Вступ

Сьогоднішній наш клієнт — компанія, яка знаходиться в секторі аграрного бізнесу та спеціалізується на продажу добрив. Раніше компанія вже була нашим клієнтом на впровадження CRM-системи.

І ось через пів року тестувань нової системи в рамках оптимізації бізнес-процесів клієнт звернувся до нас для налаштування автоматизації роботи з фіскальними чеками в системі KeyCRM. Оскільки зіткнувся з низкою незручностей, які гальмували процес видачі оплат.

Якою була поточна ситуація:

Проводити тестування і здійснювати налаштування після впровадження CRM — абсолютно нормальна практика, оскільки деякі рішення потребують випробування часом.

Тому ми опитали нашого клієнта і отримали список незручностей, з якими стикалася компанія. Проблеми були наступні:

• Фіскалізація чеків відбувалася поза CRM-системою, що вимагало дублювання даних у різних системах.
  
• Менеджери витрачали додатковий час на роботу з фіскальними чеками.
  
• Відсутній автоматизований процес відправки фіскальних чеків клієнтам.
  
• Потрібно було вручну контролювати зв’язок між типами оплат і касами для фіскалізації.
  
• Менеджери були змушені працювати в кількох інтерфейсах одночасно.

Завдання

Ми поставили наступні завдання в цьому проєкті:

• Інтегрувати ПРРО з системою KeyCRM для фіскалізації чеків безпосередньо всередині CRM
  
• Налаштувати автоматичний вибір каси залежно від типу оплати і джерела замовлення
  
• Забезпечити можливість фіскалізації чеків прямо з картки замовлення
  
• Автоматизувати процес відправки фіскальних чеків клієнтам
  
• Мінімізувати ручні операції менеджерів під час роботи з фіскальними документами
  

Головна мета проєкту — забезпечити можливість безперебійного створення чеків і посилань на оплати безпосередньо в CRM-системі. Максимально автоматизувавши цей процес, ми плануємо виключити проблеми з оплатами і ймовірність помилок з боку працівників компанії.

---

Що робили

Робота над проєктом включала наступні етапи:

1. Підключення ПРРО до системи KeyCRM:
   
   • інтеграція API-сервісів
     
   • налаштування відповідності між типами фіскалізації і типами оплат у CRM-системі
     
   • підключення функціоналу фіскалізації чеків безпосередньо в інтерфейсі KeyCRM

2. Налаштування параметрів передачі даних:
   
   • визначення набору даних, які будуть передаватися із замовлення у фіскальний чек
     
   • налаштування відображення цих параметрів у кабінеті Checkbox
     
   • створення системи автоматичного формування чеків на основі даних із замовлення

3. Розробка інтерфейсу для роботи з фіскальними чеками:
   
   • інтеграція кнопок фіскалізації безпосередньо в картку замовлення
     
   • додавання функцій друку чеків і копіювання посилань прямо з CRM
     
   • впровадження можливості скасування чеків у разі потреби

Процес додавання чеків

4. Налаштування автоматизації процесів:
   
   • навчання системи повідомляти про створення фіскального чека і заносити дані одразу в картку клієнта
     
   • створення алгоритму автоматичної фіскалізації залежно від джерела замовлення, типу оплати і статусу
     
   • налаштування автоматичної відправки повідомлення клієнту з посиланням на чек
     
   • розробка шаблонів повідомлень із можливістю їх гнучкого налаштування
     

сповіщення про оплату

Складнощі

Складнощів під час впровадження не виникло. Але ми попередили клієнта, що протягом місяця йому необхідно протестувати роботу нового функціоналу і повідомити нам про можливі проблеми.

Що вийшло

У результаті впровадження автоматизації фіскалізації чеків:

• Створено повністю інтегрований з KeyCRM механізм роботи з ПРРО Checkbox:
  
  • менеджери можуть фіскалізувати оплати безпосередньо з картки замовлення
    
  • налаштовано відповідність між типами оплат у CRM і типами фіскалізації в Checkbox
    
  • реалізована передача всіх необхідних параметрів із замовлення в чек
    
• Впроваджено зручний інтерфейс для роботи з фіскальними чеками:
  
  • додана можливість друку чека прямо із замовлення
    
  • реалізована функція копіювання посилання на чек для відправки клієнту
    
  • впроваджена можливість скасування чека у разі потреби
    
• Налаштовані автоматичні процеси:
  
  • система сама фіскалізує чеки залежно від джерела замовлення, типу оплати і статусу
    
  • автоматично відправляється повідомлення клієнту з посиланням на чек
    
  • зміст повідомлення можна гнучко налаштовувати під потреби бізнесу
    

Висновки та підсумки

Впровадження автоматизації фіскалізації чеків для компанії клієнта значно спростило роботу менеджерів і оптимізувало бізнес-процеси:

• Скорочення ручних операцій — менеджеру достатньо додати оплату до замовлення і перенести його на потрібний статус, усі інші дії виконуються автоматично.
  
• Підвищення ефективності роботи — відсутність необхідності перемикатися між різними системами і дублювати інформацію.
  
• Поліпшення клієнтського сервісу — клієнти оперативно отримують фіскальні чеки в електронному вигляді.
  
• Зменшення ймовірності помилок — завдяки автоматизації процесів мінімізовано людський фактор.
  
• Гнучке налаштування системи — можливість адаптувати зміст повідомлень і умови автоматичної фіскалізації під змінні потреби бізнесу.
  

Реалізоване рішення дозволило компанії не лише спростити повсякденну роботу співробітників, але й підвищити рівень обслуговування клієнтів, забезпечуючи своєчасну відправку фіскальних документів. І поступово компанія продовжить покращувати досвід клієнтів і своїх співробітників разом із нами, оскільки клієнт знаходиться у нас на підтримці.

Компанія CRM EXPERTS — ваш надійний партнер у світі CRM-систем. Для цього залиште заявку на сайті crmexperts.ua або напишіть нам у месенджери. Запишіться на безкоштовну консультацію, і наші фахівці обов’язково допоможуть вам вирішити всі питання.