Фіскалізація чеків у Key CRM для магазину та виробництва одягу

Наш клієнт — власник мережі магазинів одягу та власного виробництва одягу з унікальними принтами. Компанія працює по всій Україні та активно продає продукцію одразу через кілька каналів: маркетплейси Rozetka, Prom, Епіцентр, Хорошоп, а також через власний інтернет-магазин.

Для роботи із замовленнями та відділом продажів у компанії вже була впроваджена KeyCRM. Через систему були вибудувані основні процеси обробки замовлень, а у відділі продажів працювало 8 менеджерів.

Однак зі збільшенням кількості замовлень компанія зіткнулася з іншою проблемою — відсутністю коректно вибудуваного процесу автоматичної фіскалізації замовлень. Це питання безпосередньо впливало не лише на роботу менеджерів, а й на бухгалтерію.

Ситуація на проекті

На момент звернення в компанії був відсутній автоматизований процес фіксації оплат усередині KeyCRM. Незважаючи на те, що бізнес уже працював із великою кількістю замовлень з різних каналів продажів, вся логіка підтвердження оплат і роботи з чеками виконувалася вручну.

Процес виглядав наступним чином:

• менеджер надсилав клієнту посилання або інвойс на оплату
• після цього бухгалтерія вручну перевіряла надходження коштів
• бухгалтер шукав потрібний платіж і передавав інформацію менеджеру
• лише після цього замовлення вважалося оплаченим і могло рухатися далі по процесу

Наслідки такого формату роботи:

• співробітники витрачали значну кількість часу на ручну перевірку оплат — пошук одного платежу або чека міг займати від 15–20 хвилин до кількох годин
• менеджери регулярно відволікали бухгалтерію уточненнями по оплатах — це збільшувало навантаження на два відділи і призводило до конфліктів
• частина замовлень оброблялася повільніше — клієнти йшли до конкурентів; втрата клієнтів складала близько 15% на місяць
• при великій кількості замовлень зростав ризик помилок через людський фактор — пропущені оплати, переплутані замовлення, несвоєчасно надіслані чеки, штрафи від податкової

Завдання проекту

Клієнт звернувся із запитом на автоматизацію процесу оплати в KeyCRM. Потрібно було вибудувати просту та зрозумілу систему, за якої факт оплати фіксується автоматично та не вимагає участі співробітників на кожному кроці.

У рамках завдання необхідно було реалізувати:

• автоматичне визначення факту оплати всередині CRM
• автоматичну фіксацію замовлення як «оплаченого» в системі
• перенесення замовлення на окремий етап воронки після оплати
• автоматичне надсилання клієнту підтвердження у вигляді чека

Таким чином, процес мав стати повністю прозорим і керованим усередині KeyCRM: від моменту оплати до фіксації результату в системі та повідомлення клієнта. Ключова бізнес-логіка полягала в тому, щоб прибрати ручні операції, знизити навантаження на співробітників і прискорити обробку замовлень.

Процес роботи над проектом

1. Аудит поточної системи

На першому етапі ми провели аудит KeyCRM та проаналізували, як наразі вибудований процес роботи із замовленнями та оплатами.

Мета етапу:

• зрозуміти поточну логіку обробки замовлень
• виявити розриви в процесі оплати та фіскалізації
• визначити, які елементи системи заважають автоматизації

2. Проєктування бізнес-процесу

Далі ми склали карту бізнес-процесу фіскалізації та його місце в загальній логіці продажів.

На цьому етапі ми:

• розібрали поточний процес «як є»
• прибрали зайві та дублюючі кроки
• вбудували фіскалізацію в основний процес продажу
• вибудували послідовну логіку етапів

Після цього погодили фінальну схему з клієнтом і зафіксували єдиний алгоритм роботи.

3. Налаштування CRM-системи та автоматизації

Після затвердження логіки перейшли до технічної реалізації в KeyCRM.

Були налаштовані тригери фіскалізації:

• автоматичне формування чеків при оплаті
• надсилання чека клієнту після успішної транзакції
• фіксація статусу «оплачено» всередині CRM
• перенесення замовлення на окремий етап воронки після оплати

Додатково реалізували підтримку різних сценаріїв оплат: передоплата, повна оплата, накладений платіж. Тепер коли менеджери відкривають картку клієнта, вони бачать призначення платежу.

Як бачить клієнт чек після оплати

4. Налаштування кас і логіки розподілу замовлень

Наступним етапом налаштували 4 каси та систему розподілу замовлень. Кожна каса була прив’язана до джерела замовлення.

Це дозволило:

• автоматично направляти замовлення на потрібну касу
• коректно формувати чек залежно від джерела
• виключити ручний розподіл замовлень між касами

Коли менеджер бачить часткову фіскалізацію, це означає часткову передоплату або накладний платіж. Це дає змогу відстежувати платежі.

Якщо не було оплати це також видно.

Додаткова користь для маркетингу: видно який канал приносить більше прибутку, завдяки чому компанія може розвивати різні джерела та напрямки.

5. Тестування системи

Після налаштування ми провели повне тестування всіх сценаріїв роботи системи.

Перевіряли:

• створення замовлення
• зміну етапів воронки
• коректність формування чеків
• роботу інтеграцій з платіжною системою
• коректність розподілу замовлень по касах

Всі виявлені помилки були успішно усунені; додаткових складнощів у роботі з CRM не виявлено.

6. Навчання команди клієнта

Після завершення технічної частини ми провели навчання для менеджерів.

У рамках навчання:

• показали нову логіку роботи із замовленнями
• розібрали всі етапи автоматизації та що тепер потрібно робити менеджерам після обробки замовлення
• відповіли на запитання команди

Після навчання підготували інструкцію з роботи з фіскалізацією та запис навчання для подальшого використання всередині компанії.

Результати

Вже в перший місяць роботи нової системи фіскалізації компанія зафіксувала зростання продажів на 10% завдяки більш швидкій та коректній обробці замовлень.

Ефект для менеджерів

• більше не витрачають час на пошук оплат і уточнення статусів у бухгалтерії
• економлять до 3 годин робочого часу на день
• можуть обробляти більше замовлень без збільшення навантаження
• працюють за зрозумілим і стабільним алгоритмом

Завдяки цьому збільшилася швидкість обробки замовлень і знизилася кількість «зависаючих» угод на етапі оплати.

Ефект для бухгалтерії

• всі оплати фіксуються автоматично в системі
• чеки формуються та надсилаються клієнтам без ручної участі
• звітність по продажах формується коректно та системно
• ручна перевірка оплат практично повністю виключена, за винятком рідкісних випадків при технічних збоях

Фактично навантаження на бухгалтерію по операційних завданнях, пов’язаних з оплатами, було зведено до мінімального рівня.

Зниження ризиків

• чеки формуються автоматично одразу після оплати
• клієнт отримує підтвердження та деталізацію платежу без затримок
• виключені ситуації, коли менеджер міг забути надіслати чек
• компанія перейшла на повністю системний формат фіскалізації, що знизило регуляторні та операційні ризики

Аналітика та маркетинг

• завдяки розділенню на 4 каси з’явилася прозора аналітика по джерелах продажів
• стало видно, який канал приносить більше виручки
• керівники отримали інструмент для прийняття рішень щодо розвитку каналів залучення

Хочете вдосконалити свої бізнес-процеси?

Компанія CRM EXPERTS — ваш надійний партнер у світі CRM-систем. Для цього залишайте заявку на сайті crmexperts24.com або пишіть нам у месенджери. Запишіться на безкоштовну консультацію, і наші фахівці обов’язково допоможуть вам розв’язати всі питання 😎