Аналітика для постачальника паковання харчових продуктів. Оптовий продаж, міжнародний клієнт

Наш клієнт — посередницька компанія, що спеціалізується на постачанні пакувальних матеріалів для харчової промисловості в сегменті B2B.

Масштаб компанії: До асортименту товарів клієнта входять бляшані банки, кришки, листи та супутні товари. Закупівлі здійснюються у виробників у Китаї, Туреччині та Латвії, при цьому більшість поставок формується під індивідуальне замовлення клієнта. Географія продажів охоплює Латвію, Литву, Естонію та інші країни Європи.

Специфіка бізнес-моделі: Продажі побудовані через активний аутріч: участь у профільних виставках, самостійний пошук клієнтів, прямі контакти та розвиток партнерських зв’язків. Комунікація ведеться по e-mail, телефону, WhatsApp, а при роботі з китайськими постачальниками додатково використовується WeChat.

Цикл угоди клієнта тривалий — від кількох місяців до півроку і більше. Він включає узгодження специфікацій, розрахунок логістики, пересилку зразків, підготовку сертифікатів та повний документальний супровід до моменту доставки готової продукції кінцевому клієнту.

Завдання проєкту: клієнт звернувся до нас з метою впровадження та налаштування аналітики у зв’язку з виходом на нові ринки.

Проблематика бізнесу

На тлі активного розвитку та розширення географії продажів компанія зіткнулась з обмеженою прозорістю управлінської аналітики. При тривалому циклі угоди та великій кількості паралельних переговорів керівництву було складно оперативно оцінювати реальну картину продажів:

• Скільки угод перебуває в роботі на поточний момент
• На яких етапах воронки угоди «застрягають» і чому
• Яка реальна динаміка руху угод по етапах
• Який обсяг очікуваного виторгу на горизонті 3–6 місяців

Наслідки: При тривалому циклі угоди відсутність оперативної інформації про стан воронки означала, що керівництво дізнавалось про проблеми із запізненням на кілька місяців, коли вже було пізно щось коригувати.

Неструктурована фінансова аналітика: При великій кількості індивідуальних замовлень з різною маржинальністю та логістичними умовами не було єдиного інструменту для аналізу:

• Загального обсягу продажів та динаміки за періодами
• Розподілу виторгу по менеджерах
• Співвідношення фактичних показників із плановими
• Структури закритих угод та їх фінансових характеристик

Наслідки: Відсутність структурованих фінансових звітів ускладнювала прийняття управлінських рішень, планування завантаження та оцінку ефективності роботи команди. Стратегічне планування будувалось не на достовірних даних, а на приблизних оцінках.

Відсутність аналізу причин втрати угод: Компанія не фіксувала і не аналізувала причини, через які угоди закривались зі статусом «Програно». При тривалому циклі угоди та значних інвестиціях часу в кожну переговорну активність (погодження специфікацій, зразки, сертифікати, логістика) втрата клієнта — це критична втрата ресурсів.

Наслідки: Без розуміння системних причин відмов (ціна, терміни виробництва, логістика, умови оплати) неможливо було скоригувати комерційну стратегію. Компанія могла повторювати одні й ті самі помилки місяцями, втрачаючи потенційних клієнтів з одних і тих самих причин.

Неможливість оцінити ефективність каналів залучення: При активному аутричі та участі у виставках виникала необхідність розуміти, які канали дійсно дають результат, а які потребують перегляду стратегії. Однак не було інструменту для коректного аналізу джерел лідів та їх конверсії у закриті угоди.

Наслідки: Без коректної аналітики це перетворювалось на роботу «на відчуттях», а не на цифрах. Компанія могла інвестувати значні кошти в неефективні канали (наприклад, дорогі виставки) та недоінвестовувати в ефективні (наприклад, прямий аутрич).

Суб’єктивна оцінка роботи менеджерів: Не було об’єктивних показників для оцінки ефективності роботи кожного менеджера: кількість угод у роботі, обсяг закритих продажів, конверсія на різних етапах воронки, динаміка за період.

Наслідки: Оцінка ефективності команди велась суб’єктивно, без опори на цифри. Це створювало ризики неправильної мотивації, неефективного розподілу завдань та неможливості виявити системні проблеми в роботі окремих менеджерів.

Завдання проекту

Після комплексного аудиту системи та серії інтерв’ю з керівництвом було проведено детальну діагностику. Аналіз показав, що основна проблема полягає не у відсутності даних як таких (уся інформація фіксувалась у CRM), а у відсутності інструментів для їх аналізу та візуалізації.

Було виявлено п’ять ключових зон, де необхідна аналітика:

1. Фінансові показники продажів
2. Причини втрати угод
3. Канали лідогенерації
4. Якість роботи менеджерів
5. Загальний стан воронки продажів

На основі результатів діагностики було складено план впровадження системи управлінської звітності в Zoho CRM.

