Наш клиент: украинская компания поставщик медицинского оборудования. Которая занимает ведущие позиции среди поставщиков медицинского оборудования, расходных материалов и решений для комплексного оснащения медицинских учреждений.
Масштаб компании: Клиент сотрудничает с мировыми производителями и является доверенным партнёром для сотен медицинских учреждений по всей стране. Компания реализует полный цикл услуг — от поставки медицинских товаров и проектирования инфраструктуры до монтажа и сервисного обслуживания оборудования.
Цель обращения к нам: Этот клиент находится у нас на сопровождении ознакомиться с предыдущими кейсами можно перейдя по ссылкам:
Проблематика клиента:
В этот раз запрос клиента содержал много разносторонней работы и небольших задач, которые меняют всю концепцию работы с клиентами:
- Низкое качество данных в CRM. Ручное заполнение без ограничений приводило к некорректным значениям: телефоны в произвольном формате, ошибки в email, сайты без домена, юрлица без ЄДРПОУ.
- Искажение аналитики и автоматизации. Ошибки в данных напрямую влияли на отчёты, документооборот и работу автоматических сценариев.
- Некорректная конвертация лидов. Лид можно было преобразовать в контакт и сделку без заполнения обязательных полей, из-за чего появлялись неполные карточки.
- Блокировка работы с КП и договорами. Неполные или ошибочные данные мешали формированию коммерческих предложений, договоров и отчетов.
- Отсутствие логики формирования КП. Менеджеры не понимали причины ошибок: данные товаров, ограничения по файлам, отсутствие обязательных параметров.
- Устаревшие шаблоны КП. Шаблоны не учитывали реальные сценарии: скидки, сокращённые предложения, актуальное отображение товаров.
4. Процесс реализации задач
Этап 1: Внедрение системной валидации данных
Что было сделано: Проведена комплексная работа по усилению валидации данных на уровне CRM. В системе были включены и настроены правила проверки значений в ключевых полях.
Реализованный функционал:
- Валидация процентных значений:
- Исключены отрицательные числа
- Исключены значения выше 100%
- Система блокирует сохранение при нарушении условий
- Валидация поля ЄДРПОУ:
- Проверка количества символов согласно требованиям для юридических лиц
- Система требует корректное заполнение перед сохранением
- Валидация электронной почты:
- Скриптовая проверка формата email
- Исключение случайного ввода некорректных адресов
- Валидация веб-сайта:
- Проверка наличия доменной структуры
- Исключение некорректных форматов URL
- Валидация телефона (строгая логика):
- Формат: обязательно начинается с +380
- Фиксированная длина: ровно 12 цифр
- Допустимые символы: только цифры и знак «+»
- Запрещены: пробелы, скобки и другие символы
- При нарушении формата система сразу уведомляет пользователя об ошибке
Промежуточный результат: После внедрения валидаций менеджеры физически не могут сохранить запись с некорректными данными. Это исключило появление в системе не корректных данных.
Пример срабатывания валидации на поле «Телефон».
Этап 2: Переработка логики преобразования лидов
Что было сделано: Обновлена логика преобразования лида в контакт и сделку с обязательным контролем заполнения ключевых полей.
Реализованный функционал:
- Обязательные поля при конвертации:
- Система запрашивает заполнение всех обязательных полей перед преобразованием
- Без заполнения конвертация физически невозможна
- Специальная проверка для юридических лиц:
- Если лид преобразуется в юридическое лицо, дополнительно проверяется наличие ЄДРПОУ
- Если поле не было заполнено ранее, система требует ввести данные перед завершением преобразования
Окно преобразования лида с обязательными полями.
- Окно с обязательными полями:
- Визуально понятный интерфейс показывает, какие данные необходимо заполнить
- Менеджер видит все требования до начала процесса конвертации
Результат этапа: В CRM больше не создаются «пустые» сделки и контакты. Каждая запись содержит полный набор обязательных данных с момента создания, что обеспечивает готовность к дальнейшей работе на всех этапах воронки.
Этап 3: Внедрение информативных уведомлений об ошибках
Что было сделано: Обновлена логика уведомлений в Zoho Cliq для обеспечения прозрачности процесса формирования коммерческих предложений.
Реализованный функционал:
- Детализированные уведомления об ошибках:
- При неудачной попытке формирования КП менеджер получает уведомление в Zoho Cliq
- В уведомлении указывается конкретная причина ошибки
- Даётся пояснение, какие именно данные необходимо исправить
- Проверка данных товаров:
- Если в карточке товара не заполнено значение ПДВ, система выводит соответствующее сообщение
- Формирование КП блокируется до устранения ошибки
- Контроль размера файла:
- При превышении допустимого размера файла (более 15 МБ) PDF-файл не формируется
- DOC-версия коммерческого предложения создается и сохраняется с активной ссылкой
- Менеджер получает уведомление о причине и доступной альтернативе
Результат этапа: Значительно сократилось количество ручных проверок и обращений к администраторам. Менеджеры получили возможность самостоятельно диагностировать и устранять проблемы, что повысило автономность и скорость работы.
