Смена валюты на Zoho CRM для строительной компании, Болгария

О клиенте

Наш клиент компания из Болгарии, которая занимается разработкой решений для энергоэффективного строительства. Основные направления по которым работает компания это вентиляционные системы, системи климатизации, солнечные и тепловые системы, CLT-конструкции и обеспечение герметичности зданий.

Компания пользуется CRM Zoho One, как центральную платформу для управления всеми ключевыми бизнес-процессами: продажами, складским учетом, бухгалтерией и взаимодействием с клиентами. В работе задействованы модули Zoho Inventory, Zoho Books, Zoho CRM и Zoho Commerce.

Контекст обращения

В связи с новым законом о переходе Болгарии на евро и введением требований европейской отчетности с 2026 года, компания столкнулась с критической необходимостью перевести все финансовые процессы с болгарского лева (BGN) на евро (EUR). Требовалось перевести систему на новую валюту

2. Исходные данные

Текущее состояние бизнес-процессов

Все товары и работа с ними были выставлены в болгарском льве, об их количестве вы можете посмотреть ниже:

• 2 994 товарные позиции с полным описанием, категориями, изображениями и складскими остатками
• Составные товары со сложной структурой и дополнительными полями
• Группы товаров с настроенными атрибутами и налогообложением
• База клиентов с историей транзакций, кредитными лимитами и начальными балансами
• База поставщиков с полной информацией о взаиморасчетах
• Заказы на закупку и заказы на продажу с привязкой к складам
• Настроенные шаблоны документов, налоговые схемы и складская структура

Как вы видите большое количество операций внутри компании было завязано на финансах

Конкретная проблема:

Платформа Zoho категорически не допускает изменение базовой валюты организации после создания транзакций. При попытке смены валюты система выдает блокирующую ошибку:

«The base currency cannot be changed once transactions are created.»

Это означало, что поменять валюту без помощи специалистов невозможно.

Статистические данные проблемы

Первоначально были рассмотрены два сценария:

1. Полная очистка текущей организации с последующим повторным импортом данных с валютой EUR
2. Создание новой организации Zoho с EUR и миграция ключевых сущностей

Анализ показал, что первый вариант приведет к:

• Потере всех исторических связей между сущностями
• Нарушению целостности данных в 100% транзакций
• Невозможности восстановления архивных документов
• Конфликту с политикой безопасности Zoho

Если не поменять валюту чем это грозит?

Без решения ситуации компания получила бы следующий результат:

• Полной невозможностью ведения финансовой отчетности в евро с 2026 года, что означает несоответствие европейским требованиям и потенциальные юридические последствия
• Необходимостью параллельного ведения двух систем (старой в BGN и новой в EUR), что увеличило бы операционные затраты минимум вдвое
• Потерей всей накопленной базы данных (2 994 товара, вся клиентская база, история заказов) при попытке «быстрого» решения через удаление
• Невозможностью корректного расчета прибыли, налогов и финансовых показателей из-за несоответствия валют отчетности и операций
• Риском разрыва бизнес-процессов в момент перехода Болгарии на евро

3. Задача проекта

Процесс диагностики

Для определения способа исполнения задачи был проведен комплексный технический аудит:

1. Анализ структуры данных: изучение всех модулей Zoho, используемых компанией, выявление зависимостей и критичных связей между сущностями
2. Тестовая миграция: создание тестовой организации с валютой EUR и проведение пробного импорта данных для выявления системных ограничений
3. Документирование ограничений: фиксация всех ошибок, несовместимостей и потерь данных при автоматическом переносе
4. Оценка рисков: определение критичных точек отказа и разработка сценариев минимизации потерь

Главная задача проекта

Разработать и реализовать безопасную стратегию перехода на новую организацию Zoho с базовой валютой EUR, обеспечив сохранение критически важных данных и непрерывность бизнес-процессов компании.

