Налаштування фінансового обліку в Zoho CRM для виробника декору, Польща

Вступ

Це продовження історії української виробничої компанії з 20-річною історією, яка виготовляє декоративні оздоблювальні матеріали. І тепер працює у Польщі Раніше ми налаштували для них складський облік для польського підрозділу. Ознайомитися з початком історії можна тут.

Компанія поставила завдання створити фінансовий облік. Товари враховуються, замовлення обробляються, але гроші, каси, платежі — все це ведеться окремо. Потрібно було об’єднати склад і фінанси в єдину систему, щоб бачити повну картину бізнесу.

Вихідні дані

Після впровадження складського обліку компанія зіткнулася з типовою проблемою розділених систем:

• Складський облік працював, але фінансовий облік вівся окремо — доводилося вручну звіряти товари та гроші.
• Менеджери витрачали до 40% часу на звірку даних між складом і касою.
• Подвійне введення інформації — ті самі дані заносилися і в складську, і у фінансову систему.
• Не було єдиної картини по грошах — керівник не бачив, які каси скільки коштів тримають.
• Менеджери часто плуталися: незрозуміло, чи клієнт оплатив, на який склад надійшло замовлення — це спричиняло конфлікти.
• Усі співробітники бачили всі каси компанії, включно з фінансовою інформацією, яку знати не повинні — ризик для безпеки.
• Раніше налаштовані автоматизації (кредит-ноти для брокерів) працювали лише у складській частині.
• Під час роботи з кількома складами (шоурум, логістичний склад) не було розмежування доступів і кас.

Товар продано, але гроші не надійшли — або навпаки? Хтось із менеджерів бачить усю фінансову інформацію компанії, хоча не повинен — ризик витоку даних. А керівник витрачає години на звірку вручну. Такий підхід призводить до втрати фінансів.

Задача проєкту

Ми провели детальний аналіз роботи польського підрозділу: як надходять товари, як оформлюються замовлення, як проходять платежі, хто за що відповідає. Дослідили, які автоматизації вже налаштовані в системі обліку складу, і як їх потрібно перенести у фінансову частину. На зустрічі з керівництвом обговорили критичне питання безпеки — як зробити так, щоб менеджери не бачили всі каси компанії.

Головне завдання — об’єднати склад і фінанси в єдину систему, де кожен співробітник бачить лише свою частину роботи, а керівник контролює всі гроші компанії.

Що потрібно було реалізувати:

1. Під’єднати систему фінансового обліку та зв’язати її зі складом.
2. Налаштувати каси та рахунки для різних підрозділів.
3. Забезпечити автоматичне перенесення даних про товари та замовлення у фінанси.
4. Перенести всі автоматизації зі складської системи (включно з розрахунком комісій для брокерів).
5. Розв’язати проблему безпеки — кожен менеджер бачить лише свою касу і свій склад.
6. Автоматизувати платежі та транзакції.
7. Створити систему звітності для керівництва.

Без єдиної системи контролю над усіма операціями компанія втрачає контроль над грошима. Найнебезпечніше — це коли менеджери бачать фінансову інформацію, яку не повинні бачити, що створює ризик витоку даних.

Як ми це робили

Етап 1: Підключення та синхронізація

• Розгорнули систему фінансового обліку.
• Зв’язали її зі складом.
• Перевірили, що товари автоматично переходять зі складу у фінанси.
• Переконалися, що замовлення також синхронізуються на прикладі товарних позицій.

На скриншотах показано, як номенклатура з Zoho Inventory автоматично відображається в Zoho Books, забезпечуючи єдиний облік без дублювання даних.

 Етап 2: Підсилення безпеки даних

Зіткнулися з тим, що за замовчуванням усі співробітники бачать усі каси. Ми придумали рішення — прив’язали кожну касу до складу.

• Тепер, якщо менеджер працює у шоурумі, він бачить лише касу шоуруму.
• Якщо на складі — тільки касу складу.
• Керівник бачить усі каси одразу та може фільтрувати інформацію.

Етап 3: Налаштування кас і рахунків

• Створили окремі каси: рахунок керівника, касу шоуруму, касу логістичного складу.
• Прив’язали кожну касу до відповідного складу.
• Налаштували, щоб менеджер шоуруму бачив лише свою касу.

