К нам обратился владелец интернет-магазина, работающего в двух направлениях: розничные продажи частным клиентам и корпоративные заказы для бизнеса. Компания активно использовала CRM-систему amoCRM для управления продажами и клиентской базой.
Но со временем работать в этой системе стало проблематично и клиенту требовалось найти альтернативную CRM-систему, которая максимально соответствовала бы привычной архитектуре и логике работы, позволив перенести существующие рабочие процессы без существенных доработок и переобучения команды. После анализа бизнес-процессов и рассмотрения нескольких вариантов было принято решение остановиться на системе Pipedrive.
Основная цель:
Организовать быстрый и точный перенос рабочих процессов клиента по рознице и B2B в систему Pipedrive. Перенести актуальную информацию без потерь. Провести обучение и адаптацию менеджеров.
Исходные данные
До обращения к нам компания столкнулась с рядом ограничений текущей CRM-системы, которые негативно влияли на эффективность работы:
- Менеджеры тратили до 35% рабочего времени на поиск информации в неструктурированной базе данных
- База содержала около 40% дублирующихся записей контактов и компаний, что приводило к путанице и потере потенциальных клиентов
- 7 из 9 сотрудников отдела продаж жаловались на сложность отслеживания «замороженных» сделок, по которым более месяца не велась активность
- Время формирования отчетов для руководства составляло в среднем 2-3 часа ежедневно
- Отсутствие автоматизации контроля за потерянными сделками приводило к тому, что 25% потенциальных продаж не получали должного внимания
Главной проблемой стало то, что система со временем начала зависать и не пускать сотрудников в личные кабинеты.
Задачи:
- Перенос воронок продаж по всем существующим направлениям работы с клиентами;
- Перенос и доработка автоматизации;
- Очистка базы от дублей и ее корректный перенос в Pipedrive;
- Настройка штатной аналитики;
- Обучение для менеджеров;
Выполненные настройки:
Этап 1: Анализ и подготовка архитектуры
- Провели детальный анализ существующих воронок продаж для розницы и B2B
- Настроили структуру карточек сущностей в Pipedrive
- Создали систему тегов для эффективной сегментации клиентов
- Адаптировали воронки под специфику двух направлений бизнеса
Этап 2: Настройка и расширение автоматизации
- Перенесли существующие автоматизации бизнес-процессов
- Дополнили систему новыми автоматическими процессами
- Настроили автоматическую постановку задач на контроль по сделкам с отсутствием активности более 30 дней
- Протестировали все автоматизации на корректность работы
Этап 3: Очистка и миграция данных
- Выгрузили полную базу данных из текущей системы
- Провели детальную проверку и очистку от дублирующихся записей
- Скорректировали некорректные данные и привели их в соответствие с шаблоном импорта Pipedrive
- Выполнили миграцию с сохранением всех связей между сущностями
Этап 4: Аналитика и обучение
- Настроили необходимые отчеты по ключевым показателям работы
- Создали единый дашборд для руководства
- Провели обучение команды работе в новой системе
Результаты:
- Бизнес-процессы клиента перенесены в систему Pipedrive. Доработка автоматизации позволяет эффективно отслеживать потерянные сделки.
- База сделок, контактов и компаний очищена от дублей и некорректных записей. Ее структура полностью воспроизведена в новой системе, что позволяет полноценно работать без необходимости сверяться с записями предыдущей системы.
- Аналогичная архитектура системы и точно воспроизведенные процессы позволили быстро и безболезненно провести обучение и адаптацию менеджеров.
- Гибкая система отчетов позволяет руководителю в любой момент видеть актуальную ситуацию в отделе продаж.
- База данных очищена от 40% дублирующихся и некорректных записей, а ее структура полностью воспроизведена в новой системе.
- Время формирования отчетов для руководства сократилось с 2-3 часов до 15 минут благодаря настроенному дашборду.
- Автоматический контроль неактивных сделок обеспечил возвращение в работу 25% ранее «замороженных» возможностей.
- Менеджеры теперь обрабатывают до 50 заказов в день вместо 14-16.
- Конверсия выросла на 34% благодаря тому, что сотрудники видят всю воронку, выявляют слабые этапы и вовремя возвращают клиентов, благодаря системе напоминаний в CRM.
Необходимо настроить CRM? Оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры crmexperts24.com/help и наши специалисты обязательно помогут вам с данным вопросом 🙂
