, так і з архівних джерел під час оновлення інформації. Для коректної роботи було реалізовано систему повторних запитів із контролем часу очікування та автоматичним отриманням актуальних даних після їх появи.

Користувачі завжди отримують максимально актуальну інформацію — без необхідності виконувати додаткові перевірки та без ризику працювати із застарілими даними.

Результати

У результаті впровадження інтеграції з YouControl компанія отримала автоматизований механізм роботи з юридичними даними контрагентів безпосередньо всередині Zoho CRM.

— Час на заповнення картки нового контрагента скоротився з 10–15 хвилин до кількох секунд — дані завантажуються автоматично за кодом ЄДРПОУ або ІПН.

— Кількість помилок під час внесення реквізитів знизилася практично до нуля: дані надходять з офіційних державних реєстрів, а не вводяться вручну.

— Швидкість підготовки рахунків і договорів зросла: реквізити, дані керівників та підписантів завжди актуальні та готові до використання без додаткових перевірок.

— Клієнтська база стала уніфікованою та достовірною — усі дані заповнюються за єдиними правилами, що відкрило можливості для автоматизації документообігу.

— Навантаження на менеджерів знизилося: час, який раніше витрачався на рутинний пошук реквізитів, тепер спрямовується на роботу з клієнтами.

— Керівництво отримало прозору базу контрагентів із прогнозованою якістю даних — фундамент для наступних етапів автоматизації: генерації документів, сегментації та аналітики клієнтів.

— Залежність процесів від людського фактора зменшилася: актуальність даних більше не визначається тим, наскільки уважно співробітник перевірив інформацію перед оформленням документа.

CRM стала інструментом, який самостійно отримує, актуалізує та синхронізує ключові дані про клієнтів, звільняючи співробітників для роботи, яку неможливо автоматизувати.

Хочете, щоб співробітники зосередилися на роботі?

Компанія CRM EXPERTS — ваш надійний партнер у світі CRM-систем. Для цього залиште заявку на сайті crmexperts24.com або напишіть нам у месенджерах. Запишіться на безкоштовну консультацію, і наші фахівці обов’язково допоможуть вам вирішити всі питання 😎