До нас звернулася українська компанія з 15-річним досвідом, яка постачає медичне обладнання та витратні матеріали в лікарні та клініки. Це продовження історії про постійну технічну підтримку, яка починається тут.
Суть звернення: компанія бере активну участь в офлайн-заходах — виставках, конференціях, презентаціях для медиків. Для збору заявок використовують форми з QR-кодами, які вже надруковані на банерах. Але форми застаріли, працюють погано, а змінювати QR-коди не можна — вже надруковано. Потрібно було оновити форми без заміни посилань.
Вихідні дані
В рамках постійної підтримки ми зіткнулися з проблемами форм для офлайн заходів:
- Форми для збору заявок застаріли — частина полів надлишкова, частина збирає неактуальну інформацію
- Головна форма використовувалася на заходах через QR-код, уже надрукований на банерах і матеріалах змінювати посилання = зайві витрати
- Система не дозволяла автоматично підставити ім’я менеджера у форму — стандартний функціонал так не працював
- Планувалася серія нових офлайн заходів — потрібні були окремі форми для кожної події
- Дані з форм іноді передавалися в CRM некоректно — втрачалася інформація про менеджера або захід
- Команда не розуміла, як самостійно створювати подібні форми в майбутньому
Чому це критично: Коли на стенді черга з потенційних клієнтів, а менеджер витрачає час на заповнення кожної форми — втрачаються потенційні клієнти. Люди не хочуть чекати і йдуть до конкурентів.
Завдання проєкту
В рамках постійної підтримки ми провели детальну зустріч з командою: уточнили, які форми використовуються, які дані мають збиратися, як інформація передається в CRM. Перевірили наявні форми: структуру, зв’язки полів, логіку надсилання даних.
Головне завдання: Оновити чинні форми без зміни посилань (щоб QR-коди працювали) і створити механізм автоматичного заповнення поля «Менеджер» для прискорення роботи на заходах.
Що потрібно було зробити:
- Оновити головну форму зі збереженням посилання для QR-коду
- Створити дві нові форми для майбутніх заходів
- Розробити механізм автозаповнення поля «Менеджер»
- Перевірити коректну передачу даних в CRM
- Підготувати інструкцію для команди клієнта
- Протестувати всі форми з QR-кодами
Чому це важливо: Офлайн заходи — важливий канал залучення клієнтів для компанії. Одна виставка може принести угод на сотні тисяч доларів. Якщо форми працюють повільно або некоректно, втрачаються потенційні контракти.
Як ми це зробили
Роботи виконувалися в рамках аутстафінгу — постійна команда вирішувала завдання коли вони надходили до нашого спеціаліста.
Етап 1: Аудит чинних форм
- Провели детальну зустріч з командою
- Зафіксували вимогу зберегти робочі QR-коди
- Перевірили структуру всіх форм, зв’язки полів, передачу даних
- Виявили дубльовані та застарілі елементи
- Склали технічне завдання на доопрацювання
Етап 2: Оновлення головної форми
- Внесли правки у форму, зберігши оригінальне посилання
- Оновили поля, привели у відповідність мітки та значення
- Виправили помилки у відображенні та вирівнюванні
- Протестували: форма коректно сканується з QR, дані передаються в CRM
- QR-код залишився робочим — надруковані матеріали не довелося міняти
Команда внесла правки в основну форму, зберігши її оригінальне посилання, щоб QR-код залишився діючим. Були оновлені поля, приведені у відповідність мітки та значення, змінена структура, виправлені помилки у відображенні та вирівнюванні. Після завершення змін проведено тестування: форма коректно сканується з QR, відкривається без помилок, а всі дані передаються в CRM у потрібні поля.
Етап 3: Створення нових форм
- Створили дві нові форми для офлайн-заходів
- Кожна з індивідуальними параметрами та унікальною назвою
- Повна синхронізація з CRM
- Автоматичний розподіл заявок по потрібних полях
Наступним етапом створено дві нові форми для офлайн-заходів, кожна з індивідуальними параметрами та унікальною назвою. Вони повністю синхронізовані з CRM і автоматично розподіляють заявки по потрібних полях.
