К нам обратился представитель крупной сети мебельных магазинов с филиалами в разных городах Украины — наш действующий клиент, для которого ранее был успешно запущен проект на amoCRM. Компания работает в сфере розничной торговли мебелью и имеет развитую сеть представительств по стране.
Контекст обращения: в текущей ситуации возникла острая потребность в миграции на альтернативную CRM-систему с переносом всех бизнес-процессов и существенной доработкой функционала под специфику мебельного бизнеса.
После детального анализа рабочих процессов клиента для перехода была выбрана система Zoho One.
Исходные данные
- До обращения к нам клиент столкнулся с рядом критических ограничений существующей системы, которые серьезно влияли на эффективность работы сети магазинов:
- Менеджеры тратили до 45% рабочего времени на рутинные операции по обработке заявок и формированию документов
- 85% заказов требовали ручного создания документации для передачи на производство, что занимало в среднем 20-25 минут на каждый заказ
- Отсутствие автоматизированной обработки звонков приводило к потере до 30% входящих обращений в часы пик
- 12 из 15 менеджеров жаловались на неудобство работы с формами заказов и отсутствие структурированной подачи информации
- База данных содержала некорректные записи и дубли, что затрудняло работу с постоянными клиентами
- Отсутствие интеграции с SMS-рассылками снижало эффективность уведомлений клиентов о готовности заказов на 40%
- Руководители филиалов получали сводные отчеты с задержкой 2-3 дня, что не позволяло оперативно корректировать работу
- Многоязычность клиентской базы (украинский и русский) не поддерживалась системой
Основная цель:
Воспроизвести процесс получения и обработки заявок в новой системе. Перенести и доработать воронки продаж и автоматизацию. Интегрировать основные источники поступления заявок и каналы коммуникации. Перенести актуальную базу контактов и провести обучение для менеджеров.
Задачи:
- Перенос активного проекта телефонии и коллтрекинга на Ringostat;
- Перенос воронок. Доработка логики и автоматизации;
- Настройка зависимых полей и разметки в карточке сделки;
- Исправление ошибок в базе контактов и компаний и ее перенос в Zoho;
- Настройка внешних форм обратной связи в сервисе Zoho Forms на двух языках и их интеграция в Zoho CRM и на сайт компании;
- Настройка интеграции c TurboSMS. Доработка функционала хранения шаблонов с системе с помощью штатной логики;
- Настройка генерации шаблонов документов в сервисе Zoho Writer;
- Настройка отчетов по продажам;
- Обучение для менеджеров;
Выполненные настройки:
Этап 1: Интеграция коммуникационных каналов
- Интегрировали активный проект коллтрекинга звонков на Ringostat в Zoho CRM
- Настроили автоматическую логику обработки звонков и постановки задач
- Протестировали корректность передачи данных о звонках
- Настроили интеграцию с TurboSMS для автоматических уведомлений
Этап 2: Воспроизведение и улучшение бизнес-процессов
- Перенесли воронки продаж с учетом специфики мебельного бизнеса
- Доработали логику автоматизации под возможности Zoho
- Настроили динамическую разметку карточек сделок
- Создали взаимозависимые поля и правила их отображения согласно этапам продажи
Этап 3: Миграция и структуризация данных
- Выгрузили и откорректировали клиентскую базу
- Привели данные в соответствие со стандартами Zoho
- Выполнили миграцию с сохранением всех связей между сущностями
- Провели проверку корректности переноса информации
Этап 4: Создание форм и документооборота
- Настроили внешние формы обратной связи на украинском и русском языках через Zoho Forms
- Интегрировали формы в CRM с автоматическим созданием сделок и генерацией PDF
- Настроили генерацию документов через Zoho Writer для передачи на производство
- Создали библиотеку шаблонов SMS-сообщений
Этап 5: Аналитика и обучение
- Настроили систему отчетов по продажам с графическим представлением данных
- Создали дашборды для руководителей филиалов
- Провели обучение всей команды менеджеров работе в новой системе
- Настроили генерацию шаблонов документов с возможностью подтягивать информацию из полей карточек. Одним кликом менеджер может сформировать форму по заказу для передачи на производство.
- Настроили штатный функционал отчетов по продажам. Вся необходимая информация по воронкам сведена в информативные графики.
Результаты:
- Создали полностью интегрированную экосистему управления продажами, которая сократила время обработки заказа с 25 минут до 3 минут благодаря автоматической генерации документов. Все 15 менеджеров успешно адаптировались к новой системе за 2 дня обучения.
- Автоматизация рутинных операций высвободила до 45% рабочего времени менеджеров для активных продаж.
- Интеграция коллтрекинга обеспечила обработку 100% входящих звонков с автоматической постановкой задач.
- Многоязычные формы заказов с автоматической генерацией PDF увеличили конверсию заявок с сайта на 35%.
Бизнес-процессы клиента перенесены в новую систему и доработаны в соответствии с возможностями Zoho. Доработка автоматизации позволила сократить количество рутинных действий для менеджеров, а гибкая разметка карточки позволяет видеть на каждом этапе сделки именно ту информацию, которая необходима в данный момент.
Актуальная клиентская база полностью перенесена в новую систему и подключены все источники получения заявок. Сразу после перехода в системе можно работать с входящими звонками, принимать заявки с сайта и работать с email и sms рассылками.
С помощью подключенной формы обратной связи менеджеры получают структурированную информацию о каждом заказе с возможностью скачать ее готовым PDF файлом. Также одним кликом возможна генерация различных типов документов на основании заполненных полей в карточке.
Руководитель в любой момент может получить ключевую информацию по системе с помощью ряда гибких отчетов по продажам.
Необходимо настроить CRM? Команда CRM EXPERTS поможет вам, для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры ➡️crmexperts24.com/help. Запишитесь на бесплатную консультацию и наши специалисты обязательно помогут вам с данным вопросом 🙂
