Наш третий кейс по IT-компании касается системы аналитики. Нашим клиентом стал, одним из ведущих системных интеграторов Украины, работающим с корпоративным сектором и крупным бизнесом.
Компания реализует комплексные IT-проекты: от аудита и проектирования инфраструктуры до внедрения, сопровождения и масштабирования решений. Среди клиентов компании — Monobank, Аптека АНЦ, Prozorro.Sale и Preply.
Первый совместный кейс с этим клиентом вы можете посмотреть по ссылке: Автоматизация согласования корпоративных IT-проектов в Zoho CRM
Второй кейс: Внедрение системы оплат для IT-компании в Zoho CRM
После успешной реализации прошлого проекта клиент повторно обратился к нам уже с новой задачей, а именно автоматизацией платежей.
Компания работает с большим количеством корпоративных процессов, где критически важны скорость обработки запросов, прозрачность работы команд и контроль финансовых операций. Мы успешно внедрили новый формат работы с финансами и теперь задача состояла в том, чтобы выстроить единую систему аналитики внутри Zoho CRM.
Поэтому клиенту важно выстроить понятный и стабильный процесс работы с аналитикой внутри CRM-системы. Так как мы надёжный бизнес-партнер, а не просто подрядчик, то конечно же взяли проект в работу.
Проблематика бизнеса
По мере роста компании и увеличения количества проектов бизнес решил вопрос с финансовым контролем. Но столкнулся с другой серьёзной проблемой — отсутствием корректно настроенной аналитики внутри Zoho CRM. Данных в системе было много и они были систематизированы не должным образом, проявлялось это следующим образом: часть показателей отличалась от реального положения дел, например у бухгалтерии сегодня пришел платеж, а по аналитике его нет вовсе. По этому отделы начали вести свои таблицы чтобы сверять данные, что только усугубило ситуацию и участило количество конфликтов.
Последствия отсутствующей аналитики:
- Проблема с доступом к реальной ситуации по финансам для руководства.
- До 3 часов рабочего времени в неделю тратили сотрудники для подготовки даже базовой аналитики по продажам.
- Отсутствие контроля по клиентам без активных сделок. Часть компаний просто выпадала из поля зрения менеджеров, из-за чего терялись возможности повторных продаж и дополнительной работы с текущей базой.
- Отсутствие аналитики по выигранным и проигранным сделкам также негативно влияло на работу компании, поскольку руководство не могло полноценно определить, какие клиенты, направления и типы сделок приносят наибольшую прибыль, где находятся точки роста и какие услуги или решения можно эффективно допродавать текущим клиентам.
- Снизилась точность финансового планирования и прогнозов по бюжету компании.
Компании был нужен полноценный центр управления продажами, финансами и аналитикой, где вся ключевая информация собирается в одном месте и обновляется автоматически. И главной задачей стало уйти от таблиц, чтобы вновь вернуться к CRM.
Задача проекта
В рамках развития CRM-системы компания поставила перед нами задачу разработать и настроить единую систему дашбордов и аналитики внутри Zoho CRM для разных отделов компании. Основная цель проекта — отказаться от большого количества ручной работы, убрать использование отдельных таблиц и сторонних файлов, а также сделать работу с финансовой и коммерческой аналитикой значительно проще и удобнее для сотрудников.
Клиенту было важно получать всю ключевую информацию по продажам, финансам, клиентской базе и эффективности сотрудников непосредственно внутри CRM-системы в режиме реального времени, без необходимости собирать данные вручную из разных источников.
Отдельной задачей стала разработка аналитики под разные роли внутри компании: руководителей, финансового отдела, менеджеров по продажам и project-менеджеров. Каждый отдел должен был получить собственные дашборды с понятными показателями, необходимыми для ежедневной работы и принятия решений.
Цель проекта — создать аналитическую систему управления бизнесом, где руководство может быстро принимать решения на основе актуальных данных, а сотрудники больше не тратят время на ручной поиск информации и постоянные сверки между отделами.
Работы по проекту
Проектирование структуры дашбордов на основе требований команды клиента
Работу над проектом мы начали не с настройки отчётов, а с проведения серии встреч с руководителями разных отделов компании. Основной задачей этого этапа было понять, какие именно данные и показатели необходимы каждому отделу для ежедневной работы, контроля задач и принятия решений.