На прикладі показано, як при створенні Sales Order можна обрати локацію — «Магазин» або «Логістичний склад» — і розподілити товари між кількома підрозділами.

Етап 4: Перенесення автоматизацій

• Перенесли всі автоматичні процеси зі складської системи.
• Перевірили роботу автоматичних кредит-нот для брокерів.
• Налаштували автоматичні сповіщення для керівництва.
• Протестували всі сценарії.

Вибор каси та оплата

Приклад звіту про прихід товару

Етап 5: Налаштування прав і ролей

• Розподілили співробітників за ролями.
• Менеджери отримали доступ лише до своїх складів і кас.
• Керівництво отримало повний контроль над фінансами.

Налаштували обмеження: менеджери не можуть змінювати податки чи проводити операції з чужими касами.

Етап 6: Тестування та навчання

Провели тестові операції: оприбуткування товару, створення замовлень, проведення оплат.

Показали, як працювати з витратами.

Навчили, як переміщати гроші між касами.

Розібрали з керівником усю логіку системи.

Складнощі та розв’язання проблем

Система не дозволяла гнучко налаштувати доступи до кас — усі бачили все. Ми придумали обхідний шлях: прив’язали каси до складів. Це нестандартне, але ефективне рішення.

Потрібно було перенести складні автоматизації — кредит-ноти для брокерів, сповіщення, зв’язки між документами. Ми детально перевірили кожен процес і адаптували під нову систему.

Існував ризик дублювання даних — могли створити товар двічі. Ми налаштували автоматичну синхронізацію між системами.

Потрібно було розмежувати доступи, але не заважати роботі. Ми створили чітку структуру ролей: кожен виконує свою функцію, але не бачить зайвого.

Результати

Складський і фінансовий облік об’єднані в одну систему — тепер дані переходять автоматично, без ручного введення.

Час на звірку скоротився з 40% робочого дня до нуля.

Створено розмежування кас — кожен менеджер бачить лише свою, а керівник контролює всі.

Усі автоматизації (кредит-ноти, сповіщення, зв’язки документів) працюють коректно.

Компанія працює на європейському ринку, має кілька складів і точок продажу. До впровадження бухгалтери витрачали по 3 години щодня на звірку. Тепер — лише 10–15 хвилин.

Керівник бачить рух грошей у реальному часі по кожному складу, може оперативно реагувати на проблеми.

Ризик витоку фінансової інформації усунуто — менеджери не бачать загальні дані компанії.

• Немає дублювання даних — усе в одному місці.
• Автоматизації працюють без збоїв.
• Кожен співробітник працює у своїй зоні відповідальності.
• Керівництво має повний контроль над фінансами.
• Система готова до масштабування — легко додати нові склади та каси.
• Помилки ручного введення виключені.

Висновки та підсумки

Єдина система контролю фінансів і складу стала інструментом для точного ведення даних. Тепер керівництво бачить повну картину — що на складах, де гроші, хто що продав.

Працівники працюють швидше, бо не потрібно двічі вводити одні й ті ж дані.

Пряма вигода — економія часу, непряма — швидкі рішення, контроль коштів і захист від помилок.

Це логічне продовження попереднього проєкту: спочатку ми налаштували складський облік для виходу на європейський ринок, тепер — фінансову частину. Компанія отримала повноцінну систему управління міжнародним бізнесом.

Ми можемо зробити те саме для вашого бізнесу. Якщо у вас склад і фінанси працюють окремо, якщо ви витрачаєте час на звірку даних або хочете контролювати гроші по кожному напрямку. Ми проведемо безкоштовний аудит і покажемо, де втрачається ефективність. Створимо єдину систему, яка дасть повний контроль над бізнесом.

Хочете налаштувати фінансовий облік?

Компанія CRM EXPERTS — ваш надійний партнер у світі CRM-систем. Для цього залишайте заявку на сайті crmexperts24.com або пишіть нам у месенджери. Запишіться на безкоштовну консультацію, і наші фахівці обов’язково допоможуть вам вирішити всі питання 😎