Ми любимо працювати з незвичайними проектами та яскравими клієнтами, тому представляємо вам нашого клієнта. Це один із провідних системних інтеграторів України, що працює з корпоративним сектором і великим бізнесом. Компанія реалізує комплексні IT-проекти: від аудиту та проєктування інфраструктури до впровадження, супроводу й масштабування рішень. Компанія спеціалізується на комплексній реалізації проектів для корпоративного сектору та надає широкий спектр послуг.
Серед клієнтів компанії — великі українські сервіси та бізнеси, зокрема Monobank, Аптека АНЦ, Prozorro.Sale та Preply.
Компанія працює з масштабними IT-інфраструктурами та великою кількістю корпоративних процесів, де критично важливі стабільність роботи систем, контроль завдань і прозора взаємодія між командами. І саме вона стала нашим новим клієнтом.
Запит клієнта
Ситуація клієнта була наступною: спеціалісти різних відділів працювали за власними сценаріями погодження угод, а частина комунікації відбувалася поза CRM — через месенджери, дзвінки та внутрішні переписки. Через це процеси з роботи з клієнтами затягувалися або взагалі не виконувалися.
У процесі роботи з клієнтом у компанії одночасно беруть участь кілька ролей: менеджери, продакт-менеджери, юридичний відділ та інші співробітники, відповідальні за перевірку різних аспектів угоди.
При цьому частина погоджень виконувалася вручну або через внутрішні комунікації поза CRM, через що керівники не мали змоги бачити реальний стан по кожному клієнту.
Однією з ключових проблем стала відсутність вбудованого механізму обов’язкової перевірки угод перед переходом на наступні етапи продажів. Менеджери мали перевіряти технічну та комерційну коректність замовлень, а юридичний відділ — займатися контрагентами та контролювати коректність роботи з юридичними особами. Однак система не обмежувала рух угоди за відсутності таких перевірок, що створювало ризик переходу до наступних етапів без необхідних погоджень.
Наслідки такого формату роботи, які ми виявили:
- менеджери витрачали значну частину часу не на продажі, а на внутрішні комунікації
- швидкість обробки корпоративних клієнтів знижувалася з кількох хвилин до 1–2 годин на кожного клієнта
- збільшувалася кількість повторних погоджень через неможливість делегувати завдання
- зростало навантаження на юридичний і продакт-відділи; частина клієнтів втрачалася через тривале очікування погодження та підготовки пропозицій
Підготовка комерційних пропозицій і підтвердження угод регулярно затримувалися на 1–3 робочі дні, оскільки співробітники не розуміли:
- хто має погодити наступний етап
- чи виконані юридичні перевірки
- чи перевірена технічна частина проекту
- чи можна продовжувати роботу з клієнтом далі
Додаткова проблема: CRM не контролювала обов’язковість проходження внутрішніх перевірок. Угоди могли рухатися далі по воронці без підтвердження від відповідальних співробітників, а помилки виявлялися вже після погодження комерційних умов або на етапі запуску проекту.
Такі проблеми в роботі команди мали багато негативних наслідків, а саме:
- менеджери втрачали до 3 годин робочого часу на внутрішні комунікації замість продажів
- збільшувалася кількість затримок при обробці корпоративних клієнтів
- частина погоджень виконувалася повторно кількома співробітниками, а правки, які ніхто не бачив, вносилися знову і знову
- юридичний відділ регулярно отримував дублюючі запити і співробітники по кілька разів перевіряли те, що вже було погоджено
- регулярні конфлікти в команді змушували керівництво відволікатися на їх вирішення, що також уповільнювало роботу
- угоди могли «зависати» без руху на кілька днів; компанія втрачала частину потенційних клієнтів через тривале погодження та повільну підготовку комерційних пропозицій
За нашими прогнозами, якби система продовжувала працювати в такому режимі, компанія могла б втратити до 30% своїх нових клієнтів.
Завдання проекту
Нашим завданням на проекті стало: вибудувати в Zoho CRM злагоджений і зручний процес погодження угод, за якого кожна угода проходить обов’язкові перевірки перед переходом на наступний етап.
Для компанії було важливо виключити ручні погодження поза CRM і усунути затримки. Система мала автоматично контролювати послідовність внутрішніх перевірок, фіксувати відповідальність співробітників і не дозволяти рухати угоду далі без обов’язкової перевірки з боку продакт-менеджерів та юридичного відділу.
Результатом роботи проекту мало стати:
- централізація інформації з погодження угоди всередині CRM
- скорочення часу на внутрішні комунікації між відділами
- виключення повторних перевірок без правок
- прискорення підготовки та погодження комерційних пропозицій
- забезпечення прозорого контролю проходження угод за внутрішніми регламентами компанії
Роботи по проекту
Формування схеми процесу погодження
Перед початком впровадження команда разом із клієнтом детально опрацювала наявний процес погодження угод усередині компанії. Основним завданням на цьому етапі було не просто перенести поточну роботу в CRM, а вибудувати зрозумілий і контрольований процес, який виключає пропуск обов’язкових перевірок і знижує кількість ручних комунікацій між відділами.
Разом із керівництвом компанії були визначені:
- всі учасники процесу погодження
- послідовність проходження угоди
- етапи, на яких вимагається обов’язкова перевірка
- ролі та зони відповідальності кожного відділу
- умови, за яких угода може переходити далі
Окремо були виділені точки контролю з боку продакт-менеджерів і юридичного відділу, оскільки саме на цих етапах виникало найбільше затримок і уточнень.
Після формування повної схеми бізнес-процесу її було повторно погоджено з клієнтом і затверджено як єдиний стандарт роботи для подальшого впровадження в CRM-систему.