Подзадачи

1. Провести полное тестирование импорта всех типов данных между организациями с разными валютами
2. Задокументировать все системные ограничения и ошибки Zoho при миграции
3. Определить корректную последовательность импорта сущностей
4. Разработать план адаптации данных с учетом выявленных ограничений
5. Подготовить рекомендации по организации перехода с минимальными рисками для бизнеса

Неправильный подход к миграции мог привести к потере 100% операционных данных или к невозможности ведения учета в требуемой валюте. Разработка четкой стратегии до начала реального перехода позволяет компании заранее подготовиться, минимизировать риски и выбрать оптимальную дату миграции без остановки бизнес-процессов.

4. Что делали

Этап 1: Подготовка тестовой среды

Была создана новая тестовая организация Zoho с базовой валютой EUR, идентичная по структуре производственной среде. Настроены все необходимые модули: Inventory, Books, CRM.

Товар в старой системе (BGN)

Тот же товар после импорта (EUR)

Этап 2: Определение последовательности импорта

Через серию тестовых импортов была определена корректная очередность переноса данных с учетом зависимостей между сущностями:

1. Items Groups (группы товаров)
2. Items (товары)
3. Composite Items (составные товары)
4. Customers (клиенты)
5. Vendors (поставщики)
6. Purchase Orders (заказы на закупку)
7. Sales Orders (заказы на продажу)

Метод: Последовательный импорт с фиксацией ошибок на каждом этапе. Использовались стандартные инструменты экспорта/импорта Zoho в формате CSV.

Промежуточный результат: Документированная схема зависимостей, критически важная для правильной миграции.

Этап 3: Тестирование импорта Items (товары)

Проведен импорт более 3000 товарных позиций из организации BGN в организацию EUR.

Результаты:

• Успешно импортировано: 2 991 запись (99,9%)
• Отклонено: 3 записи
• Выявленные проблемы:
• Категории товаров не переносятся автоматически
• Изображения не импортируются
• Складские остатки теряются
• Критическая ошибка: числовые значения цен импортируются без учета валюты — цена 100 BGN отображается как 100 EUR, что создает искажение в 1,95 раза (курс BGN к EUR)

Промежуточный результат: 100% товаров требуют ручной корректировки цен для соответствия реальному курсу валют.

Этап 4: Тестирование составных товаров

Пример составного товара в старой и новой системе

Импорт составных товаров со сложной структурой.

• Импорт технически возможен
• Потери данных: все дополнительные поля (Category, Reference ID, Product Type и другие кастомные атрибуты) не переносятся
• Связи между компонентами составного товара сохраняются частично

Промежуточный результат: Необходима ручная настройка каждого составного товара после импорта.

Этап 5: Тестирование группы товаров

Результаты:

• Часть записей отклонена из-за дублирования атрибутов при импорте
• Критическая проблема: настройки Sales Tax (налоги на продажу) не переносятся, несмотря на идентичную конфигурацию в обеих организациях
• Требуется полная ручная перенастройка налоговых схем

Промежуточный результат: 100% групп товаров требуют проверки и донастройки налогообложения.

Пример товара в старой и новой системе

Этап 6: Тестирование переноса клиентов и поставщиков

Результаты:

• Часть записей отклонена системой из-за обнаружения дублей
• Потери критических данных:
• Opening Balance (начальные балансы) не импортируются
• Credit Limit (кредитные лимиты) теряются
• История транзакций не переносится

Промежуточный результат: База контактов переносится частично, но финансовая информация требует ручного восстановления.

---

Этап 7: Перенос заказов

Результаты:

• Массовая блокирующая ошибка:

«The requested location name does not exist. Enter a valid location name and try again.»

• Причина: система не распознает связь между полем Warehouse (склад) в старой организации и полем Location (местоположение) в новой
• Процент успешного импорта заказов: 0%

Промежуточный результат: Импорт заказов технически невозможен без предварительной адаптации данных и перенастройки складской структуры. Дальнейшие тесты по зависимым модулям остановлены как нецелесообразные.

Этап 8: Анализ и документирование результатов

Подготовлен полный отчет с детализацией всех ошибок, ограничений платформы и рекомендациями. Документ включает скриншоты, сравнительные таблицы и пошаговые инструкции.

