Вступление
Компания клиента обратилась к нам для настройки интеграции нескольких корпоративных почтовых ящиков с доменными адресами в свою CRM-систему KeepinCRM. Задача заключалась в создании единой системы работы с электронной корреспонденцией при одновременном разграничении доступа сотрудников.
Исходные данные
До обращения к нам компания сталкивалась с рядом проблем при работе с электронной почтой:
- Отсутствие интеграции корпоративных почтовых ящиков с CRM-системой приводило к тому, что менеджеры в 90% случаев не сразу видели письма.
- Менеджеры работали с почтой вне CRM-системы, что усложняло процесс создания контактов и сделок
- Отсутствие централизованного доступа к корреспонденции для руководства снижало работу отдела качества и не позволяло проанализировать общение с клиентами. Часто менеджеры отправляли письма не своим клиентам, что приводило к недоразумениям.
- Невозможность ограничить доступ к определенным почтовым ящикам для конкретных сотрудников. Возникает вероятность утечки информации.
- Неэффективный контроль почтового взаимодействия с клиентами
Ведь даже такая маленькая и казалось бы незначительная проблема может привести к нарушению бизнес-процессов компании. А по итогу часто случались проблемы
Задача
Мы поставили вместе с клиентом следующие задачи:
- Подключить несколько корпоративных почтовых ящиков с собственным доменом к CRM-системе KeepinCRM
- Настроить систему разграничения доступа, чтобы менеджеры видели только определенные почтовые ящики
- Предоставить администратору возможность контролировать переписку со всех почтовых ящиков
- Обеспечить возможность создания контактов и сделок непосредственно из входящих писем
Главная задача разделить работу менеджеров и избежать переманивания и потери клиентов из-за несвоевременных ответов, ошибок в данных клиентов. А также оставить доступ ко всем перепискам только руководству.
Что делали
Для решения поставленных задач мы выполнили следующие действия:
- Провели анализ существующей почтовой инфраструктуры компании
- Подключили корпоративные почтовые ящики к системе KeepinCRM с использованием протоколов IMAP и SMTP:
- Настроили параметры подключения для каждого почтового ящика
- Установили корректные настройки для входящих и исходящих сообщений
- Настроили систему разграничения прав доступа:
- Определили, какие менеджеры должны иметь доступ к каким почтовым ящикам
- Настроили соответствующие права в CRM-системе
- Провели тестирование корректности работы интеграции
- Обучили сотрудников компании работе с новым функционалом
Сложности
В предоставленном документе не указаны конкретные сложности, с которыми пришлось столкнуться при реализации проекта.
Что получилось
В результате выполненных работ:
- Успешно подключены несколько корпоративных почтовых ящиков с доменными адресами к CRM-системе KeepinCRM
*Каждый менеджер видит только свою почту
*Администратор имеет доступ ко всем почтам компании
- Настроена система разграничения доступа:
- Каждый менеджер видит только почтовый ящик, к которому ему предоставлен доступ
- Администратор имеет доступ ко всем почтовым ящикам компании
- Реализована возможность работы с электронной почтой непосредственно в CRM-системе:
- Получение и отправка писем
- Создание новых контактов на основе входящих писем
- Формирование сделок прямо из переписки
Выводы и итоги
Внедрение интеграции корпоративных почтовых ящиков с CRM-системой KeepinCRM позволило компании достичь следующих результатов:
- Повышение эффективности работы менеджеров:
- Возможность работы с почтой непосредственно в CRM-системе
- Быстрое создание контактов и сделок на основе входящей корреспонденции
- Хранение всей истории переписки в одном месте
- Улучшение контроля процессов:
- Администратор получил возможность просматривать переписку со всех почтовых ящиков
- Разграничение доступа повысило уровень информационной безопасности
- Руководство может оперативно контролировать качество коммуникации с клиентами
- Оптимизация бизнес-процессов:
- Централизация работы с электронной почтой
- Сокращение времени на обработку входящих запросов
- Повышение скорости реагирования на обращения клиентов
Интеграция корпоративных почтовых ящиков с CRM-системой стала важным шагом в оптимизации бизнес-процессов компании, обеспечивая более эффективную работу с клиентами и лучший контроль со стороны руководства.
Нуждаетесь в разграничении прав пользователей в вашей CRM системе?
Компания CRM EXPERTS — ваш надежный партнер в мире CRM-систем. Для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры ➡️crmexperts24.com/help. Запишитесь на бесплатную консультацию и наши специалисты обязательно помогут вам решить все вопросы 😎