Мы провели опрос пользователей CRM-системы, чтобы определить:
— какие метрики сотрудники отслеживают чаще всего
— какую информацию приходится собирать вручную
— какие таблицы используются в ежедневной работе
— каких данных не хватает для контроля продаж и финансов
— какие показатели руководство хочет видеть в режиме реального времени
На основе этой информации была составлена схема будущих дашбордов и логика аналитики для каждого отдела компании. Это позволило заранее определить структуру отчётов, источники данных и сценарии работы сотрудников с аналитикой внутри Zoho CRM.
Такой подход помог избежать проблемы, когда отчёты создаются “для галочки” и в дальнейшем просто не используются командой. Дальше мы собрали отчеты в системе.
Отчет по компаниям без сделок
Отчет позволяет быстро выявлять клиентов, с которыми отсутствует текущая активная работа, и использовать эти данные для повторной проработки, возврата коммуникации или дополнительного анализа клиентской базы.
Отчет Accounts without linked active Deals.
Аналитика по выигранным сделкам
реализован детализированный отчет по выигранным сделкам. В отчет были выведены ключевые показатели: название сделки, компания, ответственный менеджер, сумма, маржинальность, продакт-менеджер, тип сделки и направление бизнеса.
Это позволило руководству получить прозрачную аналитику по успешным продажам, оценивать эффективность направлений и анализировать реальную прибыльность проектов.
Отдельно был настроен расширенный отчет по проигранным сделкам.
Помимо стандартных данных по сделке, отчет включает вероятность сделки, прогнозируемую сумму, даты изменений и закрытия, что позволяет анализировать причины потерь, оценивать качество работы с воронкой и выявлять проблемные зоны в процессе продаж.
Аналитика просроченных сделок
Для контроля текущей активности был реализован отчет по просроченным сделкам. В него включены стадии, суммы, вероятность закрытия, прогнозируемая маржа, периодичность работы и другие ключевые показатели, позволяющие оперативно выявлять сделки с риском задержки или потери.
Ожидаемые оплаты и поступления
Одним из ключевых этапов проекта стала разработка дашборда по ожидаемым поступлениям. При его настройке мы использовали ранее реализованную систему управления оплатами внутри CRM, включая графики платежей, этапы оплат и логику регулярных поступлений.
Внутри отчёта компания теперь может видеть ожидаемые суммы оплат, периоды поступлений, прогнозируемую маржинальность, вероятность закрытия сделок и другие финансовые показатели в режиме реального времени.
Фактически компания получила полноценный инструмент финансового прогнозирования прямо внутри Zoho CRM. Руководству и финансовому отделу больше не нужно собирать данные вручную из разных таблиц и файлов, чтобы понимать, сколько средств ожидается к поступлению, по каким сделкам и в какие периоды.
Все отчеты были адаптированы под реальные процессы компании и структуру данных компании. Дополнительно была выполнена настройка отображения полей, логики фильтрации и структуры данных для обеспечения удобства ежедневной работы сотрудников и руководителей.
Результаты проекта
Руководство компании теперь получает актуальные данные по продажам, прогнозируемым поступлениям, проблемным сделкам и эффективности направлений в режиме реального времени без ручного сбора информации из таблиц и сторонних файлов. Такой подход позволил исключить ошибки и делегировать системе то, на что сотрудники тратили очень много времени.
После внедрения системы отчетов:
— время на подготовку управленческой отчетности сократилось более чем на 70%
— сотрудники перестали тратить несколько часов в неделю на ручную сверку данных между отделами
— скорость поиска информации по сделкам и финансам выросла в несколько раз
— точность финансового прогнозирования значительно увеличилась благодаря автоматическому расчету ожидаемых поступлений
— менеджеры получили единый инструмент контроля клиентской базы и повторной проработки клиентов без активных сделок
Отдельно компания усилила контроль продаж и финансовой дисциплины. Руководители теперь могут быстро выявлять сделки с риском просрочки, контролировать нагрузку команды и видеть направления бизнеса с наибольшей прибылью и маржинальностью.
Одним из наиболее важных результатов стало внедрение централизованной системы прогнозирования поступлений. Компания теперь понимает:
— сколько средств ожидается к поступлению
— в какие периоды поступят оплаты
— какие сделки формируют основную прибыль
— где существуют финансовые риски или потенциальные кассовые разрывы
Это позволило руководству принимать решения до того, как возникнет реальная проблема и решать её очень быстро и эффективно на основании реальных данных CRM-системы.
Нужна подробная система отчетности?
Компания CRM EXPERTS — ваш надежный партнер в мире CRM-систем. Для этого оставляйте заявку на сайте crmexperts24.com, либо пишите нам в мессенджеры. Запишитесь на бесплатную консультацию и наши специалисты обязательно помогут вам решить все вопросы 😎