Завдання проекту: Створити в Zoho CRM систему управлінської звітності, яка консолідує ключові показники бізнесу в єдиному просторі та забезпечує керівництву доступ до аналітики в режимі реального часу для прийняття обґрунтованих управлінських рішень.

Процес роботи над проектом

Етап 1: Розробка та впровадження звіту з продажів

Що було зроблено: Розроблено та налаштовано комплексний фінансовий звіт, який став основою для стратегічного планування.

Реалізований функціонал:

Фінансові показники по угодах:

• Загальна сума продажів за вибраний період
• Динаміка продажів по місяцях/кварталах
• Розподіл обороту по менеджерах
• Розподіл продажів по етапах воронки

Порівняльний аналіз:

• Фактичні показники vs планові значення
• Відхилення та їх візуалізація
• Тренди зростання або зниження показників

Візуалізація даних:

• Графіки динаміки продажів
• Діаграми розподілу виторгу
• Порівняльні показники

Результат етапу: Керівництво отримало інструмент для аналізу фінансових показників бізнесу, який дозволяє оцінювати поточний стан, порівнювати з плановими значеннями та формувати основу для стратегічного планування.

Вигляд звіт

Етап 2: Створення звіту Lost Reasons

Що було зроблено: Розроблено аналітичний звіт для систематизації причин втрати угод.

Реалізований функціонал:

Структуризація причин відмови:

• Налаштована логіка фіксації причин у CRM
• Визначені основні категорії: ціна, терміни виробництва, логістика, умови оплати, перехід до конкурентів та інші

Аналітичний блок:

• Розподіл втрачених угод за причинами
• Кількісні показники по кожній причині
• Візуалізація структури втрат

Виявлення паттернів:

• Можливість побачити найчастіші причини відмов
• Аналіз причин у динаміці за періодами
• Виявлення системних проблем

Результат етапу: Компанія отримала можливість виявляти системні проблеми в процесі продажів. Звіт наочно демонструє, з яких причин угоди найчастіше закриваються зі статусом «Програно», що дозволяє скоригувати комерційну стратегію на основі даних, а не припущень.

Етап 3: Впровадження звіту Lead Sources

Що було зроблено: Реалізовано звіт для оцінки ефективності маркетингових активностей та каналів залучення клієнтів.

Реалізований функціонал:

Аналіз джерел лідів:

• Розподіл лідів за джерелами залучення (виставки, прямий аутрич, рекомендації, сайт та ін.)
• Кількість лідів з кожного джерела
• Конверсія лідів в угоди за джерелами

ROI маркетингових каналів:

• Обсяг виторгу, що приносить кожне джерело
• Можливість оцінити ефективність інвестицій у різні канали
• Порівняльний аналіз каналів

Візуалізація даних:

• Діаграми розподілу лідів
• Графіки конверсії за джерелами
• Порівняльні показники ефективності

Результат етапу: Керівництво отримало інструмент для визначення найефективніших каналів залучення клієнтів. Це дозволило обґрунтовано перерозподіляти маркетинговий бюджет та зусилля команди на користь найрезультативніших напрямків.

Етап 4: Реалізація звіту Managers Performance

Що було зроблено: Створено звіт для об’єктивної оцінки роботи команди продажів.

Реалізований функціонал:

Індивідуальні показники менеджерів:

• Кількість угод у роботі у кожного менеджера
• Обсяг закритих продажів за період
• Конверсія на різних етапах воронки
• Середній чек угоди

Порівняльний аналіз:

• Продуктивність кожного менеджера відносно команди
• Динаміка показників за вибраний період
• Виявлення лідерів та відстаючих

Деталізація за активностями:

• Кількість контактів з клієнтами
• Швидкість руху угод по воронці
• Ефективність на кожному етапі

Результат етапу: Компанія перевела оцінку ефективності команди із суб’єктивної площини в об’єктивну, засновану на цифрах. Це створило основу для справедливої мотивації, виявлення потреб у навчанні та правильного розподілу завдань між менеджерами.

Етап 5: Налаштування зведеного звіту Sales Overview

Що було зроблено: Впроваджено зведений звіт, що дає цілісне уявлення про поточний стан воронки продажів.

Реалізований функціонал:

Загальна картина воронки:

• Кількість активних угод на поточний момент
• Розподіл угод за етапами воронки
• Обсяг очікуваного виторгу по активних угодах
• Кількість угод на кожному етапі

Динаміка руху:

• Швидкість проходження угод по воронці
• «Застряглі» угоди на певних етапах
• Конверсія між етапами

Прогнозування:

• Очікуваний обсяг закриття в найближчий період
• Оцінка завантаженості команди
• Прогноз виторгу

Результат етапу: Керівництво отримало інструмент для оперативної оцінки поточного стану продажів, що критично важливо при тривалому циклі угоди. Звіт дозволяє в режимі реального часу бачити, де знаходяться всі активні переговори та який потенціал прибутку.