Налаштування бізнес-процесу
У рамках проекту в Zoho CRM було вибудувано єдиний процес погодження угод усередині системи. Для компанії налаштували логіку роботи, за якої кожна угода проходить послідовні етапи перевірки перед переходом далі по воронці продажів.
Для цього було реалізовано багатоетапний процес погодження, де CRM автоматично контролює:
- які перевірки мають бути виконані
- хто відповідає за поточний етап
- які дії є обов’язковими перед продовженням роботи з угодою
Система була налаштована таким чином, щоб менеджери не могли переводити угоду на наступний етап без підтвердження з боку відповідальних співробітників — наприклад, продакт-менеджерів або юридичного відділу.
Додатково всередині CRM була налаштована автоматична логіка сповіщень, розподілу статусів і розмежування доступу для різних ролей співробітників. Завдяки цьому вся інформація з погодження угоди стала зберігатися в одному місці, а процес погодження прискорився.
У разі успішної перевірки угода отримує спеціальний тег, що підтверджує проходження валідації. Цей тег стає обов’язковою умовою для подальшого руху угоди по Blueprint. Якщо тег відсутній, користувач фізично не може перевести угоду на наступний етап — система приховує відповідні дії та блокує продовження процесу.
Приклад тегу
Приклад блокування укладення угоди без проходження валідації.
Такий підхід дозволив перенести контроль якості роботи безпосередньо в CRM і виключити можливість обходу внутрішніх регламентів. Для компанії це особливо важливо в проектних і технічно складних продажах, де помилки на етапі погодження можуть призводити до фінансових та операційних ризиків.
Схема процесу угоди з етапами узгодження та перевірки.
Тестова операція з кнопками для менеджерів
Система перевірки для юридичного відділу
Паралельно була реалізована окрема логіка валідації контрагентів для юридичного відділу. У картках були налаштовані спеціальні кнопки, доступні виключно юристам. За допомогою цих дій юридичний відділ може підтверджувати або відхиляти перевірку контрагента.
Після проходження перевірки контрагенту автоматично присвоюється відповідний тег валідації. Далі система синхронізує цей статус із пов’язаними угодами, завдяки чому менеджери та інші учасники процесу одразу бачать актуальний стан юридичної перевірки безпосередньо всередині угоди.
Автоматизація сповіщень і контролю перевірок
Додатково в Zoho CRM була налаштована автоматична система сповіщень через Zoho Cliq для прискорення внутрішніх погоджень між відділами.
Якщо угода переходила на етап, де вимагається обов’язкова перевірка юридичного відділу, але контрагент ще не був валідований, система автоматично надсилала сповіщення відповідальному співробітнику. Разом зі сповіщенням співробітник одразу отримував посилання на потрібну угоду та картку контрагента всередині CRM.
Це дозволило:
- прибрати ручні нагадування між відділами
- скоротити час реакції на погодження
- зменшити кількість пропущених перевірок
- прискорити обробку корпоративних угод
Додатково була реалізована автоматична синхронізація статусів і тегів між картками контрагентів та угодами. Завдяки цьому співробітники завжди бачать актуальний статус перевірок у єдиному інтерфейсі CRM без необхідності шукати інформацію в різних розділах системи або уточнювати її вручну у колег.
Результати роботи над проектом
У результаті проекту компанія отримала зрозумілий і повністю контрольований процес погодження угод усередині Zoho CRM. Всі ключові етапи перевірки були перенесені з ручних переписок і внутрішніх чатів безпосередньо в CRM-систему.
Тепер співробітники більше не витрачають час на постійні уточнення, пошук відповідальних і ручне погодження між відділами. Завдяки автоматизації процесів компанія скоротила до 3–5 годин робочого часу щоденно, які раніше йшли на внутрішні комунікації та повторні перевірки.
Угоди більше не можуть рухатися далі без обов’язкового підтвердження з боку продакт-менеджерів і юридичного відділу. Це дозволило суттєво знизити кількість помилок, усунути неузгоджені дії та підвищити якість обробки корпоративних проектів.
Для менеджерів процес став значно простішим і прозорішим. Усередині угоди одразу відображається:
- на якому етапі знаходиться погодження
- які перевірки вже виконані
- хто відповідає за наступний крок
- де саме виникла затримка
Завдяки системі тегів і автоматичних сповіщень керівництво тепер у режимі реального часу бачить, на якому етапі знаходиться кожна угода і який відділ потребує додаткового контролю або прискорення. Це дозволило швидше реагувати на затримки та скоротити час підготовки комерційних пропозицій і погодження проектів практично вдвічі.
Додатково вдалося практично повністю усунути внутрішні конфлікти між відділами, оскільки система чітко фіксує зони відповідальності та етапи погодження. Співробітникам більше не потрібно з’ясовувати, хто має виконати наступний крок — CRM автоматично показує відповідального і надсилає необхідні сповіщення.
Окремо варто зазначити, що команда позитивно оцінила впроваджену систему тегів і автоматизацій. Співробітники швидко адаптувалися до нової логіки роботи, а етап опору змінам був виключений завдяки простому та зрозумілому інтерфейсу процесів усередині CRM. У результаті компанія отримала налагоджений бізнес-процес, який призвів до підвищення продажів і покращення якості роботи з клієнтами.
Хочете вдосконалити свої бізнес-процеси?
Компанія CRM EXPERTS — ваш надійний партнер у світі CRM-систем. Для цього залишайте заявку на сайті crmexperts24.com або пишіть нам у месенджери. Запишіться на безкоштовну консультацію, і наші фахівці обов’язково допоможуть вам розв’язати всі питання 😎
