Настройка передачи данных между телефонией и Zoho CRM

Вступление

Наш клиент работает в нише ремонта автомобилей  и является сетью мультибрендовых автосервисов. Компания специализируется на ремонте и обслуживании автомобилей европейских и американских марок, а также продаже оригинальных и качественных запасных частей.  Клиент имеет сеть СТО в двух крупнейших городах Украины — Харькове и Днепре.

Исходные данные

У клиента возникла необходимость в корректной интеграции телефонии (Unitalk и Ringostat) с CRM-системой Zoho CRM. Требовалось обеспечить передачу рекламных меток и данных по звонкам, а также реализовать кастомные отчеты по заявкам, рекламным кампаниям и источникам трафика. Важной задачей было разделение звонков на типы: органический, контекстный, прямой, исходящий или ручная заявка.

Задача

Создать корректную интеграцию с телефонией и добавить возможность оценки каждого канала.

• Настроить корректное подключение Unitalk и Ringostat.
• Обеспечить передачу звонков в CRM с фиксацией UTM-меток, источников и параметров рекламных кампаний.
• Настроить автоматическое попадание лидов в нужные воронки и стадии для корректного срабатывания автоматизаций.

Что делали

Этап 1: Диагностика и планирование архитектуры

Экспертный анализ:

• Провели аудит существующих интеграций
• Выявили точки сбоя в передаче данных
• Создали карту желаемых процессов с учетом бизнес-логики клиента

Этап 2: Корректная интеграция телефонии

Техническая реализация:

• Настроили стабильное подключение Unitalk и Ringostat к Zoho CRM
• Создали механизм автоматической передачи UTM-меток и параметров кампаний
• Обеспечили попадание лидов в правильные воронки для корректной работы автоматизаций

Синхронизация и передача UTM-меток

Этап 3: Система записи и сопоставления данных

• Механизм записи всех рекламных данных в карточку сделки
• Функцию автоматического сопоставления числовых кодов с понятными названиями кампаний
• Резервирование данных о звонке в примечаниях с записью разговора

Созданы технические представления и фильтры для сегментации сделок по параметрам (тип звонка, рекламная кампания, источник).

Фильтры в системе

Этап 4: Создание аналитической инфраструктуры

Построили полноценную систему отчетности:

• Технические представления для сегментации сделок по всем параметрам
• Кастомные отчеты с возможностью фильтрации по периодам, источникам и каналам
• Дашборды для оперативного анализа эффективности рекламных кампаний

Примеры отчетов, которые были сделаны для рекламных кампаний

Этап 5: Восстановление данных

Масштабная операция по восстановлению:

• Проанализировали и обновили данные по 4500+ сделкам за текущий год
• Привязали исторические звонки к правильным рекламным кампаниям
• Восстановили целостность аналитики за весь период

Мы дополнительно подготовили и передали клиенту обновленный отчет, в котором были актуализированы данные более чем по 4500 сделкам за текущий год (в рамках прописанных рекламных кампаний). Что помогло клиенту получить ценную информацию для развития своего бизнеса.

Этап 6: Обучение и передача инструментов

Создали систему самообслуживания:

• Подготовили детальные инструкции по самостоятельному добавлению новых кампаний
• Записали видео-гайды по работе с системой
• Создали техническую документацию по восстановлению при сбоях
• Провели персональное обучение команды клиента

Как мы обучали клиента?

Для клиента были написаны регламенты и записаны видео демонстрации. Также мы провели несколько звонков, чтобы убедится — сотрудники могут делать все самостоятельно. Ниже отрывки из регламента и видео инструкций.

Первым шагом мы показали, как в макете модуля «Сделки» добавить новое значение для поля «Кампании», если появляются новые коды рекламных кампаний.

 Описали порядок обновления функции: необходимо скопировать и добавить сопоставление кода кампании и её названия в разделе пользовательских функций CRM.

Вид обновленных тегов в системе.

Для наглядности мы обновили часть сделок в отчёте, показав, как данные синхронизируются с кампаниями и отображаются в аналитике.

Если какие-то рекламные кампании не прописаны то их сразу можно будет отсортировать и просмотреть.

Что получилось?

В результате интеграции и настройки:

• Все звонки корректно фиксируются в CRM по двум направлениям — в разрезе компаний и источников.
  
• UTM-метки, рекламные данные и тип звонка записываются в карточку сделки, что дает прозрачность аналитики.
  
• Автоматизации по распределению заявок на менеджеров срабатывают корректно, звонки и данные сохраняются в примечаниях.
  
• Кастомные отчеты позволяют клиенту анализировать эффективность рекламных кампаний, фильтровать заявки по периодам и источникам, а также оперативно выявлять слабые каналы.
  

Дополнительно клиент получил инструменты для самостоятельного управления системой:

• Возможность добавлять новые рекламные кампании в функцию сопоставления.
  
• Документ-гайд и видео-инструкции по ручному обновлению сделок при сбоях телефонии.
  
• Технические фильтры и представления для оперативной аналитики.
  

Таким образом, компания получила полностью автоматизированную систему обработки звонков и заявок с удобной аналитикой. Для бизнеса это означает снижение потерь лидов, прозрачную оценку эффективности рекламных каналов и возможность оперативно вносить изменения в систему без постоянного привлечения технических специалистов.

Проблемы в работе с Ip-телефонией? Нужна помощь в настройке?

Компания CRM EXPERTS — ваш надежный партнер в мире CRM-систем. Для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры ➡️crmexperts24.com/help. Запишитесь на бесплатную консультацию и наши специалисты обязательно помогут вам решить все вопросы 😎