Етап 6: Створення єдиного дашборду керівника

Що було зроблено: Всі розроблені звіти було консолідовано на єдиному дашборді з візуалізацією ключових показників.

Реалізований функціонал:

Єдина точка входу:

• Всі ключові графіки та показники в одному вікні
• Візуалізація даних з усіх п’яти звітів
• Можливість бачити загальну картину бізнесу без переходу в кожен звіт окремо

Інтерактивність:

• Можливість переходу з дашборду в детальний звіт
• Оновлення даних у режимі реального часу
• Налаштовуваний період перегляду

Візуальна зрозумілість:

• Графіки та діаграми для швидкого сприйняття
• Ключові показники виділено
• Інтуїтивна навігація

Результат етапу: Керівництво отримало єдину «панель управління» бізнесом, де вся критично важлива інформація доступна в одному вікні без необхідності пошуку даних у різних розділах системи.

Етап 7: Налаштування гнучкої фільтрації

Що було зроблено: В усіх звітах реалізовано систему гнучких фільтрів для деталізованого аналізу.

Реалізований функціонал:

Фільтри за параметрами:

• Період (день, тиждень, місяць, квартал, рік, довільний діапазон)
• Менеджер (конкретний або вся команда)
• Джерело ліда (для аналізу ефективності каналів)
• Статус угоди (активні, закриті, втрачені)
• Інші кастомні параметри

Комбіновані вибірки:

• Можливість застосовувати кілька фільтрів одночасно
• Збереження часто використовуваних комбінацій
• Швидке перемикання між представленнями

Спеціалізовані вибірки:

• Аналіз квартальної динаміки
• Оцінка ефективності конкретної виставки
• Порівняння роботи менеджерів за певний період
• Аналіз результативності конкретного джерела лідів

Результат етапу: Керівництво отримало можливість швидко формувати вибірки під конкретні управлінські завдання, що критично важливо для оперативного прийняття рішень в умовах міжнародного бізнесу з тривалим циклом угоди.

Результати роботи над проектом

За результатами впровадження дашбордів та розробки повноцінної аналітики компанія отримала конкретні управлінські та фінансові зміни.

Повний контроль над роботою компанії

• Керівник отримав повноцінну систему управління показниками
• Всі дані, внесені в CRM, оновлюються в режимі реального часу
• Більше немає необхідності запитувати цифри у співробітників та очікувати на звіт

Контроль за фінансами компанії

• З’явилась структурована картина продажів: обсяги, динаміка за періодами, розподіл виторгу по менеджерах
• Стало можливим порівнювати факт із планом та оперативно реагувати на відхилення
• Фінансові показники перестали бути «звітом наприкінці місяця» — вони стали інструментом щоденного управління

Коректний аналіз втрат клієнтів

• Компанія почала бачити реальні причини відмов та вузькі місця в процесі продажів
• З’явилась можливість точково коригувати стратегію: умови, ціноутворення, етапи обробки угод
• Помилки перестали повторюватись системно

Ефективне відстеження приходу лідів

• Налаштована аналітика за джерелами заявок та їх внеском у виторг
• Маркетинговий бюджет перерозподілено на користь каналів, які дійсно приносять гроші
• Кожна активність тепер оцінюється через результат, а не через кількість лідів

Контроль співробітників та воронки продажів

• Керівництво бачить завантаженість менеджерів, ефективність кожного співробітника та стан угод за етапами
• Стало простіше виявляти «застряглі» угоди та прогнозувати виторг
• Оцінка роботи команди переведена в об’єктивну площину — на основі цифр

Операційна ефективність та економія часу

• До впровадження аналітики кожен спеціаліст витрачав близько 12 робочих годин на місяць на підготовку звітів вручну
• З урахуванням кількості співробітників це перетворювалось на значні втрати часу та ресурсу
• Після впровадження дашбордів компанія аналізує показники в моменті, а не створює звіти, які вже завтра втрачають актуальність
• Співробітники перестали фокусуватись на нескінченних таблицях та зосередились на продажах і розвитку
• В результаті вивільнений час напряму конвертується в прибуток, особливо в сегменті оптових продажів, адже тепер спеціалісти займаються виключно роботою з клієнтами

Хочете впровадити аналітику у свою CRM систему?

Компанія CRM EXPERTS — ваш надійний партнер у світі CRM-систем. Для цього залишайте заявку на сайті crmexperts24.com або пишіть нам у месенджери. Запишіться на безкоштовну консультацію, і наші фахівці обов’язково допоможуть вам розв’язати всі питання 😎