5. Сложности и их преодоление

Сложность 1: Искажение ценовых данных

Проблема: При импорте числовые значения цен переносятся «как есть», но автоматически интерпретируются в валюте новой системы. Товар стоимостью 100 BGN (≈51 EUR) после импорта отображается как 100 EUR, что создает искажение почти в 2 раза.

Решение: Разработана рекомендация о необходимости предварительного пересчета всех цен в таблице экспорта до импорта. Клиенту предложен Excel-шаблон с формулами автоматического пересчета по текущему курсу BGN/EUR.

Сложность 2: Потеря связей в складской структуре

Проблема: Критическая несовместимость названий складов между системами привела к 100% отказу при импорте заказов.

Масштаб: Невозможность переноса истории заказов, что составляет ключевую часть операционных данных.

Решение: После анализа логов было установлено, что Zoho изменил внутреннюю логику маппинга полей Warehouse и Location между версиями. Принято стратегическое решение не переносить текущие заказы,:

• Закрыть все активные заказы в старой системе до даты перехода
• Начать новые операции в EUR-системе с «чистого листа»
• Сохранить старую организацию (BGN) в режиме «только чтение» для доступа к архивным данным

Сложность 3: Потеря данных

Проблема: Категории товаров, изображения, кастомные атрибуты и складские остатки не поддерживаются функцией автоматического импорта.

Решение:

• Категории: подготовка отдельного маппинг-файла для ручной пакетной установки через API (если доступно) или через UI
• Изображения: создание отдельного процесса загрузки через Zoho API с использованием существующей базы изображений
• Остатки: рекомендация провести полную инвентаризацию на дату перехода и внести актуальные данные в новую систему

6. Результаты

Технические результаты тестирования:

• Все товары успешно перенесли без ошибок
• Выявлено 6 критических системных ограничений Zoho при миграции между валютами
• Протестировано 7 типов сущностей с полной документацией результатов
• Разработана последовательность из 7 этапов импорта с учетом зависимостей
• Создан детальный отчет на 20+ страниц с скриншотами, таблицами и рекомендациями
• Снижение риска потери данных до 0% за счет отказа от опасной стратегии «удаление и повторный импорт»
• Сохранение 100% исторических данных в архивной организации с BGN
• Готовность к переходу Болгарии на EUR с 2026 года без спешки
• Четкий план миграции, позволяющий выбрать оптимальную дату перехода без остановки бизнеса

7. Выводы и итоги

Системные ограничения платформ требуют адаптации стратегии: Невозможность прямого переноса не означает невозможность миграции. И для этого необходимо привлекать специалистов, которые имеют ресурсы протестировать все возможные варианты переноса данных.

Результат которые получила компания

• Соответствие законодательству: готовность к обязательному переходу Болгарии на евро с 2026 года
• Масштабируемость: новая организация построена с учетом европейских стандартов, что упрощает работу с международными партнерами
• Сохранность истории: архивная организация обеспечивает доступ к данным за все предыдущие годы для аудита и анализа
• Предсказуемость: четкое понимание сроков и ресурсов, необходимых для финальной миграции
• База знаний: детальная документация процесса, которая может быть использована при последующих изменениях системы
• Предотвращение потерь: защита данных стоимостью, эквивалентной многолетней работе компании
• Экономия времени: избежание хаотичной миграции, которая могла занять 3-6 месяцев с множественными ошибками и откатами
• Снижение рисков: уменьшение вероятности критических ошибок в учете с 100% до ~5% (остаточные риски, связанные с человеческим фактором)
• Юридическая безопасность: обеспечение соответствия требованиям ЕС по финансовой отчетности, избежание потенциальных штрафов
• Конкурентное преимущество: готовность к работе в евро раньше большинства болгарских компаний, что упрощает сотрудничество с европейскими партнерами

Есть проблема, но нет решения? Напишите нам!

Компания CRM EXPERTS — ваш надежный партнер в мире CRM-систем. Для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры. Запишитесь на бесплатную консультацию и наши специалисты обязательно помогут вам решить все вопросы 😎