Етап 4: Механізм автозаповнення
- Вивчили обмеження системи — стандартний функціонал не дозволяє автозаповнення
- Знайшли технічне рішення: модифікація посилань з параметрами
- Вручну створили посилання для кожного менеджера
- Протестували: поле «Менеджер» заповнюється автоматично
Приклад форми, відкритої за посиланням з параметром — поле “Менеджер” заповнено автоматично
Етап 5: Інструкція та передача знань
- Підготували детальну інструкцію зі створення таких посилань
- Описали покроково, як редагувати URL і додавати параметри
- Навчили команду перевіряти коректність передачі даних
- Тепер клієнт може робити це самостійно
Щоб команда могла самостійно створювати подібні посилання, була підготовлена детальна інструкція, де покроково описано, як редагувати URL, додавати параметри та перевіряти коректність передачі даних.
Складності, які виникли під час роботи
Потрібно оновити форму, не змінюючи посилання — QR-коди вже надруковані на матеріалах вартістю кілька тисяч доларів Як вирішили: Редагували форму зсередини, зберігаючи оригінальний URL. Всі зміни робилися в тій же формі, без створення нової
Система не дозволяє автоматично заповнювати поля — стандартний функціонал так не працює Як вирішили: Знайшли обхідний шлях через модифікацію посилань з GET-параметрами. Створили персональні посилання для кожного менеджера
Потрібно навчити команду робити це самостійно — не звертатися щоразу до підрядника Як вирішили: Підготували детальну інструкцію з прикладами та скріншотами. Провели навчання
Дані мають коректно передаватися в CRM — помилки неприпустимі Як вирішили: Ретельно протестували кожну форму, перевірили всі поля, переконалися у правильній синхронізації
Результати
Оновили головну форму зі збереженням QR-коду — надруковані матеріали залишилися робочими. Створили дві нові форми для майбутніх заходів з повною синхронізацією з CRM. Час заповнення однієї заявки скоротився з 30 секунд до 10 секунд завдяки автозаповненню поля «Менеджер». Команда отримала інструкцію і може самостійно створювати подібні форми в майбутньому.
Результати:
- QR-коди залишилися робочими — заощаджені тисячі доларів на передруку матеріалів
- Час заповнення однієї заявки: 30 секунд → 10 секунд
- При потоці 100 осіб на заході економія часу: 50 хвилин замість рутинного введення
- Створений механізм автозаповнення, який можна масштабувати
- Підготовлена інструкція — команда працює самостійно
- Менеджери працюють швидше на заходах — можуть обслужити більше клієнтів
- Команда навчена — можуть створювати нові форми без підрядника
- Готовий шаблон для всіх майбутніх заходів
Висновки та підсумки
Офлайн заходи — ключовий канал залучення клієнтів в B2B медичному бізнесі. Коли всі процеси працюють швидко і коректно, менеджери можуть обслужити більше потенційних клієнтів.
Довгострокова перспектива: готові форми та інструкція дозволяють команді самостійно масштабувати рішення на будь-які майбутні заходи. Не потрібно щоразу звертатися до підрядника — все робиться своїми силами.
За підсумками першого місяця компанія Azaris отримала повністю оновлений та оптимізований інструмент для збору даних на офлайн-заходах. Всі форми були приведені до єдиного вигляду, синхронізовані з CRM, а критично важлива форма з QR-кодом зберегла свій робочий стан при оновленій структурі.
Завдяки новій логіці автозаповнення полів менеджери отримали можливість швидше працювати на заходах, не витрачаючи час на ручне введення даних. Тестування підтвердило стабільність передачі інформації в CRM. Додатково компанія отримала технічну інструкцію, що дозволило використовувати розроблений підхід самостійно та масштабувати його під майбутні події.
Формат аутстафу показав ефективність: завдання вирішувалися комплексно та послідовно, команда клієнта мала прямий контакт зі спеціалістами, а швидкість внесення змін зросла. Компанія зберегла безперервність бізнес-процесів, підвищила якість збору даних і отримала робочий шаблон для всіх наступних заходів без необхідності звернення до сторонніх інтеграторів.
У вас спостерігається проблема в роботі з документами?
Компанія CRM EXPERTS — ваш надійний партнер у світі CRM-систем. Для цього залишайте заявку на сайті crmexperts24.com або пишіть нам у месенджери. Запишіться на безкоштовну консультацію, і наші фахівці обов’язково допоможуть вам розв’язати всі питання 😎
