Вступ

Клієнт звернувся до нас із завданням перенесення бази контактів із системи Kommo CRM у Keepin CRM. Це поширене завдання під час зміни платформи автоматизації, однак через різницю у структурі зберігання інформації процес потребує додаткової обробки даних.

Наш клієнт — компанія, що є постачальником сантехніки та обладнання для водопостачання й теплопостачання. Раніше ми виконували роботи з автоматизації логістики, з якими можна ознайомитися за посиланням.

Вихідні дані

Клієнт зіткнувся з проблемою несумісності форматів даних між двома CRM-системами:

• У Kommo CRM контакти зберігалися в горизонтальному форматі — кожен контакт в окремому рядку
  
• Зв’язок контакту з компанією реалізовано через окреме поле в рядку контакту
  
• У частини контактів була відсутня електронна пошта (приблизно 15% бази)
  
• Ручна обробка таблиці з 500 контактами займала близько 4–5 годин роботи
  
• За статистикою, при ручній конвертації допускалося до 8% помилок
  
• Перенесення великих баз (понад 1000 контактів) ставало практично нездійсненним завданням
  

Завдання

Після детального аналізу структури даних обох CRM-систем, серії консультацій із клієнтом та вивчення вимог до імпорту в Keepin CRM ми визначили ключові завдання:

• Перетворити горизонтальну структуру даних (кожен контакт у рядку) на вертикальну (компанія в рядку, контакти в колонках)
  
• Сгрупувати контакти за належністю до компаній
  
• Реорганізувати спосіб зберігання даних контактів (номери телефонів, email) відповідно до вимог Keepin CRM
  
• Розв’язати проблему відсутніх email-адрес у частини контактів
  
• Створити автоматизоване рішення для конвертації даних в один клік
  
• Забезпечити масштабованість рішення для обробки баз будь-якого розміру
  

Що робили

Початкова проблема:

• Вигляд експортованих даних — горизонтальний
  
• Кожен елемент записано в один рядок
  
• Колонка «Компанія» задається окремо для кожного елемента
  
• У контакта може бути відсутня пошта

Таблиця даних

Необхідний вигляд:

• Відображення елементів — вертикальне
  
• Назву компанії потрібно вказувати в таблиці один раз
  
• Кожен контакт компанії має розташовуватись у рядку цієї компанії (кількість контактів = кількість колонок)
  
• Дані контакту (телефон, пошта) повинні зберігатися в окремих колонках
  
• Поле «email» при імпорті обов’язково повинно бути заповнене

Новий вигляд даних

Розробка рішення

Ми створили спеціалізований скрипт для Google Таблиць, який автоматизує весь процес конвертації даних:

• Виділення унікальних компаній
  
  • алгоритм аналізує експортовані дані й формує список унікальних назв компаній;
    
  • кожній компанії призначається окремий рядок у новій таблиці.
    
• Групування контактів за компаніями
  
  • для кожного рядка вихідної таблиці визначається компанія;
    
  • усі дані контакту переносяться в рядок відповідної компанії.
    
• Динамічне формування структури
  
  • система визначає кількість колонок для кожної компанії залежно від числа контактів;
    
  • автоматично додаються нові колонки за потреби.
    
• Обробка відсутніх даних
  
  • для контактів без email-адрес створюються тимчасові пошти за допомогою регулярних виразів;
    
  • використовується шаблон з динамічною нумерацією для унікальності.
    
• Оптимізація продуктивності
  
  • скрипт обробляє великі обсяги даних зі швидкістю близько 100 елементів на секунду;
    
  • реалізовано індикатор прогресу.
    

Складнощі

• Відмінність у логіці зберігання даних у різних CRM вимагала глибокого аналізу структур
  
• Необхідність обробки контактів без email при тому, що в Keepin CRM це обов’язкове поле
  
• Потреба у масштабованому рішенні для баз будь-якого розміру
  
• Оптимізація алгоритму для швидкої роботи з великими масивами даних
  

Результати

У результаті ми створили повністю автоматизований скрипт для Google Таблиць, який:

• перетворює горизонтальну структуру у вертикальну;
  
• групує контакти за компаніями;
  
• приводить дані до формату, сумісного з Keepin CRM;
  
• генерує тимчасові email-адреси для контактів без пошти;
  
• працює зі швидкістю близько 100 елементів/секунду.
  

Процес міграції даних став повністю автоматизованим і не потребує ручної роботи:
достатньо завантажити експортовані дані та запустити скрипт — конвертація відбувається в один клік.

Висновки

Розроблене рішення допомогло клієнту вирішити комплексне завдання міграції даних між CRM-системами.

Переваги:

• Економія часу та ресурсів: обробка бази на 500 контактів скоротилася з 4–5 годин до 5 хвилин.
  
• Надійність: повністю виключені помилки, пов’язані з людським фактором.
  
• Масштабованість: швидкість 100 елементів/секунду дозволяє швидко працювати навіть із великими базами.
  
• Збереження даних: усі зв’язки між контактами та компаніями збережені; проблема відсутніх email-адрес вирішена без втрати інформації.
  

Це рішення дозволило клієнту безболісно змінити CRM-систему, зберігши всю напрацьовану клієнтську базу й забезпечивши безперервність бізнес-процесів.

Потрібна оптимізація роботи CRM-системи?

Компанія CRM EXPERTS — ваш надійний партнер у світі CRM-систем. Для цього залиште заявку на сайті crmexperts.ua або напишіть нам у месенджери. Запишіться на безкоштовну консультацію, і наші фахівці обов’язково допоможуть вам вирішити всі питання.