Этап 4: Обновление шаблонов коммерческих предложений
Что было сделано: Актуализированы существующие шаблоны КП и созданы новые для различных бизнес-сценариев.
Реализованный функционал:
- Обновление основного шаблона:
- Добавлено отображение артикула товара на второй странице
- Улучшена структура таблицы с товарами
- Обеспечена корректность всех расчётов
КП со скидкой
- Шаблон КП без скидки:
- Создан отдельный шаблон для случаев, когда скидка равна нулю
- Система автоматически выбирает правильный шаблон на основе данных сделки
- Это обеспечивает корректное отображение информации без лишних полей
- Сокращённое КП:
- Добавлен шаблон для формирования сокращённого КП без третьей части с детальным описанием товаров
- Менеджер выбирает поле «Сокращённое КП» перед формированием документа
- Система автоматически формирует соответствующий файл
Возможность выбора короткого КП
- Обязательные поля для формирования КП:
- Зафиксировано требование обязательного заполнения ключевых полей в карточках товаров
- Включая критически важное поле ПДВ, которое заполняется на стороне клиента
Результат этапа: Менеджеры получили гибкий инструментарий для работы с различными сценариями продаж. Коммерческие предложения стали корректно отражать все необходимые данные в едином, профессиональном формате.
Этап 5: Создание обучающих материалов
Что было сделано: Для команды менеджеров были записаны короткие инструкции в видео формате по работе с клиентами
Что мы показали в обучении:
- Правила заполнения обязательных полей
- Логика формирования коммерческих предложений
- Работа с различными шаблонами КП
- Типичные ошибки и способы их устранения
- Корректное ведение записей в CRM
Результат этапа: Менеджеры получили понятные инструкции по работе с новым функционалом, что снизило сопротивление изменениям и ускорило адаптацию к обновлённым процессам.
Результаты
Улучшено качество данных в системе, что упрощает работу отдела продаж.
Полная валидация критических полей — внедрены системные проверки для процентов, телефонов, email, сайтов и ЄДРПОУ
Исключены некорректные данные — менеджеры физически не могут сохранить записи с ошибками в формате или значениях
Повышена точность аналитики — все отчёты строятся на основе корректных, данных
Контролируется процесс заполнения карточки лидов:
Обязательное заполнение ключевых полей — система не позволяет конвертировать лид без полного набора необходимых данных
Специальная проверка для юр.лиц — обязательное заполнение ЄДРПОУ при создании юридического лица
Исключены «пустые» сделки — в CRM больше не создаются сделки и контакты с неполной информацией
Улучшено формирование КП
Информативные уведомления — менеджеры получают детальные объяснения причин ошибок при формировании КП
Сокращение обращений к администраторам — менеджеры могут самостоятельно диагностировать и устранять проблемы
Контроль обязательных данных товаров — система блокирует формирование КП при незаполненных критических полях (например, ПДВ)
Альтернативные форматы — при превышении размера PDF автоматически предлагается DOC-версия
Общие результаты после улучшений:
Больше не тратится время на поиск ошибок и правок.
Менеджерам не нужно ждать уточнений от администраторов или правок, теперь они сами принимают решения.
Ускорена обработка КП и отправка документов клиенту, теперь сделки проводятся быстрее, а клиентам проще проводить оплату.
Выводы
В результате выполненных работ Zoho CRM компания клиента получила контроль качества данных на уровне системы. Некорректные значения больше не попадают в CRM, а менеджеры физически не могут сохранить или преобразовать записи с ошибками. Это повысило точность аналитики, упростило документооборот и снизило количество проблем на последующих этапах работы.
Процесс преобразования лидов стал управляемым и предсказуемым. В CRM больше не создаются сделки и контакты без обязательных данных, включая реквизиты юридических лиц. Это обеспечило целостность данных и готовность системы к дальнейшей автоматизации.
Формирование коммерческих предложений стало простым и понятным для менеджеров. Система не только блокирует ошибки, но и объясняет причину через уведомления, что существенно сократило время на поиск проблем и повысило доверие к CRM как рабочему инструменту.
Обновленные шаблоны КП позволили гибко работать с различными сценариями продаж и обеспечили единый, актуальный стандарт коммерческих предложений компании. В совокупности эти изменения усилили CRM как основу операционной и управленческой работы и заложили фундамент для дальнейшего масштабирования процессов.
