Налаштування передачі даних між телефонією та Zoho CRM

Наш клієнт працює в ніші ремонту автомобілів і є мережею мультибрендових автосервісів. Компанія спеціалізується на ремонті та обслуговуванні автомобілів європейських і американських марок, а також продажу оригінальних і якісних запасних частин. Клієнт має мережу СТО в двох найбільших містах України — Харкові та Дніпрі.

Ситуація до звернення 

У клієнта виникла необхідність у коректній інтеграції телефонії (Unitalk і Ringostat) з CRM-системою Zoho CRM. Потрібно було забезпечити передачу рекламних міток і даних за дзвінками, а також реалізувати кастомні звіти за заявками, рекламними кампаніями та джерелами трафіку. Важливим завданням було розділення дзвінків на типи: органічний, контекстний, прямий, вихідний або ручна заявка.

Завдання

Створити коректну інтеграцію з телефонією і додати можливість оцінки кожного каналу.

Налаштувати коректне підключення Unitalk і Ringostat.

Забезпечити передачу дзвінків в CRM з фіксацією UTM-міток, джерел і параметрів рекламних кампаній.

Налаштувати автоматичне потрапляння лідів в потрібні воронки і стадії для коректного спрацьовування автоматизацій.

Що робили

Етап 1: Діагностика та планування архітектури

• Експертний аналіз:
• Провели аудит існуючих інтеграцій
• Виявили точки збою в передачі даних
• Створили карту бажаних процесів з урахуванням бізнес-логіки клієнта

Етап 2: Коректна інтеграція телефонії

• Налаштували стабільне підключення Unitalk і Ringostat до Zoho CRM.
• Створили механізм автоматичної передачі UTM-міток і параметрів кампаній.
• Забезпечили потрапляння лідів у правильні воронки для коректної роботи автоматизацій.

Етап 3: Система запису та зіставлення даних

• Механізм запису всіх рекламних даних у картку угоди
• Функція автоматичного зіставлення числових кодів із зрозумілими назвами кампаній
• Резервування даних про дзвінок у примітках із записом розмови

Створено технічні уявлення та фільтри для сегментації угод за параметрами (тип дзвінка, рекламна кампанія, джерело).

Фільтри

Етап 4: Створення аналітичної інфраструктури

Побудували повноцінну систему звітності:

• Технічні представлення для сегментації угод за всіма параметрами
• Кастомні звіти з можливістю фільтрації за періодами, джерелами та каналами
• Дашборди для оперативного аналізу ефективності рекламних кампаній

Приклади звітів, які були зроблені для рекламних кампаній

Етап 5: Відновлення даних

• Масштабна операція з відновлення:
• Проаналізували та оновили дані по 4500+ угодах за поточний рік
• Прив’язали історичні дзвінки до правильних рекламних кампаній
• Відновили цілісність аналітики за весь період
• Ми додатково підготували та передали клієнту оновлений звіт, в якому були актуалізовані дані більш ніж по 4500 угодах за поточний рік (в рамках прописаних рекламних кампаній). Це допомогло клієнту отримати цінну інформацію для розвитку свого бізнесу.

Етап 6: Навчання та передача інструментів

• Створили систему самообслуговування:
• Підготували детальні інструкції щодо самостійного додавання нових кампаній
• Записали відео-гайди щодо роботи з системою
• Створили технічну документацію щодо відновлення при збоях
• Провели персональне навчання команди клієнта

Як ми навчали клієнта?

Для клієнта були написані регламенти і записані відео демонстрації. Також ми провели кілька дзвінків, щоб переконатися — співробітники можуть робити все самостійно. Нижче уривки з регламенту та відео інструкцій.

 Описали порядок оновлення функції: необхідно скопіювати та додати зіставлення коду кампанії та її назви в розділі користувацьких функцій CRM.

Система тегів

Для наочності ми оновили частину угод у звіті, показавши, як дані синхронізуються з кампаніями та відображаються в аналітиці.

Якщо якісь рекламні кампанії не прописані, то їх відразу можна буде відсортувати і переглянути.

Результати роботи

В результаті інтеграції та налаштування:

• Всі дзвінки коректно фіксуються в CRM за двома напрямками — в розрізі компаній і джерел.
• UTM-мітки, рекламні дані і тип дзвінка записуються в картку угоди, що забезпечує прозорість аналітики.
• Автоматизація розподілу заявок між менеджерами спрацьовує коректно, дзвінки та дані зберігаються в примітках.
• Кастомні звіти дозволяють клієнту аналізувати ефективність рекламних кампаній, фільтрувати заявки за періодами та джерелами, а також оперативно виявляти слабкі канали.
• Додатково клієнт отримав інструменти для самостійного управління системою:
• Можливість додавати нові рекламні кампанії в функцію зіставлення.
• Документ-гайд і відео-інструкції з ручного оновлення угод при збоях телефонії.
• Технічні фільтри і представлення для оперативної аналітики.

Таким чином, компанія отримала повністю автоматизовану систему обробки дзвінків і заявок зі зручною аналітикою.

Проблеми в роботі з Ip-телефонією? Потрібна допомога в налаштуванні?

Компанія CRM EXPERTS — ваш надійний партнер у світі CRM-систем. Для цього залишайте заявку на сайті crmexperts.ua або пишіть нам у месенджери. Запишіться на безкоштовну консультацію, і наші фахівці обов’язково допоможуть вам вирішити всі питання 😎